Как избавиться от надоевших дел

Тридцать часов в день нужны нам всем — но где их взять? А нельзя ли высвободить часть рабочего времени и посвятить ­важным делам?

Мы три года искали ответ на вопрос, можно ли повысить продуктивность менеджеров, и поняли, что рецепт прост: вычеркните или передайте подчиненным все малозначимое, а себе оставьте самое важное. Наше исследование показало, что профессионалы-управленцы значительную часть рабочего дня, в среднем 41%, занимаются делами, которые вовсе не требуют их квалификации. Так почему же умные люди так расточительны? Потому что легко сказать: «Передайте свою работу другим» — а последовать этому совету куда труднее. Мы цепляемся за рутину мелких дел, благодаря которым чувствуем себя нужными, а начальство, которому лишь бы выжать из каждого побольше, нагружает нас под завязку.

Выход, однако, есть. Можно трудиться более продуктивно, если внимательно присмотреться, на что уходит время, выделить задачи, важные для вас и организации, а остальные либо вовсе отбросить, либо кому-то отдать (разумеется, проявив изобретательность). Мы работали с 15 менеджерами из разных компаний, и всем им удалось избавиться от кучи маловажных дел. В среднем за неделю они стали на шесть часов меньше сидеть в офисе и на два часа ­меньше — на встречах. Выигрыш не заставил себя ждать. К примеру, стоило Лотте Лайтинен, менеджеру скандинавской страховой компании If, отказаться от лишних встреч и административной работы и начать больше времени уделять своей команде, как объем продаж ее отдела вырос на 5% — всего спустя три недели.

Не у всех участников нашего исследования показатели выросли существенно, но все нас порадовали. Оказалось, что, если вдуматься и подкорректировать распределение времени, высвободится чуть ли не пятая часть рабочего дня — а это целый рабочий день в неделю — для более достойных задач.

Почему это так трудно

Умственный труд непросто измерить, потому что большая его часть скрыта от посторонних глаз. Да и оценка его качества весьма субъективна. Порой начальник подозревает, что тот или иной сотрудник зря тратит время, но не понимает почему — и тем более как с этим справиться.

Мы опросили 45 работников умственного труда в 39 компаниях восьми разных отраслей в США и Европе, выясняя, как они проводят рабочий день. Оказалось, что даже самые усердные и продуктивные расходуют значительную часть времени на скучные, не создающие добавочной ценности занятия, такие как канцелярская работа и «горизонтальное управление», то есть координацию с другими отделами. Сами интеллектуальные работники не считают эти виды деятельности полезными для себя или для компании.

Есть множество причин бесполезной траты времени. Большинство из нас связаны сетью обязательств и опасаются подвести начальство или коллег. «Я стараюсь выглядеть занятым, ведь в компании ценятся командные игроки», — пояснил один участник опроса. К тому же маловажные дела хоть кое-какую пользу да приносят, и, как показало наше исследование, успешное выполнение любого задания, даже самого ничтожного, укрепляет значимость человека в собственных глазах. То же самое с совещаниями: все знают, что в них мало пользы, на зато они дают возможность пообщаться с коллегами. «Я прямо-таки жду, когда же мы соберемся вместе, — говорил один респондент. — По телефону можно все решить быстрее, но это холодная, неживая коммуникация».