Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»
Советы для работы с почтой, которые сэкономят 81 минуту в день
Мэтт Пламмер
По данным McKinsey, в среднем люди тратят 28% рабочего дня, читая и отвечая на электронную почту. Получается, что, если сотрудник работает полный день, ему ежедневно приходит 120 писем, и он 2,6 часа только и делает, что разбирает почту. В большинстве случаев люди прибегают к одному из двух экстремальных способов борьбы с потоками писем. Одни свято верят, что в почтовом ящике не должно быть непрочитанных сообщений и заставляют себя поддерживать его в таком состоянии. Другие сдаются и позволяют письмам накапливаться. Есть и те, кто предпочитает этим двум крайностям более умеренный подход: они просто реже проверяют почту.
Мы в Zarvana разрабатываем техники управления временем и решили проверить, есть ли какой-то подкрепленный научными исследованиями способ тратить на почту меньше, чем 2,6 часа в день, и не потерять в эффективности. Результаты удивили нас самих: оказывается, можно сэкономить больше половины этого времени, а именно 81 минуту в день, если отказаться от пяти вредных привычек.
Перестаньте без конца проверять почту и сэкономьте 21 минуту
Люди проверяют почту в среднем 15 раз в день, то есть каждые 37 минут. Но большинство собеседников не ждут, что им ответят так быстро. Около 40% участников рабочей переписки ожидают ответа в течение часа, и только 11% клиентов и 8% коллег хотят, чтобы им отвечали быстрее. Если заходить в почту раз в час, а не каждые 37 минут, вы избавите себя от шести лишних проверок почтового ящика в день. К чему это приведет? Некоторые исследователи утверждают, что у человека уходит до 23 минут и 15 секунд, чтобы вернуться к работе в прежнем темпе после любого перерыва, в том числе и на почту. Мы не подвергаем сомнению подобные выводы, но для этой статьи использовали более консервативное исследование Университета Лафборо, согласно которому восстановление продуктивности после перерыва в работе занимает 64 секунды.
Постоянное заглядывание в почтовый ящик не единственная проблема. Многие читают все уведомления, которые появляются в углу монитора каждый раз, когда приходит письмо, и теряют тем самым еще по несколько секунд за раз. По словам исследовательницы Софи Лерой из Университета Вашингтона, за перерывы в работе мы расплачиваемся качеством: «Когда мы думаем об одной задаче, а делаем другую, страдают обе, потому что у нас нет когнитивной способности решать две задачи одновременно».
Лишние шесть раз проверили почту, отвлеклись на уведомления и с трудом вернулись в рабочее русло — и вот вы уже потеряли 21 минуту за день. Исправить ситуацию, однако, просто. Отключите уведомления и выделите 5-8 минут в час на проверку почты. Конечно, для некоторых профессий такое решение просто не подходит. Есть и те, кто привык отвечать в течение нескольких минут, потому что это дает ощущение контроля над ситуацией. Но в большинстве случаев мгновенно отвечать вовсе не обязательно.
Очищайте папку входящих и сэкономьте 27 минут
Говорят, больше нет смысла перемещать письма из папки входящих, потому что современные почтовые сервисы позволяют с легкостью найти любое письмо среди сотен и даже тысяч других. Но это не совсем так. Функция поиска — действительно самый быстрый способ найти старые письма. Но если не убирать их из папки входящих, мы все равно потеряем время. Заходя в переполненные «Входящие», мы неизбежно перечитываем старые письма. С этим ничего не поделаешь: если письма есть, человек их прочитает. У среднестатистического сотрудника более 200 писем во входящих. Ежедневно он получает 120 новых писем, а читает только четверть из них.
