Почему живой диалог
важнее презентации

Работая консультантом, я неизменно проявлял склонность к «драматическим» презентациям — берег главные находки до последнего момента, а затем срывал покровы и надеялся услышать дружное «ах». Мы с командой из сил выбивались в поисках правильных решений, мы готовили искусную презентацию, оттачивали ее вплоть до последних минут перед встречей с клиентами и триумфально входили в конференц-зал с толстой папкой распечатанных слайдов в PowerPoint, зачастую еще хранивших тепло принтерных красок.

Но как бы великолепно ни выглядела наша презентация (именно — выглядела), мы всякий раз при исполнении ее сталкивались с серьезными трудностями. Односторонняя подача материала не способствует оживлению разговора. И это плохо сказывалось на эффективности и командной работы, и самой консультационной помощи клиентам.

Поскольку мы «раскрывали тайну» в последнюю минуту, клиенты или даже члены команды, если презентация была обращена к ним, не успевали вполне усвоить новую информацию и не могли принять участие в полноценной дискуссии. Это снижало не только эффективность нашей работы, но и эффективность окончательных решений. Интеллект группы обычно превосходит интеллект конкретного индивидуума, и те догадки, которые наши товарищи и наши клиенты могли бы добавить к разговору, будь у них время подумать, существенно повлияли бы на итог.

Драматическая презентация, особенно если ей не предшествовали подробные обсуждения с членами клиентской команды, породила немало личных и организационных ошибок. Члены команды, впервые видевшие неожиданное и «парадоксальное» решение, переходили в глухую оборону. Мы упускали часть проблемы или предлагали решения, которые уже были испробованы и отвергнуты. А если о них вдруг вспоминали во время презентации, это сбивало нас с толку.

Читайте материал по теме: 5 приемов для грамотного руководства командой

Мы создавали идеальное решение в изоляции, мы подавали его как «свое», забывая, что каждый человек должен прийти к каким-то выводам сам, иначе он не будет их понимать, верить в них, не захочет преданно трудиться для их реализации.

И, честно говоря, когда собрание сводится к презентации — это скука. Вот вам хотелось бы сидеть и молча слушать другого человека — долгими нудными часами? Люди хотят задавать вопросы, комментировать. Они должны принимать участие в решении проблемы и в споре.

Эта ситуация всем нам знакома, и все же тенденция «драматизировать» презентацию сохраняется. Есть ли эффективные способы поощрять разговор вместо традиционной презентации, когда один говорит — остальные молча внемлют?

Во-первых, готовьте презентацию в сотрудничестве с лидерами мнения вашей аудитории.Порой лучший способ запустить процесс решения задач — открыть общую дискуссию, вовлечь в нее всех, чтобы прозвучали различные мысли о текущем положении дел и возможных последствиях. Так выходят на поверхность самые разные темы, и все заинтересованные лица получают возможность участвовать в разговоре. Затем, когда начинается собственно процесс поиска решений, продолжайте постоянное сотрудничество с этими членами клиентской команды, сверяйте основные вопросы, делитесь информацией и узнавайте их мнения. Информируйте свою будущую аудиторию на разных этапах процесса, и тогда во время самой презентации не будет сюрпризов.

Во-вторых, составьте план презентации так, чтобы оставалась возможность для комментариев и дискуссии.В большинстве случаев желательно раздать материал для чтения заранее. Основные мысли следует распределить в подаче равномерно и так же равномерно распределить вопросы, чтобы, читая ваш текст, люди всматривались в его ключевые аспекты. Наконец, ставьте «самое главное» в начало. Если открыть презентацию кратким перечнем ключевых ее итогов, слушатели будут держать эти мысли в уме и взвешивать их, постепенно получая в ходе нее более подробные сведения.

В-третьих, разошлите «окончательные» материалы группового обсуждения заранее и добейтесь, чтобы с ними ознакомились. Если явиться на встречу с тепленькой распечаткой, которую никто до сих в глаза не видел, самые внимательные слушатели во время презентации погрузятся в чтение и не заметят, как вы расписываете то же самое устно. Особенно это свойственно интровертам и людям, кому нужно сперва переварить информацию, а лишь потом обсуждать и делать выводы. Если вы распространите материал заранее с просьбой ознакомиться до встречи, все смогут как следует подготовиться к восприятию вашего доклада.

В-четвертых, не прогоняйте свой доклад страницу за страницей. Если слушатели имели время подготовиться, они будут информированы — и им будет скучно слушать дословное «озвучивание». Желательно поручить кому-то ведение дискуссии, попросить несколько человек высказаться по выводам доклада, по каким-то его ключевым идеям и перейти к диалогу. В таком случае разосланный материал и сама презентация послужат точкой отсчета для плодотворного разговора. Особенно удачно получается, если каждую из основных тем представляют разные докладчики, а не одинокий «исполнитель монолога» — складывается среда для коллективной дискуссии.

Читайте материал по теме: 7 правил успешных рассказчиков

И наконец, назначьте модераторов, которые соберут все вопросы и комментарии. Если среди присутствующих есть руководители проекта или другие люди, которых воспринимают как лидеров, пусть этим займутся они и убедятся, что ни один голос не остался не услышанным. Можно провести формальную процедуру, опрашивая всех, одного за другим, но опытные модераторы умеют сделать то же самое в форме свободного разговора, где мнения подхватываются и развиваются.

Общение между разными группами людей складывается лучше, когда все вовлечены в общую дискуссию, и этот разговор и инклюзивен — и направлен на сотрудничество. Создавая этот разговор, а не презентацию-монолог, можно использовать коллективный интеллект команды и найти лучшие и всесторонние решения организационных проблем. Кроме того, участники будут охотнее воплощать «свои» идеи.