Четыре распространенных ошибки организации труда

В современном мире офисов без границ рабочие процессы происходят в головах, а не на шумных и пыльных заводах, в открытых рабочих пространствах, а не в кабинетах-ячейках, на пляжах и в кофейнях, а не только в корпоративных штаб-квартирах. И, тем не менее, разговаривая со своими клиентами, я часто сталкиваюсь с устаревшими представлениями об использовании рабочего времени, которые совершенно игнорируют эту новую реальность. Среди всех этих заблуждений наиболее ярко проявляются четыре распространенные ошибки.

Приковывание сотрудников к электронной почте

В вашей компании считается в порядке вещей использовать электронную почту для неотложных сообщений? Вы ожидаете незамедлительного ответа на ваши письма? И даже если вы на этом не настаиваете, ваши сотрудники все равно уверены, что вы предпочитаете такой порядок? Может быть, они считают, что вы относитесь более благосклонно к подобным ответам? Люди в вашей организации раздражаются, когда им приходится ждать ответа на свои письма?

Если хотя бы на один из этих вопросов вы ответили утвердительно, возможно, вы, сами того не желая, создали (или допустили) культуру, в которой ваши люди вынуждены всегда держать почту открытой. А это значит, что им приходится отвлекаться на каждое входящее сообщение и каждый раз принимать решение, отвечать на него или нет. В результате они весь день находятся в «режиме быстрого реагирования», что наверняка мешает им разумно распределять текущие дела и принуждает их постоянно переключаться с одного вопроса на другой.

Полагаю, я не ошибусь, если предположу, что хотя бы часть задач в вашей компании требует больше двух минут концентрации. Как показывают исследования, непрерывное «жонглирование» обязанностями увеличивает время их выполнения и снижает качество конечного продукта. К тому же такого рода многозадачность приводит к тому, что мы совершаем больше ошибок, чаще пропускаем важные сведения и прочие сигналы, а также с большим трудом удерживаем информацию в нашей рабочей памяти, тем самым подрывая собственную креативность и способность решать проблемы.