Что делать, если сотрудники боятся возвращаться в офис

От редакции. Эту статью и другие материалы, опубликованные в рубрике «2020: Уроки стойкости», вы можете читать бесплатно. Если наш контент помогает вам преодолевать трудности нынешнего кризиса, лучший способ поддержать HBR Россия — оформить подписку.

Пандемия коронавируса временно отступает, а компании начинают извлекать уроки из ситуации, в которой оказался практически каждый бизнес. Ключевой вопрос, который волнует руководителей — вернемся ли мы к привычному режиму офисной жизни? Многие компании заявляли о продуктивности весенних месяцев, но невозможно точно предсказать, что у сотрудников хватит сил работать столь же эффективно и дальше — баланс между работой и личной жизнью нарушен, люди все чаще начинают «выгорать». При этом организовать полноценную работу сотрудников в офисе сложнее, чем раньше — коллектив сформировал новые привычки на удаленке и не понимает, почему важно вернуться на рабочие места. Поэтому возвращение сотрудников в офис должно быть организовано максимально прозрачно и естественно.

Детально объясните сотрудникам, почему важно выйти в офис

Вместо того, чтобы в «принудительном» порядке выводить сотрудников в офис, руководитель должен определить для себя и внятно объяснить коллективу, почему это необходимо. Причин может быть несколько. 

В первую очередь, возвращение в офис поможет успешнее развивать бизнес, в особенности продажи, в которых личный контакт с клиентом имеет решающее значение. Особенно это критично для рынков с комплексными услугами, где понимание потребностей клиента и предложение оптимального, работающего только для него варианта, не всегда возможно в  удаленном формате работы.  

Во-вторых, работа в командах в одном пространстве повысит эффективность «мозговых штурмов» при создании новых продуктов и принятии решений. Ведь несмотря на то, что технологии позволяют создавать новый продукт удаленно, командный брейншторм онлайн не может сравниться по качеству с личными обсуждениями — работа в едином пространстве дает гораздо больше результатов. Для руководителя, управляющего распределенными командами, удаленная работа принесла новые вызовы во взаимодействии: например, на общих командных звонках появилась категория «людей-молчунов», которые способны на хорошие идеи в рамках офиса, но в «онлайне» требуется больше времени, чтобы раскачать их и включить в рабочий процесс. В офисе с этим проще — за полчаса работы друг с другом можно решить множество вопросов и сэкономить ресурсы.

Третья причина — офис важен для поддержания мотивации, командного духа и связи с компанией, которая сейчас у сотрудников начинает теряться. Смешение рабочей и личной жизни на удаленке приводит к усталости и демотивации. Общение с другими людьми в реальной жизни нас заряжает и вдохновляет, смена офисной «картинки» перед глазами на домашнюю позволяет перезагружаться. Чем дольше длится изоляция людей друг от друга, тем сложнее сохранять высокий уровень позитивности, вовлеченности и принадлежности к компании у сотрудников. 

Выводите только тех, кто действительно нужен

Руководители должны определить, чье присутствие в офисе необходимо прямо сейчас, а также продумать способы ротации сотрудников в рамках их рабочих обязанностей или департаментов. 

Первыми в офис, частично или полностью, должны вернуться руководители подразделений, критичных для бизнеса. Своим примером они помогут стимулировать сотрудников на возвращение. Вторая важная категория — команды, которые работают над задачами, требующими коллективных обсуждений и брейнштормов. Еще одна категория сотрудников, которым обязательно нужна «офлайн» работа, — это «новички», поскольку в режиме удаленки крайне сложно интегрировать людей, вводить их в должность, курс внутренних процессов, обучать работе в проектной команде.

Продуктивно и без потери в качестве могут работать на удаленке дизайнеры, маркетологи, переводчики, разработчики с выстроенными процессами удаленного взаимодействия, административные работники. Все сотрудники, работа которых не требует комплексного подхода к принятию решений.

Выводя коллектив в офис, лидеру важно создать атмосферу равенства и нужности каждого: озвучьте единую для всех сотрудников дату начала полноценной работы и обсудите с каждым возможность гибкого графика.

Сохраните возможность работать из дома

Продемонстрировать равное отношение ко всем сотрудникам и обеспечить плавное возвращение в офис каждого из них поможет гибкий график. Традиционно мы привыкли работать из офиса в «стандартном» графике с девяти утра до шести вечера, который, к тому же, строго контролируется многими компаниями. Сейчас у бизнеса есть отличная возможность сломать эту парадигму и сформировать культуру смешанного графика работы, в котором сотрудник может работать переменно из дома и офиса. Например, два дня из офиса, а остальное время удаленно. К примеру, по результатам нашего внутреннего опроса, мы увидели, что 85% сотрудников считают для себя вполне здоровым и естественным форматом работы 2—3 дня из офиса, 2—3 дня из дома. 

Но для полноценной «гибкой» работы необходимо выстроить доверительные отношения с коллективом, построенные на результативности, а не на фиксированном графике. Например, не ставить встречу на ранние утренние часы, а ставить ее на более комфортное время до обеда, чтобы человек мог осознанно приехать в офис и быть более продуктивным. Или позволить сотруднику заняться спортом в обед, зная, что у него вечерняя встреча. А также спокойно отнестись к тому, что коллега уделит время ребенку днем и вернется к работе после того, как уложит его спать. 

Гибкость графика, конечно, будет зависеть от типа занятости, индивидуального или командного характера работы. Основная сложность может возникнуть в командном взаимодействии, где лидеру придется формировать команды в зависимости от предпочтительных рабочих графиков всех сотрудников, с учетом их ожиданий и интересов.    

Обсуждайте возвращение в офис индивидуально

Появившаяся в эпидемию разобщенность между сотрудниками по принципу «необходимости работы в офисе», а также тревоги, личные страхи и усталость от изоляции могут вызвать новые витки внутренних конфликтов.

Для решения всех этих противоречий лидеру потребуется сделать акцент на определенные качества. Среди них: доверие, эмпатия, горизонтальная коммуникация (использование не только формальных каналов для общения), способность вдохновлять и принимать прозрачные, понятные всем решения. В первую очередь, важна честность по отношению к своим сотрудникам и привлечение их к совместному принятию решений. Например, у сотрудника Х дома пожилые родители, и он боится их заразить, выходя в офис. Такому сотруднику можно и нужно разрешить работать из дома, но важно проговорить ситуацию с остальной командой, чтобы мотивация и этичность таких решений были понятны всем.