Как учиться, не отвлекаясь от работы | Большие Идеи

・ Профессиональный и личностный рост
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Как учиться, не отвлекаясь
от работы

12 советов для тех, кто не может найти время на учебу

Авторы: Джош Берсин , Марк Зао-Сандерс

Как учиться, не отвлекаясь от работы
DANIEL GRIZELJ/GETTY IMAGES

читайте также

В поисках новой искренности

Умаров Михаил

Что экономисты привнесли в бизнес-стратегию

Роберт Литен

Технологический прорыв: сценарий для России

Настас Томас

Что делать, если ваша карьера вас больше не устраивает

Лаура Гасснер Оттинг

По мере того как автоматизация, искусственный интеллект и новые модели работы меняют устройство делового мира, непрерывное обучение стало восприниматься как экономический императив. 80% CEO считают потребность в новых навыках главным вызовом для бизнеса. Как показывают исследования, для сотрудников наличие возможности для развития стало вторым по важности фактором, влияющим на удовлетворенность от работы (после характера этой работы). На самом фундаментальном уровне люди — неотенический вид, которому свойственно учиться в течение всей жизни. Поэтому не удивительно, что на работе мы постоянно ищем способы совершенствоваться. Установка на развитие опирается именно на эту человеческую потребность. И если рекрутинг — игра с высокими ставками, в которой есть только один победитель (если компания А получает «звездного» сотрудника, то компания В его не получает), обучение — это прилив, который поднимает все лодки.

Однако срочность рабочих задач неизменно берет верх над роскошью обучения. В исследовании, которое мы недавно провели совместно с LinkedIn, обнаружилось, что работники тратят треть рабочего времени на электронную почту, не имеющую отношения к их работе. Традиционные корпоративные учебные порталы (системы управления обучением) используются редко (за исключением обязательных программ повышения квалификации), и на них сложно что-либо найти. Таким образом, обучение попадает в квадрант «важные, но не срочные дела» матрицы Эйзенхауэра. В среднем работники умственного труда тратят на образование всего пять минут в день.

Возникает вопрос: как сделать обучение эффективной частью повседневного трудового процесса? Мы считаем, что для этого необходима новая парадигма, которую я (Джош) называю «обучением в процессе работы».

Что такое процесс работы?

Конечно, у каждого — свой подход к работе, но у работников умственного труда есть много общего: их около 780 млн человек, они проводят у компьютера 6,5 часов в день. В частности, они тратят 28% времени на электронную почту, 19% — на сбор информации (поиск данных) и 14% — на внутренние коммуникации (формальные и неформальные). Эти три вида деятельности вместе составляют 61% от всего рабочего времени для этой обширной группы людей.

В том, что работники умственного труда тратят так много времени на поглощение и распространение информации, нет ничего удивительного. Поиск данных, фактов, информации и идей, а затем обмен ими с другими является повседневной деятельностью для большинства из нас. 38% информации, которой люди делятся онлайн, — образовательный или информационный контент.

Обучение в процессе работы — новая идея, согласно которой образование должно вписываться в наш рабочий день (и жизнь) и согласовываться с профессиональными задачами. Больше не нужно думать о корпоративном обучении как о цели, теперь оно само приходит в нашу жизнь. С помощью дизайн-мышления и передовых технологий мы можем создавать решения, которые сделают обучение практически незаметным. Можно сказать, что Google и YouTube — первые платформы «обучения в процессе», которые мы сегодня воспринимаем как должное.

Как можно использовать процесс работы для обучения? Сначала взглянем на данный вопрос с точки зрения отдельных работников (снизу вверх), а затем с точки зрения руководства (сверху вниз).

Обучение снизу вверх

Что может сделать человек, тянущийся к знаниям, чтобы учиться в процессе работы? Вот несколько практических мер, которые вы можете осуществить уже сегодня:

Практикуйте метапознание и осознанность. Выполняйте свою повседневную работу осознанно. Это дает множество преимуществ, одним из которых является повышенная способность учиться и развиваться. Например, не просто сидите на переговорах со специалистом по закупкам, а обращайте внимание на его тактику и приемы общения. Спрашивайте менеджеров по продукту о свойствах производимой продукции, специалистов по продажам — о трендах в отрасли, просите коллег предоставить обратную связь о ваших навыках проведения презентаций. Получая ответы на эти вопросы, вы учитесь, а большинство коллег с удовольствием поделятся с вами знаниями.

Ведите список тем, которые хотите изучить. Каждый день вы сталкиваетесь с большим количеством возможностей для обучения, а, используя метапознание, станете замечать их еще чаще. Однако вы нередко упускаете эти возможности, потому что заняты чем-то другим. Это можно исправить. Ведите список понятий, мыслей, методов и терминов, которые хотите изучить, делайте закладки в браузере и добавляйте их в этот список. Вы сможете вернуться к ним позже, когда у вас будет несколько свободных минут. Я (Джош) постоянно добавляю в закладки то, что хочу изучить, и как только выпадает свободная минута (часто в конце дня, когда я устал), я читаю статьи, изучаю презентации, пытаюсь разобраться в чем-то, что всегда хотел делать лучше. Это ценный личный опыт, для которого любой может найти время (например, по дороге на работу).

Используйте в работе технологические подсказки. Инструменты вроде встроенной в Google Docs функции Explore могут помочь искать информацию по интересующей вас теме, форматировать текст или анализировать данные. Такие помощники стали значительно лучше со времен печально известной анимированной скрепки по имени Скрепыш из Microsoft Office. Но вы должны быть открыты таким рекомендациям, чтобы с их помощью научиться чему-то новому. А поскольку решения вроде Microsoft Teams и Slack становятся все популярнее, вскоре появится множество новых подобных инструментов.

Вносите в свой рабочий график время для обучения. Дайте коллегам понять, как важно для вас учиться. Договоритесь с начальником о разумном времени, которое вы будетие уделять образованию в течение недели (например, час). Выделите время и придерживайтесь графика.

Подпишитесь на несколько полезных информационных рассылок. Выбирайте их тщательно, чтобы они соответствовали вашей должности, отрасли и интересам. У вас должно остаться не так много высококачественных рассылок, которые полностью соответствуют вашим критериям. От остальных отпишитесь.

Делитесь образовательным контентом с коллегами. В разных компаниях работа и общение происходит в разных местах, но чаще всего мы слышим, что люди пользуются SharePoint, Slack и Teams. Если у вашей компании нет канала, предназначенного для обмена и обсуждения образовательного контента, создайте его. Делясь с коллегами чем-то новым и интересным, не отправляйте только ссылку. Помогите людям понять, почему вы этим делитесь, и почему это имеет значение. Еще важнее указать, кому это предназначено: отметьте коллег, которым действительно будет полезна эта ссылка. Так вы не только поможете другим и принесете пользу своей компании, но и ускорите собственное обучение.

Обучение сверху вниз

Если спросить руководителей HR-отделов, как они планируют улучшать навыки персонала, почти две трети ответят, что просто пригласят специалистов с необходимыми знаниями и умениями. Это дорого: один из наших клиентов обнаружил, что обучение техническим навыкам собственных специалистов обходится в шесть раз дешевле, чем найм новых.

Как корпорациям лучше использовать рабочий процесс для улучшения навыков сотрудников? Конечно, многие особенности крупных компаний препятствуют обучению, но другие их особенности можно использовать для ускорения профессионального развития персонала. Этот раздел особенно важен для бизнес-лидеров, желающих изменить системы, процессы и культуру с целью расширения возможностей своих сотрудников.

Убедитесь, что корпоративные системы знаний содержат точные данные и просты в обращении. Ваши сотрудники постоянно ищут информацию и чаще всего делают это в Google или YouTube. Смиритесь с этим, но также потратьте время на то, чтобы сделать ваши информационные системы более быстрыми и полезными. Если на вашем старом сайте данные организованы из рук вон плохо, компания теряет из-за него деньги. Создать же удобный корпоративный портал сегодня проще, чем когда-либо. Результаты поиска должны быть полезными (звучит легко, но встречается это довольно редко), а для этого в контенте должны быть проставлены тэги, и за его качеством необходимо следить. Предложите IT-отделу совместный проект по улучшению и очистке информации, и вы удивитесь, как быстро она снова станет полезной.

Делитесь контентом внутри компании. Сегодня с помощью технологий можно использовать образовательные моменты, которые возникают естественно, распространив их преимущества на всю организацию. Например, статью о то, как вести переговоры по поводу сложных коммерческих контрактов, которой один менеджер по работе с клиентами поделился с другим, можно отследить с помощью алгоритма, проставить специальные метки и передать более широкому кругу специалистов по продажам.

Используйте API, чтобы распространять образовательный контент. Интегрировать обучение в рабочий процесс никогда не было легче благодаря повсеместному распространению API (интерфейс прикладного программированияприм. ред.). Большая часть программ сегодня разрабатывается с учетом возможности взаимодействия с другим ПО, которое часто обеспечивается с помощью API. Slack, Teams, Atlassian и многие другие платформы имеют открытые API. Это значит, что необходимый образовательный контент можно вводить в рабочие процессы сотрудников с помощью таких технологий, как Zapier, IFTTT и других ориентированных на обучение способов использования API.

Выделите в вашем корпоративном ПО для коммуникаций канал, посвященный обучению. Создайте специальное онлайн-пространство для обучения и продвигайте его среди сотрудников, приглашая руководителей и бизнес лидеров делиться полезным контентом и идеями. Мотивируйте наиболее активных и влиятельных пользователей публиковать и продвигать новый контент. Если информация будет исходить от руководства, мысль о том, что образование — необходимый ресурс, распространится по всей организации.

Рассмотрите возможность использования чат-бота. Добавление виртуального собеседника к основному корпоративному ПО — простой и эффективный способ объединить обучение с работой. Чем умнее чат-бот, то есть чем больше его подсказки и предложения соответствуют тому, что обсуждают сотрудники, тем полезнее и ненавязчивее его присутствие.

Отправляйте учебные материалы по электронной почте. Электронная почта остается важным элементом повседневной жизни работников умственного труда и одним из наиболее распространенных способов общения. Возможно, этот вариант выглядит не очень привлекательно, но умеренное использование персонализированных электронных писем может оказаться наиболее эффективным способом внедрить обучение в рабочий процесс ваших сотрудников. 94% руководителей высшего звена получают новости по электронной почте — больше, чем в любом другом формате. Почему бы не использовать ее и для обучения? С ужесточением требований, связанных с конфиденциальностью данных, таких как Общий регламент по защите данных (GDPR), в почтовых ящиках станет свободнее, и персонализированные письма станут более ценными.

Что думают руководители отделов обучения персонала

Концепция обучения в процессе работы находит отклик у директоров по обучению и развитию персонала во всем мире. Индустрия корпоративного обучения, оцениваемая в $360 млрд, обычно находится в тени более «гламурных» аспектов ведения бизнеса, в значительной степени потому, что положительный эффект от конкретных программ обучения трудно доказать (хотя преимущества обучения в целом для отдельных людей и всего общества не вызывают сомнения). Но ситуация может измениться по мере того, как компании начинают более серьезно относиться к вовлеченности сотрудников и их благосостоянию. Вот мнения трех ведущих специалистов в области корпоративного обучения.

Энн Шульте, руководитель отдела обучения персонала в компании Procter & Gamble (P&G), объясняет, почему в 2019 году обучение приобретает особую важность, и как стратегия компания это отражает: «В P&G мы считаем, что тот, кто учится быстрее, побеждает. На неустойчивых и меняющихся рынках эксперименты, быстрая обратная связь и способность адаптироваться необходимы для успешной конкурентной борьбы — и все это требует обучения. Чтобы помочь нашим сотрудникам учиться быстрее, мы радикально меняем способы управления обучением и развитием. Мы уделяем большее внимание непосредственному контексту бизнеса и индивидуальным потребностям каждого работника, обеспечиваем легкий доступ к информации, средствам поддержки и повышения производительности и тщательно отобранным образовательным решениям, которые соответствуют потребностям персонала и могут напрямую применяться в работе».

Хелен Смит, руководитель отдела цифрового обучения в компании Sainsbury’s, подчеркивает важность дизайн-мышления при принятии решений в области корпоративного обучения: «Очень часто возможности для обучения и образовательные технологии создаются с оглядкой на то, что считают полезным ответственные за это команды, или на возможности организации и без учета того, что действительно позволит людям по-другому и лучше справляться со своей работой. Чтобы преодолеть это, важно, чтобы специалисты в области обучения тратили больше времени на понимание практических реалий повседневной работы сотрудников и делали так, чтобы образовательные продукты и услуги соответствовали этим реалиям».

Элизабетта Галли, директор по развитию и управлению талантами в компании Banco Santander, считает, что, разрабатывая образовательные решения, корпорациям следует искать вдохновение в потребительском ПО: «Сотрудники пользуются в свободное время социальными сетями и поиском, чтобы в любой момент удовлетворить свое любопытство. На работе должно быть также. Мы должны создавать корпоративные решения для обучения, не уступающие потребительским продуктам. Наша цель —создать экосистему обучения в процессе работы и стать самообучающейся организацией, чей персонал повышает свою квалификацию в режиме реального времени».

Обучение в процессе работы — один из наиболее мощных рычагов, имеющихся в распоряжении руководителей сегодня. Любая организация может извлечь пользу из этой новой парадигмы. Это новая волна инноваций, появление которой мы ждем уже давно. Убедитесь, что вы и ваша компания находитесь на гребне этой волны.

Об авторах

Джош Берсин (Josh Bersin) — основатель и руководитель Bersin by Deloitte, исследователь, оратор, автор статей про управление кадрами, рекрутинг, лидерство и технологии.

Марк Зао-Сандерс (Marc Zao-Sanders) — CEO и сооснователь образовательной технологической компании Filtered, использующей ИИ для повышения производительности путем развития навыков и обучения.