Как составить оптимальное расписание, если вы работаете то дома, то в офисе

В марте 2020 года все резко изменилось, и миллионы людей, которые могли работать удаленно, внезапно стали работать удаленно. По данным исследования Pew Research, до этого кардинального сдвига лишь около 20% американцев из тех, кто мог бы выполнять свои задачи дистанционно, работали на таких условиях, а теперь их доля резко выросла до 71%.

Эта перемена произошла внезапно в кратчайшие сроки, и выбора у сотрудников практически не было. Но теперь, когда организации всерьез снова возвращают команды в офис, у многих будет намного больше вариантов, чем когда-либо ранее.

Если у вас тоже возникла возможность или необходимость бывать в течение рабочей недели в офисе и вы не знаете, о каких условиях вам лучше договориться, вот несколько стратегий, которые помогут найти решение в выборе гибридного графика. Как консультант по управлению временем, я считаю, что когда вы снова начнете (иногда) работать в офисе, для наибольшей продуктивности важно учитывать четыре основных фактора. 

Какие задачи мне желательно выполнять в офисе?

Некоторые важнейшие функции требуют для большей эффективности личного присутствия. По возможности желательно всегда быть в буквальном смысле «за столом» переговоров при обсуждении самых серьезных вопросов и принятии высокоуровневых стратегических решений. В виртуальном формате информация передается (либо не передается) совсем иначе, чем в очном.

Но даже если речь не идет о каких-то кардинальных вопросах, есть задачи, которые все равно желательно выполнять в офисе. Например, личная встреча — лучший вариант для проектных совещаний, требующих поиска и принятия решений и анализа материальных объектов или связанных с эмоциональными обсуждениями. Запланируйте себе присутственные дни в офисе, когда вы сможете проводить такие совещания. И если у вас есть полномочия в их организации, можно попросить других членов команды по возможности в эти дни тоже приезжать в офис. Условия можно варьировать. Например, на первом установочном совещании при запуске проекта можно договориться всем быть в полном составе, текущие планерки по ходу проекта проводить виртуально, а потом для подробного анализа результатов снова попросить всех о личном присутствии.

Когда команде необходимо мое присутствие?

Для максимальной производительности команды важно определить, какие личные и виртуальные взаимодействия будут наиболее эффективны. Если вы заметили, что некоторые из ваших коллег — и особенно прямые подчиненные — лучше воспринимают и запоминают информацию от вас и точнее всего выполняют то, что от них требуется, когда вы обсуждаете с ними работу лично, постарайтесь спланировать время в офисе так, чтобы ваши графики иногда совмещались. 30 минут личного общения иногда помогут избежать многих часов головной боли из-за непрочитанных или неверно понятых письменных и телефонных сообщений. Или же, если вы замечаете, что кому-то из коллег эффективнее получать всю информацию письменно или каким-то еще онлайн-способом, не нужно ничего менять в вашем удаленном взаимодействии — лучше приберечь время в офисе для каких-то других дел.

Мы все отточили навыки виртуальных коммуникаций во время пандемии, но у каждого могут быть свои предпочтения в пользу личного общения и очных совещаний или их виртуальных альтернатив, поэтому при составлении своего графика учитывайте, как будет целесообразнее действовать в каждом случае с тем или иным участником команды.