Что следует купить, скачать и сделать для успешной удаленной работы

Если вы постоянно работаете из дома или кочуете, как странствующий рыцарь, или просто пару раз в месяц трудитесь вне офиса, вам удастся исполнять свои обязанности эффективнее, обладая нужной инфраструктурой для удаленной работы. Конкретные элементы этого джентльменского набора зависят от типа вашей работы, вашего индивидуального профессионального стиля и семейной ситуации. Не обремененная семьей разработчица ПО спокойно может трудиться в собственной гостиной, располагая лишь ноутбуком, а специалисту по развитию бизнеса с маленькими детьми понадобится отдельная комната, в которой можно закрыться, говоря по телефону с клиентами.

Каковы бы ни были конкретные обстоятельства вашей удаленной работы, есть такие инструменты и правила, которые могут значительно облегчить ваш труд. Основываясь на почти двадцатилетнем опыте работы из дома и кофеен (как «на вольных хлебах», так и в качестве удаленного сотрудника компании), я могу порекомендовать несколько моментов.

Программное обеспечение

Совместная работа над документами. Google Drive — основная программа для обмена записями с коллегами, но для удаленной работы она полезна вдвойне. Благодаря тому, что вы можете редактировать документ на экране в режиме реального времени, трудиться на расстоянии над проектом плана или отчета становится столь же просто, как сидеть вместе над бумажной версией. На самом деле даже проще, поскольку к концу встречи в Google Drive будут зафиксированы все ваши изменения на каждом этапе. А еще вы можете использовать это приложение или Dropbox для распространения файлов и документов, размер которых не позволяет послать их по электронной почте.

Обмен записями. Чтобы все мои записи и ссылки из интернета хранились в одном месте, я использую цифровой блокнот Evernote. Это прекрасный инструмент для удаленных сотрудников, поскольку он синхронизирует мои заметки сразу на всех устройствах (то есть у меня есть доступ к любой из них независимо от того, какой компьютер я в данный момент использую, а если сейчас у меня с собой вообще нет ноутбука, я могу пользоваться ими с телефона или планшетника). Evernote также играет роль папки с записями, которую я передаю своим коллегам: предоставив человеку доступ к своим заметкам в программе, я с легкостью могу поделиться наработками прямо в процессе своей деятельности.

Функции ежедневника. Если вам нужно не изредка, а регулярно назначать встречи и телефонные звонки, включите в ежедневник «приемные часы», куда другие люди смогут себя «вписать». Для этого можно использовать сетку Google Calendar или такую программу, как Calendly. Поместите эти отрезки времени в конкретный период дня или недели, а те часы, когда вы особенно продуктивны (какими бы они ни были), выделите для деятельности, не допускающей отвлечений, характерных для работы в офисе.

Демонстрация экрана. Даже если вы не должны звонить клиентам, показать свой экран — зачастую самый эффективный способ донести до собеседника суть того, о чем вы говорите. Лично мне наиболее надежным кажется приложение join.me, причем его базовая версия бесплатна. А если вам и в самом деле нужно говорить с клиентами и проводить презентации, заведите профили в нескольких службах на случай, если у кого-либо из ваших собеседников нет возможности работать с вашим любимым приложением.

Обмен сообщениями. Мгновенные сообщения помогают с комфортом общаться при совместной работе. И при этом вас не отвлечет телефонный звонок или внезапно появившийся возле вашего стола коллега в тот самый момент, когда вам обязательно нужно закончить проект в срок. Используйте чат, чтобы быстро получить ответ на короткий вопрос, а также для небольшой дозы общения, компенсирующего некоторую изоляцию удаленного сотрудника. Разумно использовать то же приложение для обмена сообщениями, что и львиная доля ваших коллег или клиентов. При этом важно, чтобы чат был связан со SMS-службой в вашем телефоне, чтобы вы могли читать любые сообщения и отвечать на них с любого устройства.

Социальные сети. Даже если вы никогда не были поклонником Facebook* или Twitter, удаленная работа — важная причина присоединиться к одной или нескольким соцсетям. Таким образом вы сможете получить хотя бы долю общения и приятных встреч, случающихся в офисе. Пятиминутный перерыв на Twitter позволит вам прощупать почву для новой идеи или узнать полезные новости вашей отрасли, которые вы в противном случае бы пропустили. Выберите одну соцсеть, которая станет вашей виртуальной кофемашиной, и заходите в нее хотя бы несколько раз в день, чтобы не быть отрезанным от мира.

«Железо»

Все эти облачные сервисы для совместной работы над проектами не принесут вам пользы, если у вас нет выхода в интернет... или разрядилась батарейка. Вот что должно быть у вас под рукой, чтобы никогда не остаться без доступа к рабочим инструментам.

Ваш собственный хот-спот. Вы не можете зависеть от превратностей, которые могут постигнуть Wi-Fi в кофейне, поэтому обеспечьте себе доступ в интернет, который действует в любое время и в любом месте. Это может быть хот-спот в телефоне в качестве запасного варианта или USB-модем для ноутбука от вашего мобильного оператора.

* деятельность на территории РФ запрещена