Как избежать проблем в командировках | Большие Идеи

・ Управление временем
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Как избежать проблем
в командировках

Многие неприятности в поездках случаются потому, что люди планируют свой график слишком плотно.

Автор: Сара Грин Кармайкл

Как избежать проблем в командировках

читайте также

Принимаешь ледяной душ — реже пропускаешь работу

Элисон Биард

Хайп-машины: что делать с растущей силой социальных сетей

Рэмзи Хаббаз

Платите предприятиям, чтобы люди не сидели в тюрьме

Эрик Шмидт

«Для тех, кому по-прежнему нужна корочка с печатью, мы что-нибудь придумаем»

Максим Спиридонов

Представьте, что вы в аэропорту, собираетесь отправиться в двухнедельную деловую поездку. Но терминал самообслуживания не может найти вашего билета. Вы подходите к стойке регистрации. Представитель авиакомпании заверяет вас, что сейчас во всем разберется, но вскоре ее бодрый настрой сменяется растерянностью. В конце концов она зовет своего начальника. По какой-то непонятной причине вашего билета нет в компьютере. Не спасает даже тот факт, что у вас есть распечатанное подтверждение его покупки. Вы пытаетесь вежливо спорить, но служащие авиакомпании непреклонны: у вас нет билета, а новый вам обойдется в $4000,59. В один конец. Это сверх того, что вы уже и так заплатили.

Этот случай произошел со мной сразу после того, как я закончила черновой вариант этой статьи и отправила ее своему редактору. Всем, кто часто совершает поездки, известно: каким бы искушенным путешественником вы ни были, как бы тщательно вы ни готовились, застраховаться от такого рода неприятностей невозможно. И хотя потом из этих злоключений получаются отличные истории, все же участвовать в них самому — удовольствие весьма сомнительное и, будь у нас выбор, большинство из нас предпочло бы никогда с ними не сталкиваться.

Чтобы помочь людям избежать подобных затруднений в деловых поездках, я обратилась к своему опыту, а также к советам нескольких экспертов, которым по роду занятий часто приходится совершать перелеты — консультантам, продавцам и дипломатам. Получившиеся рекомендации я разделила на три основные категории: как избежать проблем при перелете, как реагировать на возникающие в путешествии проблемы и как избежать проблем после приземления.

Как избежать проблем при перелете

Всегда обращайте внимание на время пересадок. Интернет-сайты, которые пользуются алгоритмами для поиска рейсов, порой подбирают их так, что у вас остается слишком мало времени на пересадку. Внимательно изучите этот вопрос, иначе вы рискуете оказаться в ситуации, что у вас всего тридцать минут на то, чтобы сойти с самолета и успеть добежать из одного конца Хитроу в другой. Я обычно рассчитываю время так, чтобы у меня был как минимум час на пересадку на внутренних рейсах и два часа — на международных. При этом я знаю людей, которые еще более осторожны в этом вопросе.

Читайте материал по теме: 6 способов эффективно использовать свое время в командировке

Планируйте время с запасом. Многие неприятности в поездках случаются потому, что люди планируют свой график слишком плотно. На вторник у вас намечена встреча в Милане? Возьмите билет на понедельник, а еще лучше — на воскресенье. Вылет в шесть, а вы собираетесь приехать в аэропорт в пять? Стоит выйти пораньше, чтобы быть там в 4:30. Суть в том, что в случае непредвиденных задержек и трудностей у вас будет больше времени, чтобы со всем разобраться.

Возможно, вам даже удастся немного раньше прибыть в назначенное место. Несколько месяцев назад, будучи в Милане, я приехала на вокзал раньше запланированного, успела на более ранний поезд и приехала в аэропорт так рано, что смогла вылететь более ранним рейсом. А тот самолет, которым я должна была лететь, сначала задержали, а затем и вовсе отменили. Отсюда урок: никогда не повредит быть на месте раньше срока. Самое страшное, что с вами произойдет — у вас будет больше времени, чтобы посмотреть другой город, почитать книгу или пройтись по магазинам беспошлинной торговли. Сделайте передышку, в этом нет ничего плохого.

Никогда и ни при каких обстоятельствах не сдавайте вещи в багаж. Как удачно выразился бывший консультант по вопросам управления и популярный автор Джеймс Оллворт: «В мире существует два вида багажа. Один называется «ручной кладью», а другой — «потерянным».

Одевайтесь в дорогу так, чтобы быстрее проходить контроль безопасности в аэропорту. В последней своей поездке я застряла в очереди на досмотр, потому что у бизнесмена передо мной были туфли на шнурках. Я наблюдала, как он ме-е-едленно развязывал двойной узел. В аэропорт надевайте обувь, которую можно быстро снять. Этим вы сэкономите время себе и всем окружающим. Имейте в виду, что служба безопасности, скорее всего, будет проверять всю вашу верхнюю одежду, поэтому одевайтесь соответственно. Оставьте сложные наряды для других случаев.

Читайте материал по теме: Работу и отпуск вполне можно совместить

Не пожалейте денег на сервис ускоренного прохождения пограничного и таможенного контроля. Если вы летаете больше двух раз в год, то, вероятно, имеет смысл заплатить за Global Entry (платная услуга, позволяющая пройти пограничный и таможенный контроль в ускоренном режиме). Цена этой услуги — $100 за пять лет, что всего на $15 дороже, чем TSA Precheck (другой сервис подобного рода), но у нее есть преимущество — ускоренное прохождение таможни.

Изучите аэропорты. Выясните, в каких аэропортах при пересадках заставляют повторно проходить проверку, в каких всегда огромные очереди, где между терминалами ходят скоростные монорельсовые поезда. Загляните на такие сайты, как FlightStats, FlyerTalk и AirportTerminalMaps, там вы найдете схемы аэропортов и среднее время ожидания в каждом из них. (При желании вы даже можете посмотреть информацию о конкретных местах в самолетах.)

Никогда не возвращайтесь домой последним рейсом. Если окажется, что на него забронировано слишком много билетов и на вас мест просто не хватило (что вполне может случиться, учитывая, сколько людей специально выбирают последний рейс), то вы можете застрять в аэропорту на ночь.

Как реагировать на проблемы в пути

Будьте стремительны. Помните известный анекдот про двух адвокатов, убегающих ото льва? Один другого спрашивает: «Почему ты бежишь? Лев все равно нас быстрее. Нам не спастись!». Тот отвечает: «Да мне и не надо бежать быстрее льва, главное — быстрее тебя». Когда рейс отменяют или серьезно задерживают, эта история как раз про вас. Чтобы забронировать места на другой рейс, нужно быть проворнее других пассажиров. Приложения, подобные FlightAware, помогут вам узнать о задержках до того, как эту информацию объявят публике.

Помните, что существует и наземный транспорт. Если вы чувствуете, что билетов на другой самолет вам не достанется, направляйтесь прямиком к стойке проката автомобилей. Таким образом мой отец доехал до дома во время трагических событий 11 сентября 2001 года, а муж добрался до своего пункта назначения во время извержения того вулкана (с непроизносимым названием) в Исландии. Конечно, на машине вы океан не пересечете, но преодолеть путь из Чикаго в Бостон или из Лондона в Эдинбург на ней вполне возможно. Как минимум вы сможете доехать до ближайшей железной дороги. Даже если самолеты по каким-то причинам не летают, поезда обычно продолжают ходить.

Читайте материал по теме: 7 простых советов тем, кто часто летает в командировки

Если проблема в аэропорту прибытия, а не отправки, узнайте, нет ли рейсов в другие города неподалеку, пусть и в другом штате. Например, при отмене полетов в аэропорт Logan International в Бостоне, выясните, нельзя ли добраться до Провиденса, штат Род-Айленд, или до Манчестера, штат Нью-Гэмпшир. Там уже вы сможете взять автомобиль напрокат или же сесть на поезд или в автобус.

Пробуйте решить проблему сразу несколькими способами. Шансы на успех увеличатся, если вы одновременно воспользуетесь разными каналами связи. Да, конечно, продолжайте стоять в очереди с недовольными пассажирами, ожидая, когда служащий аэропорта перебросит вас на другой рейс, но, пока вы ждете, ничто не мешает вам позвонить в службу поддержки авиакомпании (и, разумеется, если у вас есть статус постоянного клиента авиакомпании, воспользуйтесь горячей линией для помощи VIP-клиентам). «По телефону агент может перерегистрировать вас быстрее, особенно если очередь длинная, — говорит Ли Рован, исполнительный директор сайта, посвященного туризму, ThePointsGuy.com. — Если у вас есть доступ в VIP-зону, обратитесь туда за помощью, особенно в ненастную погоду».

Например, мне не пришлось раскошелиться на 4000 баксов (и 59 центов!), чтобы решить проблему, о которой я писала в начале. Я просто позвонила в службу поддержки авиакомпании, и женщина на другом конце волшебным образом все исправила. Я спокойно попала на свой рейс.

Узнайте, кто вам может реально помочь. Если зарегистрироваться на другой рейс не получается, авиакомпании во многих случаях бесплатно или со скидкой предоставляют номер в отеле или, по крайней мере, талон на питание. В вашей компании может работать программа помощи в поездках. Часто получить поддержку можно и от банка, выпустившего вашу кредитную карточку. Иногда ваши расходы в подобных ситуациях покрывает страховка. (В целом, на сайтах бронирования очень мало информации по этому поводу — вот почему я всегда покупаю билеты напрямую у авиакомпаний.)

Читайте материал по теме: Планируйте неделю так, чтобы сохранить выходные

Будьте вежливы. Всем нам, наверное, приходилось наблюдать сцены в аэропорту, когда раздраженный бизнесмен кричал на беспомощного сотрудника авиакомпании. На такое даже смотреть противно, а самому встретиться с подобным отношением — и подавно. Стоит ли говорить, что крики и грубость не помогут вам быстрее добраться домой, только настроят против вас служащих, которые после этого вряд ли станут вам содействовать. Поэтому держите себя в руках.

Как избежать проблем после приземления

Бумага — ваш лучший друг. Аккумуляторы в компьютерах имеют свойство садиться. Смартфоны — падать в каналы, бассейны, туалеты. А это значит, что независимо от того, насколько сильно вы привязаны к вашему превосходному «облачному» приложению для путешествий, всегда имейте под рукой все необходимые данные на бумаге. Для каждой поездки я распечатываю все письма с подтверждением оплаты номеров в отелях, поездов, водных такси и прочего. Это особенно важно в тех странах, языком которых я не владею. Как говорит постоянный автор HBR Грег Сателл: «Если вы плохо говорите на языке той страны, куда вы прибыли, вместо своего отеля вы можете оказаться на другом конце города, просто потому что таксист вас не понял из-за вашего неправильного произношения!».

Захватите с собой бумажную карту (бывает, что GPS подводит), хотя бы распечатку. Как говорит главный редактор HBR Press Тим Салливан: «В поездках я стараюсь исходить из того, что на интернет и мобильную связь рассчитывать нельзя — словно их вовсе не существует. Я редко сверяюсь с картой, но при необходимости она всегда под рукой».

Все эти бумаги я кладу в большой конверт, к которому сверху прикрепляю маршрут и план моей поездки. Для долгих путешествий с заездом в разные города я использую несколько таких конвертов.

Также очень хорошей идеей будет распечатать памятку с информацией на случай непредвиденных и чрезвычайных ситуаций: телефоны членов семьи, номера страховых полисов, телефонные номера службы поддержки банка (на случай потери кредитной карты), данные медицинской страховки, ксерокопия паспорта, контактная информация местного посольства или консульства (на всякий случай)!

Возьмите телефон консьержа в гостинице. Если вы находитесь в стране, языка которой вы не знаете, иногда вам может помочь консьерж отеля, в котором вы остановились. Запишите его номер в ваш телефон. Совет от Оллворта: «Если вам что-то нужно узнать или сделать, но вы не можете это объяснить, потому что не владеете языком, просто позвоните консьержу, расскажите о своей ситуации и у вас появится не только переводчик, но и человек, который постарается добиться наилучшего результата».

И, наконец, бесценная мудрость на все времена от одного предпринимателя: «Захватите наличные». Бумажные деньги выручают людей из беды уже больше тысячи лет.

Если же, несмотря на все ваши приготовления, неприятностей вам избежать не удалось, попробуйте взглянуть на ситуацию с другой стороны. Скажите себе: «Ничего себе я попал в приключение!». Помните, что, перемещаясь по долгу службы с места на место, вы все равно путешествуете. А трудности в дороге порой оборачиваются неожиданными открытиями.

Читайте по теме: