Как главы компаний управляют временем

Говоря «генеральный директор», мы представляем себе образец лидера. Но много ли мы знаем об этой уникальной роли? Обладая высшей властью в компании, ее глава сталкивается с задачами и ограничениями, о которых мало кто догадывается.

Управлять глобальной компанией крайне сложно. Объем работы огромен: нужно решать проблемы подразделений на разных уровнях организации, а также внешние вопросы; общаться с акционерами, клиентами, сотрудниками, советом директоров, СМИ, госорганами, местными организациями… И именно гендиректор выступает лицом компании — внутри нее и за ее стенами, в хорошие и в плохие времена.

Конечно, у директора много помощников и ресурсов. Но одного ресурса — времени — ему всегда не хватает. Глава компании никогда не успевает сделать все, что должен. Однако именно он отвечает за всю работу организации.

От того, как гендиректор распределяет свое время и в каких мероприятиях участвует лично, зависит не только его собственная продуктивность, но и показатели компании. Поведение руководителя влияет на направление работы и приоритеты сотрудников, и оно же определяет отношение к нему. Тот, кто общается с коллегами слишком мало, рискует прослыть закрытым и отрезанным от коллектива; тот, кто проводит среди них слишком много времени, — мелочным и душащим инициативу. По сути, распорядок дня главы компании (и любого лидера) отражает его стиль управления и посылает четкий сигнал всему коллективу.

До недавних пор пониманию того, как лидеры планируют время и выжимают из него максимум, мешало отсутствие систематизированных данных о том, чем конкретно они занимаются. Исследователи ограничивались несколькими лидерами (например, Генри Минцберг в 1973 году тщательно изучил поведение пяти гендиректоров в течение одной рабочей недели) или коротким периодом (в 2017 году наша коллега по Гарвардской школе бизнеса Рафаэлла Садун в течение недели ежедневно обзванивала 1114 глав компаний из шести стран).

Наше исследование, начатое еще в 2006 году, — первый опыт глубокого и всестороннего анализа того, как руководители крупных организаций распределяют свое время на протяжении долгого периода. К настоящему времени мы проследили распорядок дня 27 лидеров компаний (двух женщин и 25 мужчин) на протяжении трех месяцев. Их фирмы (преимущественно публичные) демонстрировали среднегодовой доход $13,1 млрд. Все эти руководители — слушатели программы New CEO Workshop, которую Гарвардская школа бизнеса проводит для новых глав крупных компаний. На данный момент ее прошли чуть более 300 гендиректоров.

В рамках исследования ассистенты руководителей фиксировали их занятия каждые 15 минут 24 часа в сутки 7 дней в неделю, регулярно сверяя записи с начальником. Полученные данные показали, где, как и с кем глава компании проводил время и над чем именно работал. Круглосуточное наблюдение помогло выяснить, чем еще занимаются лидеры и как они сочетают работу и личную жизнь. В общей сложности мы собрали и изучили данные о почти 60 тыс. часов жизни гендиректоров.

Затем мы рассказывали каждому участнику исследования о том, что нам удалось выяснить, и сравнивали их показатели с обезличенными данными по выборке. Во время этих бесед главы компаний говорили о проблемах с тайм-менеджментом, об ошибках и уроках. Накопленной информацией мы делились с новыми слушателями New CEO Workshop. Лидеры постоянно отмечали, что управление временем — одна из сложнейших задач в их работе. Высказанные ими наблюдения, заданные вопросы и предложенные подходы обогатили наше понимание проблемы.

В этой статье мы сделаем три вещи.

Во-первых, проведем описательный анализ собранных данных. Сколько времени гендиректор уделяет работе и сколько — личным делам? Какую часть дня он проводит на встречах и какую — в уединении? Предпочитает ли он электронную коммуникацию — или выбирает личное общение? С кем он больше общается — с клиентами или с инвесторами, внутри компании или за ее стенами? Мы ответим на эти и другие вопросы.

Во-вторых, предложим руководителям способы эффективно управлять своим временем с учетом множества их обязанностей. Мы с удивлением обнаружили, что лидеры распределяют время очень по-разному (см. врезку «Если не усреднять»). Отчасти различия связаны со спецификой фирм и управленческих практик. Однако многие решения, например об участии в корпоративных мероприятиях с минимальной отдачей, отражают культуру компании и личные привычки лидера. В процессе обсуждения все участники признали, что во многих важных сферах они могли бы лучше распределять время. Эти беседы и дальнейший разбор данных на семинарах с сотнями других лидеров убедили нас, что в плане тайм-менеджмента любому руководителю есть куда расти.

ЕСЛИ НЕ УСРЕДНЯТЬ

Сильно ли разнятся подходы к работе у разных гендиректоров? Мы расположили виды занятий по порядку: от тех, где почти все руководители вели себя похоже, до тех, где разница была огромной.

В-третьих, мы расскажем, чтó все эти данные говорят о роли гендиректора в компании. Глава фирмы должен одновременно управлять множеством векторов влияния, каждый из которых по-своему двойственен. Такой широкий взгляд на должность важен для достижения успеха и позволяет понять, как лучше управлять временем.

Мы изучали поведение глав крупных компаний, но наши выводы будут полезны любому лидеру, желающему эффективно использовать свое время.