Свободный день: как отказаться от встреч и сделать все самое важное

Одно небольшое изменение вашего еженедельного расписания – и вот вы уже достигаете своих стратегических целей вместо того, чтобы едва поспевать в ежедневной гонке. О какой же нехитрой перемене идет речь? Освободите от встреч один день.

Этот прием я использовала в 2016 году, чтобы написать свою третью книгу и закончить план следующей. Эту же стратегию я советую своим клиентам, которых консультирую по вопросам управления временем. Подарив себе один свободный от встреч день в неделю, вы снижаете количество «переключений», которые замедляют работу над серьезными проектами. Больше не нужно тратить 10 минут перед встречей, заканчивая одно дело и готовясь к ней, а затем еще 15-30 минут после нее подводить итоги и пытаться снова сосредоточиться. Можно просто работать.

День без встреч подходит не всем. У экстравертов, у тех, кому трудно долго сосредотачиваться, кто легко начинает скучать, день без встреч может убить всякую производительность. Вместо того, чтобы успевать больше, такие люди, скорее всего, будут тянуть время, поскольку у них нет стимула закончить дело до следующей встречи. Также они начнут скучать по общению с людьми, а значит станут отвлекаться, бродя по офису, чтобы поговорить с коллегами, или зависая в соцсетях. Если вы относитесь к этому типу людей, лучше ограничить свое время без встреч: пусть это будут отрезки длиной 1-2 часа, максимум полдня. Поэкспериментируйте, чтобы узнать, что сработает именно для вас.

Но тем, кому нравится глубоко погружаться в дело и кому трудно переключаться с одной задачи на другую, день без встреч приносит огромные перемены к лучшему. Вы увеличите свои шансы на успех, предприняв следующие шаги.

Шаг первый: дайте себе твердое обещание. У меня своя фирма уже больше 11 лет. Но несмотря на это мне было психологически сложно внедрить систему дня без встреч. Что-то внутри меня заставляло чувствовать себя неловко, когда я отказывалась назначить встречу на выделенную для индивидуальной работы дату, если другого свободного дня в ежедневнике не находилось. Но несмотря на некоторое внутреннее сопротивление я решила попробовать.

Для начала я поставила пометку «занято» на каждую среду в своем ежедневнике. И когда люди обращались к моей онлайн-системе планирования времени, вариантов встреч в среду там просто не было. Когда я назначила свободным от встреч один и тот же конкретный день на каждую неделю, а не выбирала его по новой в зависимости от ситуации, это повысило мои шансы в соблюдении границ и исполнении задуманного.

Труднее всего было, когда кто-либо просил меня о встрече в среду, а я была вынуждена предложить им другой день. Сначала я просто говорила, что занята, но со временем осмелела и стала рассказывать о том, чем именно я занята (в то время я писала книгу). Я обнаружила, что подобная открытость помогала мне меньше сомневаться и быть образцом для других людей в установлении подобных границ.

Шаг второй: проинформируйте окружающих. Обсудите свою стратегию с непосредственными коллегами и руководителем. Можно объяснить, почему вам кажется важным включить такой день в свое расписание и чего люди должны ожидать от вас не только по части личных встреч, но и в общении в целом (например, когда вы будете доступны – или недоступны – по электронной почте). Вместо того, чтобы полностью отключиться от интернета, я рекомендую обозначить пару периодов, когда вы будете быстро проглядывать почту на случай чего-то чрезвычайного – например, в обед и в конце дня. Но помните: ваша цель – сосредоточиться.

Некоторые люди будут считаться с подобными границами, другие – нет. Иногда, когда вы будете получать просьбу о встрече в свой свободный день, вам придется принимать непростое решение. Если об этом попросит ваш руководитель, который знает о вашем распорядке, но все равно настаивает на встрече именно в это время, скорее всего, вам следует принять приглашение. Но в случае с коллегами и непосредственными подчиненными у вас должно быть больше гибкости: следует назначить встречу на то время, которое удобнее вам. Если встречи в свободный день не избежать, постарайтесь назначить ее на начало или конец дня. Так у вас останется значительная часть свободного от встреч времени. Или подумайте о том, чтобы совместить общение с естественным перерывом – например, устройте встречу во время обеда или послеобеденного затишья.