Не то слово: как неумение писать разрушает вашу компанию

Есть скрытая причина, препятствующая росту вашей компании. Все ваши сотрудники и менеджмент причастны к этому, и это всех сводит с ума. Речь о неумении вести деловую переписку.

Первые три месяца этого года я изучал поведение 547 человек, которые уделяют по крайней мере два часа в неделю деловой переписке в дополнение к написанию электронных писем. На чтение по работе они тратят в среднем 25,5 часов в неделю (около трети этого времени приходится на почту).

81% из них признает, что плохо написанный материал – это значительная потеря времени. Большинство говорит, что им часто приходится читать малоэффективные тексты: слишком длинные, плохо структурированные, неясные, наполненные жаргонизмами и неточностями.

Молодым сотрудникам слишком мало объясняют, как писать коротко и ясно. Вместо этого на них обрушиваются кое-как составленные черновики руководителей, плохо отредактированные отчеты и инструкции для сотрудников, состоящие из жаргонных слов. Собственная неряшливость новичков в изложении мыслей вполне вписывается в такую атмосферу. В итоге вся организация тонет в снижающей продуктивность болтовне.

Невнятный текст снижает эффективность руководства. Yahoo сильно пострадала от того, что на протяжении десяти лет руководство не могло сосредоточиться. Нынешний CEO Yahoo Марисса Майер согласилась продать компанию Verizon. Вот фрагмент из электронного письма, которое она написала по этому поводу сотрудникам: «Наша невероятно преданная и упорная команда сотрудников принимала любой вызов… Эта команда не только создавала невероятные продукты и технологии, но и превратила Yahoo в одну из самых культовых и любимых компаний в мире… Я невероятно горжусь всеми нашими достижениями, я невероятно горжусь нашей командой. Я люблю Yahoo и верю во всех вас».

Четырежды в одном абзаце использовано слово «невероятный». И весь этот приободряющий тон совершенно не к месту. Yahoo не так уж легко будет преуспеть после того, как она станет частью Verizon, и этот жизнерадостный, праздный разговор нисколько не вдохновит тех сотрудников, которые еще не ушли из компании (оставшаяся часть письма была такой же пустой).

А теперь давайте сравним этот язык с манерой общения Тима Кука из Apple, например, в его открытом письме в защиту решения компании отказаться от взлома шифрования на смартфоне террориста.

Ясное руководство, выраженное письменно, помогает команде действовать слаженно и повышает эффективность. Менеджерам всех уровней, начиная с CEO, следует подавать пример, объясняя с полной ясностью, чего они хотят. Это нужно делать сразу, в заголовке письма и в первых двух строчках любого текста. Сотрудники все равно просмотрят его быстро и обратят внимание на ключевые факты, так что обойдитесь без воды и не тратьте их время.

Научитесь этому, и вы заработаете репутацию правдивого руководителя. Ваши сотрудники не станут тратить время, пытаясь угадать ваши намерения, а будут работать, приближаясь к тем целям, которые вы ставите перед ними.