Всё и сразу: как работать в нескольких проектах одновременно

Сегодня лишь немногие могут позволить себе роскошь работать только над одним проектом; большинство из нас одновременно трудится над задачами, поставленными разными командами. Теоретически эта система мультикомандности обладает рядом преимуществ: вы можете применить свои экспертные знания именно в том месте и в то время, где они оказываются наиболее востребованы, вы можете делиться знаниями с членами различных групп и переключаться с проекта на проект в периоды затишья, избегая простоев. Однако в реальности, как показали результаты исследования, проводившегося на протяжении последних 15 лет, все гораздо сложнее.

У многих людей одновременная работа над несколькими проектами вызывает стресс. Она оказывается менее продуктивной, чем можно было бы ожидать. Переключение внимания с одной задачи на другую требует времени, снижает концентрацию и отнимает много энергии. При переходе из одной команды в другую вам, возможно, приходится привыкать к различным статусам. К примеру, в одном коллективе вы можете быть боссом, а в другом — новичком, что по-разному влияет не только на уровень ответственности, но и на способность перераспределять ресурсы в условиях жестких временных рамок.

В каждой команде развивается своя уникальная корпоративная культура, свои межличностные отношения, привычки, шутки и ожидания. Чтобы справиться со всем этим, нужно немало энергии. И если вам не удастся подробно распланировать и заранее обсудить степень вашей вовлеченности в деятельность каждой из команд, в конечном итоге может оказаться, что вместо профессионального развития вы будете заниматься рутиной.

Как правильно распределять время, справляться со стрессом и расти в  профессиональном смысле, работая в нескольких командах одновременно? Как не упускать из вида самое главное? Начните с предварительного планирования и следуйте нескольким простым правилам.

Расставьте приоритеты и установите очередность выполнения рабочих задач

Смотрите на проблемы шире. Сосредоточенность на текущих задачах сводит всю работу к реакции на возникающие ситуативные проблемы. Внесите в график регулярную проверку статуса всех ваших проектов, чтобы отмечать значимые достижения. Если вы заблаговременно выясните, в какие периоды сразу несколько проектов потребуют вашего активного участия, вы сможете лучше распределить время и определить ваши ожидания от рабочего процесса. Оптимальная частота подобных проверок зависит от скорости реализации проекта и стоящих перед вами требований. А стиль управления и стаж участников команды задают тон для расстановки приоритетов в случае непредвиденных трудностей.

Установите стратегическую последовательность действий. Выберите какую-то одну задачу и сосредоточьтесь на ее выполнении, а не хватайтесь за все и сразу. Начните с дела, требующего наибольшей концентрации, и сделайте его объектом своего безраздельного внимания. Сформулируйте четкий перечень необходимых результатов, определите, какие действия надо предпринять для их достижения, и твердо следуйте составленному плану. Исследования показывают, что остаточное внимание — мысли о завершенном проекте, с которого надо переключиться на новые рабочие задачи, — не дают полностью сосредоточиться. Чем меньше таких переключений вам придется совершать за день, тем лучше. Если же вам избежать мультизадачности никак не удается, координируйте и группируйте любые совместимые между собой задачи. К примеру, если вы знаете, что вам понадобится срочно отвечать на телефонные звонки, займитесь выполнением такой задачи, которую можно будет прервать в любой момент.

Сформулируйте свои ожидания от проекта и сообщите о них другим