Почему тайм-менеджмент вас не спасет

Очень часто источником стресса становится постоянно преследующее чувство нехватки времени. В ответ многие из нас обращаются к тайм-менеджменту. Мы стараемся втиснуть часовые встречи в полчаса, проводя их «более эффективно», или вставляем мелкие задачи в промежутки в календаре, чтобы минимизировать непродуктивное время. Однако, как это ни парадоксально, тайм-менеджмент часто только усиливает, а не смягчает стресс. Становясь более эффективными, мы освобождаем время для новых задач и испытываем еще большее напряжение. Когда мы чувствуем себя перегруженными, лучше разобраться с первопричинами: объемами задач, решений и отвлекающих факторов.

Ловушка тайм-менеджмента

Переход к удаленной работе в связи с пандемией COVID-19 представляет собой интересный естественный эксперимент, иллюстрирующий парадокс тайм-менеджмента. Более 75% опрошенных сообщают, что работа из дома экономит им время, особенно за счет поездок в офис и обратно и командировок, а около половины удаленных сотрудников говорят, что у них повысилась продуктивность.

Несмотря на сообщения об экономии времени и повышении продуктивности, данные компании Atlassian, занимающейся разработкой корпоративного программного обеспечения, показывают, что средняя продолжительность рабочего дня увеличилась на 30 минут во всем мире, что противоречит более продуктивному использованию времени. Дело осложняется тем, что дополнительные 30 минут вычитаются из свободного вечернего времени.

Тайм-менеджмент обещает нам, что, если мы станем более эффективными, то сможем комфортно вписать в свой график все дела. Однако на самом деле такой подход напоминает яму, выкопанную на пляже: чем она больше, тем больше воды устремляется в нее. В мире, где требования практически бесконечны, освободить час в календаре — значит сигнализировать о возможности взяться за еще один проект или дополнительные обязанности.

Это не говорит о том, что тайм-менеджмент не имеет смысла. Продуктивность важна. Но в мире, где выгорание носит уже массовый характер, нам также нужны стратегии, помогающие сократить объем работы, а не просто вписать его в график. Вот три вещи, которые можно сделать, чтобы избежать ловушки тайм-менеджмента.

1. Сократите объем задач

Список дел представляет собой соглашения: «Я внесу обновления в бюджет к совещанию на следующей неделе», «Я куплю что-нибудь на ужин по дороге домой» или «Я отправлю обновленную презентацию сегодня вечером».

Как только вы заключили соглашение, оно начинает давить на вас. Если его приходится нарушить или изменить, появляется дополнительный стресс по поводу сложного разговора или чувство вины из-за срыва чьих-то планов. Уменьшите груз обязательств, контролируйте его, чтобы не пришлось менять договоренности позже. Как вы будете контролировать его, зависит от того, растет ли объем ваших дел за счет задач, которые вам поручают или которые вы берете на себя самостоятельно.

Что касается поручаемых задач, думайте о них с точки зрения приоритетов, а не времени. Когда начальник просит вас сделать что-то, ответ вроде «У меня нет времени» может прозвучать слишком резко. Лучше сказать: «Какой приоритет у этой задачи по сравнению с x, y и z?» Так вы добьетесь сразу двух целей. Во-первых, ответственность за расстановку приоритетов падает на руководителя, а не на вас. Во-вторых, вы переходите от выбора из двух вариантов к сотрудничеству и вместе договариваетесь, что важнее.

Для задач, которые вы сами хотите взять на себя, сначала найдите время в календаре. Мы часто перегружаем себя, потому что слишком оптимистично оцениваем собственные возможности. Мы смотрим в календарь, видим несколько пустых строчек и думаем: «Пожалуй, я смогу сделать это к пятнице». И вот приходит пятница — и кто бы мог подумать — нам приходится заново договариваться о сроках.

Проблема в том, что в календаре обычно размечено только время, занятое синхронной работой (задачами, которые вы выполняете одновременно с другими людьми): совещания, телефонные звонки, беседы за кофе и т. д. Список дел представляет собой параллельные соглашения с другими людьми об асинхронной работе (самостоятельно выполняемые задачи, не одновременно с другими), которые тоже требуют времени. Каково решение? Объедините календарь и список дел, отметьте время для выполнения каждого пункта из списка. Имея полную картину взятых на себя обязательств, вы будете видеть свои реальные возможности, прежде чем браться за дополнительные задачи.

2. Замените решения принципами

* деятельность на территории РФ запрещена