Фидбэк по правилам: как настроить обратную связь

Корректная обратная связь – один из наиболее действенных методов мотивации в здоровой рабочей среде, где люди настроены на уважительное отношение и достижение положительных результатов. Как сделать ее использование максимально эффективным? Есть несколько важных правил.

Добровольность

Эффективность обратной связи зависит от готовности работать с ней. Непрошенные оценки и советы вызывают только раздражение. Высокую восприимчивость к критике и готовность прислушиваться к отзывам демонстрируют не более 30% людей.

Если в корпоративных регламентах не прописано использование обратной связи, то о ней следует договариваться напрямую с подчиненными и коллегами в индивидуальном порядке.

При этом следует помнить, что фидбэк всегда доброволен. И вы можете отказаться от его получения, и вам могут в нем отказать. Он не может быть «обязаловкой» — объективности и искренности при такой мотивации в отзывах практически не будет.

В идеале запрос должен поступать с обеих сторон: проактивными следует быть и начальству, и подчиненным. Руководство таким образом «шлифует» и выращивает сотрудников под задачи и стандарты компании, а подчиненные получают возможности для управления ожиданиями руководства и свои развитием.

Соблюдение формата

Фидбэк нередко путают с обсуждениями в формате «активной дискуссии». Однако это скорее «активное выслушивание» мнения, оценки, впечатлений и комментариев по поводу рабочего взаимодействия сторон. Одна сторона — источник информации, а другая — активно слушает и воспринимает. Не обязательно принимает, но не спорит и не обсуждает в момент получения обратной связи.

Также жизненно важно давать фидбэк своевременно, рассчитав необходимое время для «отстаивания» и формирования не эмоциональной позиции, а взвешенной объективной оценки. И нельзя опаздывать с ее донесением, чтобы событие, по итогам которого сформирована реакция, оставалось актуальным.

Следует также соблюдать регулярность: эпизодическая и спорадическая обратная связь так же неэффективна, как и ее полное отсутствие. В этом суть инструмента: на добровольной основе с определенной периодичностью получать промежуточные оценки различных аспектов работы для спокойного осмысления и внесения корректировок по ходу процесса.

Конкретика

Самое важное требование: всегда быть конкретным. То есть любой эпизод обратной связи должен быть по делу, разбираться с фактами и точным описанием ситуации.

Дающему фидбэк важно описать конкретные наблюдения, разобраться, что именно вызывает данные действия или результаты, а также зафиксировать свои ожидания от коллеги по поводу сложившейся ситуации.

Стоит записывать и фиксировать все достигнутые соглашения в рамках фидбэк-сессий и обязательно возвращаться к поставленным целям. Можно задать уточняющие вопросы — понятно ли, что именно нужно улучшить? Возможно, следует назначить встречу по проработке рекомендаций и отслеживанию статуса улучшений. Важно не зацикливаться и не повторяться.

Получающему же фидбэк следует обязательно поблагодарить за полученную информацию, не оправдываться и не предлагать ответы сразу же, в рамках разговора.