Как главы компаний управляют временем

Говоря «генеральный директор», мы представляем себе образец лидера. Но много ли мы знаем об этой уникальной роли? Обладая высшей властью в компании, ее глава сталкивается с задачами и ограничениями, о которых мало кто догадывается.

Управлять глобальной компанией крайне сложно. Объем работы огромен: нужно решать проблемы подразделений на разных уровнях организации, а также внешние вопросы; общаться с акционерами, клиентами, сотрудниками, советом директоров, СМИ, госорганами, местными организациями… И именно гендиректор выступает лицом компании — внутри нее и за ее стенами, в хорошие и в плохие времена.

Конечно, у директора много помощников и ресурсов. Но одного ресурса — времени — ему всегда не хватает. Глава компании никогда не успевает сделать все, что должен. Однако именно он отвечает за всю работу организации.

От того, как гендиректор распределяет свое время и в каких мероприятиях участвует лично, зависит не только его собственная продуктивность, но и показатели компании. Поведение руководителя влияет на направление работы и приоритеты сотрудников, и оно же определяет отношение к нему. Тот, кто общается с коллегами слишком мало, рискует прослыть закрытым и отрезанным от коллектива; тот, кто проводит среди них слишком много времени, — мелочным и душащим инициативу. По сути, распорядок дня главы компании (и любого лидера) отражает его стиль управления и посылает четкий сигнал всему коллективу.

До недавних пор пониманию того, как лидеры планируют время и выжимают из него максимум, мешало отсутствие систематизированных данных о том, чем конкретно они занимаются. Исследователи ограничивались несколькими лидерами (например, Генри Минцберг в 1973 году тщательно изучил поведение пяти гендиректоров в течение одной рабочей недели) или коротким периодом (в 2017 году наша коллега по Гарвардской школе бизнеса Рафаэлла Садун в течение недели ежедневно обзванивала 1114 глав компаний из шести стран).

Наше исследование, начатое еще в 2006 году, — первый опыт глубокого и всестороннего анализа того, как руководители крупных организаций распределяют свое время на протяжении долгого периода. К настоящему времени мы проследили распорядок дня 27 лидеров компаний (двух женщин и 25 мужчин) на протяжении трех месяцев. Их фирмы (преимущественно публичные) демонстрировали среднегодовой доход $13,1 млрд. Все эти руководители — слушатели программы New CEO Workshop, которую Гарвардская школа бизнеса проводит для новых глав крупных компаний. На данный момент ее прошли чуть более 300 гендиректоров.

В рамках исследования ассистенты руководителей фиксировали их занятия каждые 15 минут 24 часа в сутки 7 дней в неделю, регулярно сверяя записи с начальником. Полученные данные показали, где, как и с кем глава компании проводил время и над чем именно работал. Круглосуточное наблюдение помогло выяснить, чем еще занимаются лидеры и как они сочетают работу и личную жизнь. В общей сложности мы собрали и изучили данные о почти 60 тыс. часов жизни гендиректоров.

Затем мы рассказывали каждому участнику исследования о том, что нам удалось выяснить, и сравнивали их показатели с обезличенными данными по выборке. Во время этих бесед главы компаний говорили о проблемах с тайм-менеджментом, об ошибках и уроках. Накопленной информацией мы делились с новыми слушателями New CEO Workshop. Лидеры постоянно отмечали, что управление временем — одна из сложнейших задач в их работе. Высказанные ими наблюдения, заданные вопросы и предложенные подходы обогатили наше понимание проблемы.

В этой статье мы сделаем три вещи.

Во-первых, проведем описательный анализ собранных данных. Сколько времени гендиректор уделяет работе и сколько — личным делам? Какую часть дня он проводит на встречах и какую — в уединении? Предпочитает ли он электронную коммуникацию — или выбирает личное общение? С кем он больше общается — с клиентами или с инвесторами, внутри компании или за ее стенами? Мы ответим на эти и другие вопросы.

Во-вторых, предложим руководителям способы эффективно управлять своим временем с учетом множества их обязанностей. Мы с удивлением обнаружили, что лидеры распределяют время очень по-разному (см. врезку «Если не усреднять»). Отчасти различия связаны со спецификой фирм и управленческих практик. Однако многие решения, например об участии в корпоративных мероприятиях с минимальной отдачей, отражают культуру компании и личные привычки лидера. В процессе обсуждения все участники признали, что во многих важных сферах они могли бы лучше распределять время. Эти беседы и дальнейший разбор данных на семинарах с сотнями других лидеров убедили нас, что в плане тайм-менеджмента любому руководителю есть куда расти.

ЕСЛИ НЕ УСРЕДНЯТЬ

Сильно ли разнятся подходы к работе у разных гендиректоров? Мы расположили виды занятий по порядку: от тех, где почти все руководители вели себя похоже, до тех, где разница была огромной.

В-третьих, мы расскажем, чтó все эти данные говорят о роли гендиректора в компании. Глава фирмы должен одновременно управлять множеством векторов влияния, каждый из которых по-своему двойственен. Такой широкий взгляд на должность важен для достижения успеха и позволяет понять, как лучше управлять временем.

Мы изучали поведение глав крупных компаний, но наши выводы будут полезны любому лидеру, желающему эффективно использовать свое время.

советуем прочитать

Выдающихся лидеров отличает любопытство

Билл Тейлор

Почему вам снова пора учиться

Келли Палмер,  Марк Зао-Сандерс

В ожидании хакеров: как бизнес должен готовиться к киберугрозам

Альгирде Пипикайте,  Марк Баррачин

Быть Стивом Джобсом

Елена Евграфова