Что делать, если рабочий день в вашей компании не заканчивается уже полтора года

После почти полутора лет децентрализованной удаленной работы компании со всего мира ищут новый ответ на вопрос: что такое быть «на работе»? Цифровые технологии (например, смартфоны и электронная почта) уже давно размыли границу между рабочим и нерабочим временем, но теперь для многих белых воротничков этой границы вовсе не осталось.

Чтобы восстановить баланс и сохранить продуктивность, руководители должны понять, как именно изменилась рабочая жизнь их сотрудников. В отличие от прошлых волн внедрения цифровых технологий, которые начинались с самых занятых топ-менеджеров (сверху вниз) или с сотрудников в поле, отделе продаж или удаленных офисах (извне внутрь), пандемия COVID-19 заставила многие офисные команды полностью перейти на новые цифровые технологии. Для среднего работника и менеджера, который привык работать в стандартном офисе в течение «стандартного рабочего дня» (обычно с 9 до 17), это изменение оказалось слишком резким. Люди были сбиты с толку, так что теперь им нужны новые планы и нормы. И по мере того как гибридная и удаленная работа становится общепринятым стандартом, компании должны внедрить то, чему они научились за прошлый год. «Новая нормальность» требует новых рабочих норм.

Один из главных определяющих факторов — понимание пересечения графиков команды, то есть совпадающих рабочих часов разных сотрудников. В условиях офиса с обычным режимом рабочее время всех членов команды, как правило, сильно пересекается. Но при удаленной и гибридной работе так бывает не всегда.

Чтобы изучить паттерны пересечения в командах и их влияние на удаленную работу, мы проанализировали опыт 187 сотрудников шести компаний из списка Fortune 500, перешедших на удаленку. (Все эти компании были клиентами Soroco —  разработчика корпоративного ПО, исследующего графики цифрового взаимодействия команд. В Soroco работают трое из авторов статьи.) В нашу выборку вошли сотрудники из 22 команд, средний размер которых составлял примерно 10 человек. Почти все они раньше работали в офисе по четкому графику, а теперь так не работает почти никто.

Мы обнаружили несколько закономерностей — в частности, поняли, что проблему пересечения необходимо учитывать при разработке новых норм удаленной и гибридной работы. Это нужно знать, чтобы найти способ руководить командами и помочь им найти новые способы работы. Менеджеры могут использовать такую аналитику при разработке кодекса цифровой команды, который поможет сохранить гибкость удаленной и гибридной работы и в то же время компенсировать психологические и практические сложности, с которыми столкнулись многие сотрудники за последние полтора года.

Всегда на связи, но не все вместе

Наше исследование подтверждает уже ставший общеизвестным факт: цифровой рабочий день никогда не кончается. Каждый отдельный сотрудник в среднем проводит за работой более восьми часов в день, где «за работой» означает «работает на рабочем компьютере не меньше 30 минут за час». Люди в среднем сидят за компьютерами по 45 минут каждый час и работают по 6,1 часов за 24-часовой рабочий день (см. первый график ниже).

Удаленный рабочий день разделен на две разные части: 8-часовой отрезок с 9 до 17 часов, когда команды обычно работают вместе, и 16-часовое окно, когда сотрудники обычно работают по отдельности. В первое окно люди пересекаются в среднем с 50—70% коллег, то есть можно сказать, что они работают в коллективе. Во второе более длинное окно «неурочных часов» люди пересекаются с 10—50% коллег, и можно считать, что они работают по отдельности.

Из этих графиков можно сделать несколько важных выводов.

В промежутке с 9 до 17 часов, когда пересечение сотрудников максимально, есть два пика: 10 и 15 часов. В неурочное время бывают отрезки, когда работает довольно мало сотрудников, но нет времени, когда бы не работал вообще никто. В свою очередь, из этого следуют четыре эмпирических наблюдения, которые менеджеры должны учитывать при планировании удаленной и гибридной работы: удаленные сотрудники работают в нерабочее время поодиночке; удаленный рабочий день действительно никогда не кончается; удаленная команда обычно не присутствует на рабочих местах вся вместе одновременно; проблема середины рабочего дня в цифровой рабочий день оказывается намного важнее.

Во-первых, удаленка подразумевает работу в неурочное время поодиночке. «Классические» рабочие часы с 9 до 17 сохранились и после перехода на удаленную работу, но на них приходится теперь только 60% работы команды. Средний сотрудник средней команды проводит 40% времени за работой в одиночку и в неурочное время.

Во-вторых, цифровой рабочий день действительно бесконечен. Мы все знаем, что рабочее письмо от коллеги может прийти в любое время: кто-то очень рано встает, а кто-то очень поздно ложится. Наши данные показывают, что так бывает всегда. Даже в самой низкой точке графика, в четыре часа утра, на связи в среднем находится более 10% сотрудников, и они работают по 30 или более минут в час. Если учесть, что размер команд в нашей выборке составляет 10,2 человека, это значит, что, как правило, в любое время дня и ночи хотя бы один член команды находится онлайн и работает.

В-третьих, удаленные команды редко присутствуют онлайн все вместе одновременно. В нашей выборке было несколько команд, копировавших классический рабочий график, то есть 90% членов команды были онлайн в традиционные рабочие часы. Но так устроены не все команды. Для 22 наших команд среднее пересечение достигало максимума (71%) около 10—11 утра и второго пика (60%) в 15—16 часов. Иными словами, в любой момент рабочего дня как минимум 29% сотрудников были офлайн.

В-четвертых, обеденный перерыв имеет значение. Пересечение постепенно падает после 10 утра и достигает минимума в 12—13 часов, а затем снова постепенно восстанавливается примерно к 15 часов. Это постепенное падение и восстановление вызваны тем, что разные сотрудники уходят на обеденный перерыв в разное время. Больше нет причины брать перерыв одновременно, чтобы пообедать вместе, так что на удаленной работе каждый ест, когда ему удобно.

Из-за всех этих изменений цифровой рабочий день практически и психологически отличается от традиционной офисной работы.

Важно ли расписание работы?

Как все это влияет на продуктивность?