7 способов спланировать свое время (даже если вы — перфекционист)

При правильном подходе привычка составлять ежедневный и еженедельный план поможет вам всегда сохранять спокойствие и уверенность в жизни. Однако чрезмерное увлечение распорядком дня порой может обернуться стрессом и постоянным чувством беспокойства, когда вам будет казаться, что лучше б вы и не начинали ничего планировать.

Проводя тренинги по управлению временем, я заметила: в основном, люди начинают испытывать стресс тогда, когда они не понимают, как совместить организованный распорядок дня с непредвиденными обстоятельствами и спонтанными событиями. Вместо того, чтобы спокойно принять перемены как неизбежную часть рабочего процесса, они начинают раздражаться на себя и на окружающих, едва что-нибудь пойдет вразрез с их планами, будь то перенос встречи или неожиданная проволочка. Они могут заставить всех нервничать, отказываясь браться за работу под предлогом нехватки времени для решения вопроса наилучшим образом. Например, если срок, отведенный на некий проект, пришлось сократить с трех часов до полутора, они, возможно, не захотят даже начать над ним работать.

Чтобы по-настоящему воспользоваться преимуществами планирования дня или недели и избежать всей этой нервотрепки от его «побочных эффектов», следует отнестись к проблеме с большим спокойствием. В своей книге «How to Invest Your Time Like Money» я советую людям применять семь способов достижения эффективности, которые работают только при условии планирования. Для того чтобы при этом сохранить позитивный настрой, необходимо быть готовым открыто и спокойно принять непредвиденные обстоятельства.

Намерения имеют значение. Вряд ли вы захотите лететь на самолете, не зная, где он приземлится, ведь он может унести вас совсем не туда, куда надо. Так же и с организацией времени: вы должны знать заранее, где в итоге вы хотите оказаться и какие шаги вам следует предпринять для этого. Безусловно, пилотам порой приходится менять маршрут, а то и совершать незапланированную посадку из-за погодных условий. Однако то, что у них есть четкий пункт назначения, сильно повышает шансы пассажиров в конце концов прибыть в нужное место. Так и вы добьетесь лучшего результата, если наметите задачи на день. В следующий раз, когда всплывет нечто непредвиденное, нарушит все ваши планы и заставит вас усомниться в самой идее эффективной организации времени, напомните себе одну простую вещь. Ваши первоначальные намерения задали траекторию движения и дали вам необходимый импульс, чтобы достичь конечной цели, даже если в пути иногда приходится менять курс.

Пересмотрите свое понимание идеального результата. Один из клиентов как-то спросил меня, добивается ли кто-нибудь выполнения всех поставленных задач. Я ответила, что 100% достижение целей за день — большая редкость. Для большинства людей хороший результат — когда удается сделать 60—70% из того, что они для себя наметили. Позже, поразмыслив еще немного, я поняла, что на этот вопрос лучше было бы ответить по-другому: идеальный результат определяется вашей уверенностью в том, что вы правильно распорядились своим временем, исходя из сведений, которыми вы располагали, ваших приоритетов и обстоятельств, которые возникли в течение дня. Чтобы лучше оценить свою ежедневную продуктивность, уместнее будет вопрос «Правильно ли я сегодня потратил свое время?», а не «Сделал ли я все, что запланировал?».

Не тратьте время на составление «идеального» плана. Идеального плана не существует. Даже если бы имелся способ создать нечто подобное, основываясь на известной вам информации, вам все равно не удалось бы учесть непредвиденные события, а значит, и гарантировать его совершенство. Цель составления грамотного расписания дня заключается в том, чтобы обеспечить достаточный уровень ясности. Вам должно быть понятно, на чем сосредоточить свое внимание и как расценивать новые возможности. Я рекомендую установить временные рамки на организацию распорядка дня и недели. Чаще всего для составления плана на неделю достаточно максимум часа. А планирование дня не должно превышать пятнадцати минут, поскольку в этом случае вам не надо расставлять новые приоритеты, достаточно отталкиваться от задач, которые вы поставили перед собой на неделю.