Действительно ли технологии помогают нам лучше работать?

Когда лет двадцать назад в офисах начали активно использовать новые технологии вроде электронной почты и телеконференций, это привело к резкому скачку продуктивности. Потоки информации ускорялись. Работать совместно с коллегами становилось все проще. В 90-е и начале 2000-х производительность труда росла значительно быстрее, чем в предыдущие периоды.

Сегодня этот рост ощутимо замедлился. С 2007 года он даже не в состоянии угнаться за темпами инфляции.

Что же произошло? Финансовый кризис? Само собой, однако дело не только в нем. Компании продолжали инвестировать в новые технологии для белых воротничков, но в какой-то момент это перестало приносить отдачу. Вполне возможно, что мы достигли той точки, когда каждое вложение средств требует тщательного анализа всех за и против, а также ответа на простой вопрос: действительно ли они помогут людям работать эффективнее?

Эта дилемма уходит корнями в невинную на первый взгляд технологическую мудрость, известную как Закон Меткалфа. Роберт Меткалф — титан сферы высоких технологий, один из изобретателей стандарта сетевой передачи данных Ethernet и основатель компании 3Com (позже купленной Hewlett-Packard). Он провозгласил, что ценность сети пропорциональна квадрату численности ее участников. Например, факс сам по себе совершенно бесполезен. Второй факс немного увеличивает полезность обоих. Но сеть, состоящая из тысячи факсов, стоит миллионы, поскольку теперь все ее участники могут посылать друг другу документы.

Впрочем, у Закона Меткалфа есть и обратная — темная сторона. По мере того как затраты на обмен информацией падают, количество взаимодействий растет в геометрической прогрессии, а вместе с ними — и время, необходимое для их обработки. Этот эффект можно наблюдать в повседневной работе. Тридцать лет назад, когда у топ-менеджера или простого управленца звонил телефон, а его не было на рабочем месте, секретарша оставляла ему записку о том, что ему звонили. Загруженный руководитель ежедневно получал до двадцати таких звонков или около 5000 в год. Затем появилась голосовая почта, а вслед за ней и многопользовательская голосовая почта (работающая по тому же принципу, что и функция «Ответить всем» в современной электронной почте). Таким образом, стоимость каждого подобного сообщения радикально уменьшилась, а их количество, соответственно, увеличилось — предположим, до 10000 в год. И, наконец, сегодня в нашем распоряжении бессчетное множество различных сетей: телефон, электронная почта, системы моментальных сообщений и многое другое, а стоимость обмена информацией — как с одним человеком, так и с сотней — упала практически до нуля. Неудивительно, что при этом среднее количество сообщений предположительно взлетело до 50 000 в год! (см. диаграмму ниже)

То же относится и к совещаниям. В былые времена устроить совещание с пятью менеджерами было весьма нетривиальной задачей. Сначала помощник человека, организующего встречу, должен был связаться с помощниками остальных участников. Каждый из них сверялся с графиком своего босса (который был отнюдь не в электронном виде), а затем все они должны были согласовать время и место. Это отнимало кучу времени и сил. С появлением Microsoft Outlook и других программ-планировщиков затраты на организацию совещаний резко упали. В результате их количество увеличилось как на дрожжах, а среднее число участников взлетело до небес. Люди проводят на совещаниях ни много ни мало 15% своего рабочего времени — с 2008 года этот процент только увеличивается.

Читайте материал по теме: Agile: как и когда применять этот метод

Мы с моими коллегами по компании Bain решили исследовать эти эффекты при помощи электронных средств аналитики и инструментов глубинного анализа данных. Мы прочесали электронную почту, сервисы мгновенных сообщений, программы-планировщики и прочие источники в попытке понять, как организации тратят свое коллективное время. Затем мы сопоставили полученные сведения с данными о количестве сотрудников и показателями их продуктивности. Нашей целью было выяснить, какое влияние технологии оказывают на рабочее пространство. И вот что мы обнаружили: