Приемы продуманного завершения собрания

Руководители часто жалуются на бесплодность собраний с участием огромного количества подчиненных: «Мы бесконечно обсуждаем одни и те же проблемы, но результатов нет как нет». А происходит это потому, что многие управленцы не овладели существенным навыком — правильно заканчивать собрание. Верная концовка усиливает эффект от проведенного мероприятия и в конечном счете дает желаемый результат.

Собрания по сути дела сводятся к цепочке бесед и дают возможность выяснить какие-то проблемы, задать верное направление, сосредоточиться на главном и двинуться к намеченной цели. Чтобы этого добиться, собрание нужно активно планировать. Казалось бы, тут все просто, однако немногие руководители применяют эти очевидные правила на практике:

• Планируйте каждый разговор, чтобы все члены коллектива знали, какой вклад от всех ожидается и какова общая цель.
• Жестко направляйте обсуждение, чтобы каждый мог принять в нем участие, но в целом разговор не отклонялся от сути.
• Подводите итоги, добиваясь согласования, ясности по ближайшим планам и единого понимания цели и ценностей.

За 35 лет работы корпоративным коучем я убедился, что чаще всего недостает именно этого звена: правильного завершения собрания. Без такой концовки что-то остается недосказанным, какие-то проблемы так и не обозначены, обязательства не распределены или не приняты. Любой пункт повестки следует считать невыполненным, пока вы не завершите его точно и продуманно.

Читайте материал по теме: 5 приемов для грамотного руководства командой

Недавно я работал с ректором, который просил меня помочь с тренингом по лидерству. Когда я спросил его, почему понадобилось подобное мероприятие, он ответил, что группа сотрудников хочет возродить школу журналистики — отделение, закрывшееся много лет назад из-за сокращения бюджета. На первом собрании ректор обещал поддержать эту затею.

Но прошло два года, инициативная группа бесконечно собиралась, что-то обсуждала, а прогресса все не было. Президент искал проблему в недостатке лидерства, но я видел эту ситуацию совсем иначе. Я сказал ему: «У вас до сих пор нет школы журналистики, потому что вы неправильно завершили первое собрание и не провели дальнейшую работу. Если бы вы подвели итоги первой встречи и затем регулярно, раз в две недели, созывали инициативную группу, вы бы давно добились желаемого». На самом деле все очень просто.

Для правильного завершения каждого пункта нужно выполнить 5 основных задач:

Убедиться, что тема исчерпана: при поспешном переходе к следующей теме участники либо вернутся к прерванному разговору потом, либо так и разойдутся, не достигнув понимания и согласованности. Нужно задать вопрос: «Кто-нибудь еще хочет выступить или задать дополнительный вопрос, прежде чем мы закончим с этим пунктом?». Если бы ректор задал этот вопрос на первом собрании и терпеливо выслушал встречные вопросы и мнения, то все проблемы тогда бы и выяснились и их можно было бы устранить.