Что делать, если команда молчит на онлайн-совещаниях

Несомненно, виртуальные совещания упрощают рабочие коммуникации. Их легче организовать и посетить (посчитайте, насколько больше у вас сейчас проходит совещаний в Zoom, чем раньше проходило при личном участии). Мало того, благодаря дополнительным возможностям, таким как чат, окошки для вопросов и ответов, комнаты обсуждений, иконки реакций, виртуальная доска и различные приложения, стало проще обращаться к участникам и просить их поделиться идеями.

Но задать вопрос и получить содержательный ответ — совершенно разные вещи, и перед нами возникает старая проблема в современном контексте: как просить поделиться идеями или обратной связью во время виртуальной встречи, чтобы получать ценные ответы (и не только от экстравертов)?

Опираясь на свой опыт проведения совещаний, работы с ведущими встреч и изучения способов повышения эффективности виртуальных собраний, ниже я изложу восемь тактик, позволяющих получить ответы даже от самых молчаливых участников.

1. Отправьте вопросы заранее

Если вы просите людей поделиться идеями, будет справедливо предоставить им как можно больше времени, чтобы они обдумали проблему. Определите, кто будет присутствовать на совещании, и отправьте по электронной почте не более пяти вопросов, которые собираетесь задать. Включите эти вопросы в повестку и календарь, чтобы все могли заранее сориентироваться и подготовиться.

2. Установите правила, поощряющие участие

Довольно часто совещания, посвященные сбору идей, заходят в тупик: вместо того чтобы вырабатывать идеи, участники начинают их обсуждать и критиковать — и многие не захотят виртуально поднимать руку, если подумают, что их предложение могут зарубить. Поэтому четко обозначьте цель совещания: «Цель этого совещания — только собрать идеи и, если получится, развить их. В следующий раз у нас будет возможность оценить их и выбрать лучшие».

Чтобы поддержать баланс между выступающими, предупредите: «У нас есть всего час, пожалуйста, будьте кратки и дайте возможность высказаться другим». Не теряйте темп обсуждения, предложите участникам подробнее все обсудить в офлайн-формате.

И, наконец, просите собравшихся по возможности включать камеры. Выключенная камера должна быть, скорее, дополнительной опцией в отдельных редких случаях: когда вас видят, вы с большей вероятностью будете активнее участвовать в процессе. (Это не значит просить слишком о многом: на личных встречах никто не сидит под столом.)

3. Простые вопросы задавайте в чате

Слишком часто участники виртуальных совещаний пользуются окном чата, как микрофоном на конкурсе талантов в младших классах: поддерживают говорящих, высказывают случайные мысли, шутят, рассказывают личные истории или делятся внезапно посетившими их идеями. Но если пользоваться чатом продуманно и учитывать, что многим людям комфортнее писать, чем говорить, в нем можно с успехом собирать идеи, которые будет сложно получить иным образом.

В чате можно применять практичные и легкие методы — например, простое голосование («Напишите 1, если выбрали вариант №1, и 2, если выбрали вариант №2»), простые запросы («Напишите одно слово, лучше всего характеризующее продукт») или простую обратную связь («Поделитесь одной мыслью, которую вы вынесли из нашего мероприятия на прошлой неделе»).

Главное — это простота: задать один короткий и конкретный вопрос, а не общий вроде «Что вы думаете?», «Какие у вас есть вопросы?» и «Расскажите о себе». Напомню, что вы можете получить ответы на общие вопросы от тех, кто высказывается всегда, но если предположить, что каждый участник имеет профессиональное мнение, вам нужны ответы максимального числа людей.

Собрав краткие ответы и идеи в чате, на следующем этапе…

4. Вернитесь к этим вопросам более подробно

Вы растопили лед. Поскольку первоначальный запрос был простым, многие почувствовали, что им комфортно делиться идеями, и — с вашей помощью — теперь они могут их пояснить. Вот как можно к этому подвести.