«Получили мое сообщение?»: что делать, если рабочая переписка вызывает у вас страх и ненависть

Работая в офисе, мы все знали неписаные правила коммуникаций. Если кто-то сидит в больших наушниках, то он сосредоточен на работе и не хочет, чтобы его отвлекали на последние сплетни. А если у вашей команды важная встреча с клиентом, то нужно быстро уточнить последние вопросы, прежде чем войти в переговорную.

Мы усваивали эти нормы, наблюдая за коллегами. Но теперь, с быстрым переходом к гибридной работе, необходимо создавать новые правила цифровых коммуникаций. Кажется, что они только усложняются — и тем сильнее, чем больше платформ оказывается в нашем распоряжении.

Недавно я опубликовала результаты исследования «Кризис цифровых коммуникаций», проводившегося совместно с компанией Quester. Чтобы проанализировать сложности общения в цифровой среде, мы опросили почти 2 тыс. офисных работников и обнаружили, что более чем у 70% из них возникали неясности в коммуникациях с коллегами. В результате среднестатистический сотрудник тратит четыре часа в неделю на неэффективные или сбивающие с толку цифровые взаимодействия, что означает в среднем $188 млрд в год, потраченных впустую экономикой США.

Вот пример организации, столкнувшейся именно с такой проблемой. Меня попросили оценить каналы цифровых коммуникаций команды. Лидер подразделения хотел знать, почему ежедневно возникало столько проблем: сроки срывали, электронную почту игнорировали, то и дело кто-то рассказывал о недоразумениях в чатах и пассивной агрессии среди коллег.

Вскоре я обнаружила, что команда пользовалась инструментами для совместной работы как угодно, только не так, как было бы правильно. В руках команды чат Microsoft Teams превратился в хитрый способ избегать видеозвонков. Члены команды отправляли друг другу одни и те же документы через разные программы, и никто не знал, что где искать. И, наконец, некоторые члены команды комментировали задачи сообщениями в десять слов, не поясняя, высказывают ли они свое мнение или призывают к действию.

В конце концов, вместе с командой мы разработали нормы наиболее подходящего использования каждого из каналов коммуникаций. Вот что у нас получилось.

Используя эту таблицу в качестве образца, установите правила для собственной команды. В своей новой книге «Digital Body Language» я рекомендую провести специальное собрание и договориться о нормах коммуникаций. Чтобы получился открытый диалог, проведите его в форме мозгового штурма или рабочего совещания. Вот несколько вопросов, чтобы начать разговор: