Как не стать жертвой
бессистемного тайм-менеджмента

Список дел — незаменимый инструмент, если вам нужно с умом организовать свое время. Однако, если пользоваться им бессистемно, вы рискуете стать его заложником. Чтобы список действительно помогал вам эффективно планировать распорядок, нужно прежде всего определиться, в чем будет заключаться его предназначение. Большинству из нас не удается это сделать, и наши списки оказываются забиты неотложными делами, которые нужно немедленно выполнить (отправить клиенту правки по слайдам), важными задачами, о которых мы боимся забыть, поскольку по ним не предусмотрено специфических временных ограничений (забронировать тур) и повседневными мелочами, которые мы вносим в список, поскольку нам приятно сразу что-то вычеркнуть (заказать побольше ручек — сделано!). День за днем мы вычеркиваем мелочи, выполняем неотложные задачи (что, скорее всего, мы бы сделали и без списка) и откладываем в долгий ящик все остальное.

Чтобы решить эту проблему, я пользуюсь тремя списками дел и веду календарь. У каждого элемента из этого набора есть своя определенная задача. Так, в список №1 вносятся важные, но не срочные проекты. В Список №2 попадают дела, с которыми нужно справиться до конца дня. Если я не могу заняться какой-то задачей сразу после ее появления, я занесу ее в список, зная, что покину офис только после того, как вычеркну последний пункт. Третий список предназначен для «не-дел»: он напоминает мне о вещах, в отношении которых я сознательно решила, что они не стоят моего времени. Я выписываю их в отдельный список, чтобы они не просочились обратно в основные.

Я веду календарь, чтобы выделять время на важные задачи из моего графика. Например, вместо того, чтобы внести в список дел пункт типа «написать речь», я заношу его в календарь, параллельно выделяя необходимое количество времени на подготовку. Я делаю это сразу же, как только отмечаю дату выступления. Тогда не возникнет ситуации, при которой за день до презентации я замечу: «Боже, завтра мне надо выступать с речью!» Если правильно отметить это событие в календаре, можно сразу увидеть, будет ли у меня время на написание этой речи, и в случае, если такового не окажется, заранее это осознать и (с сожалением) отказаться от предложения. Выделение времени на подготовку стало одним из постоянных пунктов в моем календаре.

Определите — и распланируйте — ваши приоритеты

Время — невозобновляемый ресурс, но люди редко относятся к нему так же скрупулезно, как к своим финансам. Необходимо руководствоваться стратегическим подходом в определении и анализе того, на что вы тратите время. Это позволит вам быть уверенными в реализации поставленных задач.

Что из ваших дел достаточно важно и достойно того, чтобы попасть в ваш список в первую очередь? Потратьте время на разработку четкой миссии — вашей личной цели — и понимания того, какие из ваших дел приведут вас к успеху.

Для начала, посмотрите, какие пункты уже есть в вашем списке дел. Спросите себя, как каждый из них способствует (или не способствует) выполнению ваших целей, вашей концепции успеха. Действительно ли необходимо тратить время на выполнение этой задачи? И если да, должны ли именно вы непременно выполнить ее? Если вы отрицательно ответите хотя бы на один из поставленных вопросов, эти пункты можно вычеркнуть или передать кому-то другому и убрать из своего списка.

Затем заведите ваш список «не-дел». Как только вы осознаете, что у вас больше задач, чем времени на их выполнение, список «не-дел» покажется вам спасительной идеей. Это понимание заставляет вас признать, что есть пункты с более низким приоритетом, с которыми вы, вероятно, никогда не разделаетесь. Избавьтесь от них: внесите такие задачи в список «не-дел» и постарайтесь навсегда о них забыть. Таким образом, вам не придется тратить бесценное время на постоянные раздумья о том, смогли ли бы вы выкроить на них несколько минут и заняться по-настоящему важными рабочими задачами.

Каждый раз, когда перед вами возникают новые задачи, определите, соответствуют ли они вашим критериям — способствуют ли они вашей миссии и отвечают ли вашей концепции успеха. Если ответ отрицательный (и вас не уволят или не применят в отношении вас каких-нибудь других санкций за отказ заниматься этими поручениями), такие задачи должны быть внесены в список «не-дел». Туда же должны отправиться и несрочные и неважные задания.

После того, как ваш список дел будет урезан и приведен в соответствие с вашими приоритетами, оцените, сколько времени уйдет на выполнение каждой задачи. Возможно, вам захочется прежде всего заняться наиболее важными делами вне зависимости от того, срочные они или нет. Попробуйте внести в календарь важные, но не срочные задачи, которые должны занять много времени.

Большинству людей нравится вычеркивать выполненные пункты из своих списков дел — почему бы и нет? Успешное выполнение задач приводит к всплеску дофамина, также известного как «нейромедиатор хорошего настроения». Если вам сложно заставить себя начать какое-то дело, поищите в своем списке задачу, на выполнение которой уйдет меньше всего времени, и, как говорится в рекламе Nike, «просто cделайте это». Выполнение нескольких простых задач может создать ощущение импульса и держать вас в темпе. Для более сложных проектов попробуйте составить список шагов, необходимых для успешного завершения задачи, и начните делать их. Разбивая масштабные проекты на маленькие задачи, вы можете избежать ощущения больших трудностей и связанного с ним чувства сопротивления.

Эта стратегия должна придать вам новых сил и вдохновить на работу, изба-вить от ощущения загнанности, усталости и обиды. Начните с чистого листа, чтобы выделить необходимое время и пространство для того, чего вы действительно хотите достичь.

Вы считаете контроль над распределением своего времени важной и не терпящей отлагательств задачей? Если да, внесите в свой календарь запись о необходимости пересмотреть свой список дел согласно вышеперечисленным критериям. Сегодня.

Об авторе. Элиссон Римм — коуч, консультант, автор книги «The Joy of Strategy: A Busi-ness Plan for Life». Ранее занимала должность старшего вице-президента по стратегическому планированию и информационному обслуживанию в Массачусетской больнице.