Нюансы деловой электронной переписки

У этого инструмента коммуникаций и управления есть свои правила, и предполагается, что вы их либо априори знаете, либо очень быстро изучаете, желательно обучаясь на чужих ошибках, а не на своих. Самое главное правило — включайте мозг, когда собираетесь отправить письмо, включайте рацио, это не rocket science, как говорится, это всего лишь здравый смысл. Но, во-первых, никакое серьезное дело, никакой сложный вопрос письмами не решаются, не решатся — и не стоит на это надеяться, я, кажется, об этом уже писал. Прямой физический контакт, телефонный разговор, даже instant messenger — на порядок более эффективный метод, и надо через «не хочу» и через «не могу» заставлять себя им пользоваться. Правила приличия предполагают, что, если вы только не путешествуете где-нибудь вне зоны действия сети, отвечать на письма следует быстро, в течение дня в худшем случае, а если нет ответа на поставленный вопрос, если требуется дополнительную информацию подсобрать, так и ответьте, дескать, вернусь с ответом как только, так сразу. Бывает, что вы договорились устно при встрече или по телефону о решении какого-то вопроса, бюрократия предписывает оставлять следы — будет правильно и совсем не зазорно подкрепить договоренность письменно, ну, во-первых, чтоб подтвердить, что все поняли однозначно эту договоренность, и, во-вторых, чтоб была возможность тут же расставить акценты, определить ответственных, установить сроки, в общем, спланировать дальнейшие действия.

Поверьте, письменное подтверждение никем и никогда не будет считаться чем-то постыдным, упаси бог, не будет расценено как желание прикрыть задницу (сорри, excuse my French), снять с себя ответственность. Предполагается, что на вашем уровне управления у вас достаточно компетенций и ответственности, чтобы решать возложенные на вас задачи. Поэтому «грузить» начальника вашими вопросами лишний раз не стоит, ставить его в копии имеет смысл только а) в случаях, когда вы с ним /с ней уже об этом договорились, либо б) когда уровень вашей компетенции недостаточен, и это понимают все стороны переговоров. Деликатное это дело — включение в переписку вашего босса, подумайте наперед, какую реакцию вы от него ожидаете, какой результат возможен, какой необходим, и вообще достижим ли он. Включение его или ее в вашу переписку? По моему опыту, не более 2—3% коммуникаций имеют хоть какое-то основание быть копированы выше, да и среди этих интуитивно я бы половину попридержал. Но это мой опыт и мои взаимоотношения с моими начальниками, а как получится у вас — напишите нам.

Кстати, хороший вопрос: сколько хранить письма, особенно по важным, судьбоносным и проблемным вопросам? Если вы исполнитель, предполагается, что соответствующий архив у вас всегда под рукой. Если вы уже начальник повыше — объем хранимой информации в «кеше», то есть в мгновенном доступе, по-нашему, по-компьютерному, может быть сокращен до необходимого вам операционного минимума и так далее...