Восемь правил эффективного гибридного совещания

Опрос, недавно проведенный компанией McKinsey, показал, что по мере снятия ограничений, связанных с COVID-19, 90% организаций будут внедрять тот или иной совмещенный формат работы в офисе и на удаленке. Новая модель повлечет за собой принципиальные изменения в организации совещаний: по-видимому, смешанный состав лично присутствующих и удаленных участников станет неотъемлемым элементом «новой нормы».

Нет обратного пути в мир селекторных переговорных устройств на столах, в те времена, когда подключившимся к конференции по телефону приходилось напрягать слух, когда их перебивали и они могли только догадываться, что видят на слайдах презентации их коллеги, находящиеся в комнате.

CEO компании Microsoft Сатья Наделла недавно сказал: «Мы должны сделать так, чтобы те, кто присоединяется к нам удаленно, были полноправными участниками процесса».

Но гибридные встречи проводить гораздо сложнее, чем личные или виртуальные. Их легко провести плохо и трудно — хорошо: одна оплошность — и удаленные участники могут быть оттеснены на второй план. За последний год руководители научились проводить отличные виртуальные совещания, теперь нужно так же отлично освоить гибридные.

За десятилетия работы в сфере планирования и проведения собраний команд высшего руководства и советов директоров мы собрали восемь лучших методов, которые помогут сделать ваши гибридные совещания более эффективными:

1. Улучшите качество звука

Удаленным участникам необходимо видеть, кто говорит и что происходит в переговорной, однако хороший звук имеет большее значение. Визуальным аспектам встреч уделяется много внимания, а о звуке часто вспоминают в последний момент. До пандемии COVID-19 нам часто приходилось слышать, как удаленные участники говорили: «Извините, не могли бы вы держать микрофон ближе и повторить, что только что сказали?» Сейчас они рассчитывают все слышать четко, как в Zoom.

Чтобы вам не приходилось в последнюю минуту срочно решать проблему с плохим звуком, убедитесь, что комната оснащена достаточным количеством микрофонов и удаленные участники все слышат. Если вы находитесь в отеле или на другой временной площадке и найти много микрофонов невозможно, можно использовать ручной микрофон, который участники, присутствующие в комнате, могут передавать друг другу.

2. Изучите новые технологии

Пандемия ускорила развитие технологий видеоконференций, которые позволяют проводить виртуальные встречи с компьютеров, планшетов и телефонов. Провайдеры активно инвестируют в повышение качества гибридных встреч и придумывают новые функции, улучшающие гибридные коммуникации.

Например, в Smart Gallery в Zoom (должна быть закончена в этом году) с использованием искусственного интеллекта будет реализована функция распознавания лиц каждого из присутствующих в зале, и каждого участника программа сможет выводить в отдельном окне в привычной галерее на экране. Microsoft разрабатывает новые типы переговорных, оптимизированные для гибридных совещаний. Проверьте, какие технологические новинки доступны вам, чтобы обеспечить на совещаниях эффект присутствия и сделать их более настоящими.

3. Взгляните на видео с точки зрения удаленного участника

Готовя встречу, постоянно спрашивайте себя: что нужно видеть удаленным участникам, чтобы быть полностью вовлеченными в процесс? Они должны иметь возможность видеть лица находящихся в комнате, демонстрируемые презентации, раздаваемые документы, контент, создаваемый во время встречи на досках, и т. д.

Соблазнительно просто попросить присутствующих в комнате открыть ноутбуки и войти в конференцию Zoom (с отключенным микрофоном), чтобы удаленные участники видели все лица и было удобно делиться документами. Клиенты часто предлагают подобные «виртуальные встречи в переговорной». Однако если и в переговорной нужно снова проводить совещание за компьютерами, то можно с таким же успехом остаться дома или в своем офисе. Мы (по крайней мере, пока) так рады быть наконец снова рядом, что меньше всего хотелось бы ради удобства удаленных участников опять согнувшись сидеть за ноутбуками.

В случаях, когда передовые видеотехнологии недоступны, немного изобретательности может сыграть важную роль и создать высококачественное изображение для всех.

Например, во время двухдневной выездной встречи в одном из отелей Флориды, где 10 человек присутствовали лично, а два — удаленно (один в Цюрихе, а другой в Лос-Анджелесе), мы подключили к ноутбукам три веб-камеры и использовали четвертый ноутбук для демонстрации изображения на главном экране (обычно презентации в PowerPoint). Мы установили две веб-камеры на треноги, и они были направлены на участников, находящихся в комнате, чтобы удаленные участники видели, кто говорит. Третью камеру мы перемещали по комнате, чтобы по ходу встречи по мере необходимости крупным планом показывать выступающих, доски и схемы. К четырем ноутбукам добавились еще два, используемые удаленными руководителями, — получилось шесть отдельных «участников» в одной Zoom-конференции.

Обратная связь, полученная после встречи, показала, что такая схема позволила удаленным участникам почувствовать себя неотъемлемой частью процесса, а не сторонними наблюдателями.

4. Покажите удаленных участников крупно

Равноправного присутствия удаленных участников помогает добиться и такой прием. Кроме главного экрана в центре установите по сторонам два дополнительных больших монитора, демонстрирующие окна удаленных участников «в натуральную величину» в течение всей встречи.