Четыре совета для эффективного сотрудничества
на удаленке

Правильно выстроенная совместная работа в команде — мощная сила, способная сплотить группу людей вокруг реализации общей цели наиболее эффективным образом. Но даже в лучшем виде сотрудничество умных, способных и опытных членов команд может быть проблематичным. Проекты, где оно осуществляется неправильно, могут казаться напрасной тратой времени, когда люди больше говорят о работе, чем работают.

Особенно тяжело дается совместная работа сейчас, во время пандемии. Органичное сотрудничество почти невозможно, когда вы работаете удаленно. Поделиться новостями о последних проектах и новых интересных экспериментах — или сложностях, с которыми вы столкнулись при их выполнении, — легко, если вы столкнулись в коридоре, но при удаленной работе таких возможностей не будет, если вы не будете создавать их намеренно. Совместная работа не будет эффективной, когда вы пишете об инициативах бессистемно и нерегулярно и не имеете структурированного подхода к ответам на важные вопросы, не координируете работу членов команды и не ведете их к главной цели. Чтобы выстроить дистанционное взаимодействие, вы и члены вашей команды должны иметь четкое стратегическое представление о том, как вы будете сотрудничать.

Логистика не единственное препятствие, с которым сталкиваются члены команды. Вопрос времени также вызывает беспокойство. Многим приходится нести дополнительную нагрузку из-за сложностей, связанных с COVID-19, и приостановкой приема на работу; рабочий график получается более плотным, чем когда-либо, и приходится совмещать работу из дома с уходом за детьми и их дистанционным обучением. Как собрать членов команды вместе, чтобы они посвятили свое время и внимание вашему проекту?

Работая консультантом по вопросам управления временем, я знаю, что для максимальной эффективности на работе нужно думать, как потратить каждую бесценную минуту. Вот как можно правильно выстроить командную работу даже в сложных условиях пандемии и удаленки.

Используйте регулярные совещания

Если вам нужно провести мозговой штурм, сформулировать концепцию, скоординировать роли или обсудить другие творческие и стратегические вопросы, совещание может быть наиболее эффективным решением. У вас может возникнуть соблазн раз за разом вносить в календарь новые мероприятия, но, когда есть такая возможность, старайтесь включать возникающие вопросы в уже запланированные встречи, чтобы еще больше не переполнять и без того перегруженный график сотрудников. Например, можно решить раз в месяц посвящать регулярное совещание стратегическим, а не тактическим вопросам. Заранее составьте повестку и назначьте координатора, который будет следить, чтобы команда не отвлекалась и принимала решения. Также попросите кого-нибудь вести запись и направьте протокол всем заинтересованным лицам, чтобы не тратить драгоценное время на те же вопросы еще раз.

Работайте с документами в режиме совместного доступа

Если вам нужна обратная связь по материалам и необязательно в синхронном режиме, создайте документ в общем доступе с помощью Google Docs, Teams, Slack или любого другого сервиса для обмена файлами, одобренного в вашей организации.

Используя этот метод, не забудьте установить дедлайн для получения комментариев, включить отслеживание изменений и четко изложить, что вам нужно от рецензентов. Все должно быть очевидно: если коллега будет работать с документом, после того как уложит детей спать (когда уже невозможно связаться с членами команды), ему не понадобится никаких разъяснений.

Работайте «бок о бок»

Если вы вернулись в офис — или не покидали его — вы можете работать «бок о бок» в привычном порядке. Но у некоторых из моих клиентов на удаленке я наблюдаю подобный подход и в виртуальном режиме. Созванивайтесь с коллегой по видеосвязи и работайте над конкретным проектом одновременно. Так вы сможете легко остановиться и задать вопрос или попросить об обратной связи, если застрянете. Поскольку человек «рядом» и работает над аналогичной задачей, сотрудничество может продвигаться более гладко. Такая стратегия также эффективна, если вы чувствуете, что не можете взяться за какой-то сложный вопрос. Позитивное давление со стороны коллеги, находящегося рядом и ожидающего, что в данный момент вы занимаетесь определенной задачей, может оказаться хорошим стимулом преодолеть свое нежелание.

Заставьте мессенджеры работать на себя

Инструменты для сотрудничества и общения вроде Slack, Teams и Flock невероятно популярны и часто считаются «ключевыми» для совместной работы, однако убедитесь, что они работают на вас, а не вы на них. Решите, насколько часто и как долго вы будете общаться по соответствующим каналам. Некоторым из моих клиентов достаточно всего 10 минут в день, чтобы просмотреть нужные сообщения. Другие предпочитают заходить в мессенджер несколько раз в день или держать его открытым все время за исключением моментов, когда им нужно особенно сосредоточиться. Если вы обнаружите, что не можете с легкостью решить проблему в чате, перезвоните. Это позволит вам лучше контролировать время, и вся команда лучше поймет вас, если вы выскажете свои мысли вслух.

Смысл совместной работы в команде не в том, чтобы постоянно быть на связи, а в том, чтобы все понимали общие цели и наиболее эффективным образом двигались к их осуществлению. Даже когда у вас очень большой объем работы, можно эффективно сотрудничать на расстоянии, если вы делаете это сознательно и уделяете сотрудничеству достаточно внимания.

Об авторе

Элизабет Грейс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders) — консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Speaking, автор книг «How to Invest Your Time Like Money» и «Divine Time Management».