Как эпидемия COVID-19 может поменять работу
в офисах

От редакции. Эту статью и другие материалы, опубликованные в рубрике «2020: Уроки стойкости», вы можете читать бесплатно. Если наш контент помогает вам преодолевать трудности нынешнего кризиса, лучший способ поддержать HBR Россия — оформить подписку.

За обычный год в офисе мы делаем около 2 млн вдохов и выдохов. Этот год станет исключением. В дни пандемии коронавируса мир потрясло сокрушительной силы инфекционное заболевание, способное остановить развитие экономики. После вынужденного закрытия предприятий и запрета перемещений мы в домашней изоляции все больше начинаем задумываться о том, какое значение имеют для здоровья и самочувствия окружающие условия.

Предвидеть все то, что происходит сегодня, было, конечно, невозможно, но многие работники здравоохранения уже давно говорят о необходимости инвестировать в более безопасные для здоровья проекты застройки. История показывает, что внутренние пространства в зданиях играют решающую роль в распространении заболеваний. В научной литературе можно найти многочисленные примеры тому — от кори и атипичной пневмонии до гриппа и обычной простуды. Но здания могут способствовать не только распространению заболеваний, но и — при грамотной эксплуатации — борьбе с инфекцией. В каком бы хаосе мы сейчас ни жили, одно совершенно ясно: мы все вернемся к работе с новыми представлениями о том, какими должны быть пространства, в которых мы живем, учимся, работаем и играем.

Здания на службе здоровья и профилактики заболеваний

Работая над книгой «Healthy Buildings: How Indoor Spaces Drive Performance and Productivity», мы в течение трех лет разговаривали с главами компаний из самых разных отраслей с огромным совокупным портфелем недвижимости на сотни миллионов квадратных метров и многомиллионным общим штатом сотрудников. Мы хотели разобраться, как продвигать и применять теорию «здоровых» зданий на практике.

Руководителям, с которыми мы беседовали, в глобальной борьбе за лучшие кадры приходится искать новые пути привлечения и удержания сотрудников и повышения эффективности труда. Немногие из наших собеседников осознавали, что важную роль в благополучии их бизнеса могут играть рабочие пространства офисных зданий. С распространением COVID-19 ситуация стремительно меняется. Главы больших и маленьких компаний стали обращаться к нам с вопросами о корпоративной недвижимости, о более качественном проектировании, эксплуатации и обслуживании помещений. К нам обращаются по поводу медицинских учреждений и стоматологических клиник, гостиниц, школ, аэропортов и театров, небольших юридических консультаций и предприятий малого бизнеса в периферийных и крупных центральных городах.

Главный вопрос, который занимает лидеров компаний и организаций: придет время, и сотрудникам нужно будет снова занять свои рабочие места — как организовать их возвращение и возобновить работу?

Выход на работу после перерыва

Готовясь к возвращению сотрудников, помните: научные модели распространения и сдерживания SARS-CoV-2 показывают, что бороться с проблемой нам предстоит не менее года. Один из вероятных подходов к профилактике и минимизации ущерба от вируса предусматривает массовое тестирование, периодическую изоляцию и карантин. В некоторых городах и регионах пустующие здания вновь откроются для сотрудников и посетителей в ближайшие несколько недель, а в других, возможно, циклы социального дистанцирования придется повторять.

И в том, и в другом случае при возвращении сотрудников в офисы компании могут придерживаться определенной схемы, которая позволит обеспечить безопасность коллектива и не подрывать собственный бизнес и экономику.

Прежде всего, важно понимать (и объяснить сотрудникам), что риск есть всегда, он не может быть равен нулю. Цель — свести его минимуму, и для этого можно следовать принципам ранжирования методов защиты, как это принято называть в здравоохранении.

Ранжирование методов защиты применяется в сфере охраны труда в отношении любых видов угроз — биологических, химических и прочих. Выделяют пять типов защиты — от самого эффективного в основании до наименее эффективного на верхнем уровне.

Основываясь на модели ранжирования методов защиты, компании могут выбирать необходимый диапазон мер в борьбе с COVID-19 в своих офисах с учетом эффективности и финансовых последствий

Примечание: СИЗ — средства индивидуальной защиты

Источник: Джозеф Аллен и Джон Макомбер (HBR)

Устранение воздействия. Первый и самый эффективный метод защиты — минимизировать социальное взаимодействие. Разумеется, можно всех обезопасить на 100%, предложив сотрудникам оставаться в ближайшее время дома. Но это дорого обойдется вашей компании и экономике. Наступит момент, когда придется возвращать сотрудников в офис, а значит, брать на себя определенный риск.

Изменение порядка работы. Далее мы выходим на уровень пирамиды «изменение порядка работы». Оцените, чье присутствие в офисе необходимо, и сформируйте рабочие коллективы, которые можно физически изолировать друг от друга. Если один из сотрудников заболеет и все, кто с ним контактировал, должны будут самоизолироваться, вы сможете остановить работу только одной команды, но не всей компании.

Использование технических средств защиты и стратегии «здоровых» зданий. Следующий шаг — укрепить защитные барьеры вашего здания для профилактики заболеваний. Для этого можно незамедлительно внедрить некоторые стратегии «здоровых» зданий. На уровне внутренних помещений можно рассмотреть портативные очистители воздуха и использовать новые технологии бесконтактного открывания дверей, управления лифтом, сенсорные смесители и смывы в санузлах. И безусловно, очень важен усовершенствованный протокол мероприятий по дезинфекции с четким определением участков, времени и частоты уборки. Важно обучить новым процедурам персонал.

На уровне всего корпуса самое важное — учесть девять основополагающих факторов «здорового» здания:

• Вентиляция

• Качество воздуха

• Комфортный температурный режим

• Влажность

• Уровень запыленности и отсутствие вредителей

• Безопасность

• Качество воды

• Уровень шума

• Освещенность и визуальный комфорт

Эти параметры были выведены за сорок лет научных наблюдений Гарвардской лабораторией «здоровых» зданий, меры по улучшению этих параметров составляют основу профилактики в долгосрочной перспективе.

Некоторые пункты списка, скорее всего, вполне ожидаемы, например, акустические характеристики и освещенность, но, возможно, вы не задумывались о том, как влияет на здоровье и производительность труда влажность, температура, меблировка, покрытия и даже пыль в помещении. Но перечислим лишь некоторые результаты наблюдений.

По данным одного из экспериментов, с каждым отклонением на 1 градус по Фаренгейту от оптимального температурного режима в помещении объем выполненной работы снижается на 2%. По материалам другого исследования, при двукратном увеличении потока воздуха, поступающего в помещение извне, производительность труда сотрудников повышается на 1,7%. В эксперименте моделировалось четыре типа офисных задач: набор текста, сложение, правка текста и задание с элементами творческого мышления. Неудивительно, что по итогам анализа листов нетрудоспособности 3 тыс. сотрудников, работающих в 40 различных зданиях, было выявлено, что 57% всех оформленных больничных можно отнести на счет плохой вентиляции.

Конечно, здоровье и результаты труда зависят не только от качества воздуха. Одно из исследований показало, что при работе в офисе с источником загрязнения сотрудники чаще жаловались на головную боль и на 6,5% медленнее выполняли тест на скорость машинописи. Что было «источником загрязнения»? Грязное ковровое покрытие. Немаловажное значение имеет также внутренняя природная среда и визуальный комфорт. У молодых работников в офисах, спроектированных с учетом принципов близости к природе, отмечались более низкие показатели артериального давления и пульса и более высокие результаты тестов на краткосрочную память.

Чтобы остановить распространение инфекционных заболеваний и поддерживать продуктивность работы, важно следить за соблюдением каждого параметра стандартов «здорового» здания.

Административные методы защиты. Здесь особенно важно уделить внимание мерам по снижению скученности в помещениях и соблюдению социальной дистанции (скажем, не менее 2 м). Достигается это за счет временны́х и пространственных разграничений. Сузив круг людей, которым необходимо присутствовать в офисе (изменив распорядок), вы уже делаете первый шаг. Дополнительный эффект даст оптимизация графика. Можно расширить диапазон рабочего времени и предложить сотрудникам трудиться посменно. В двухсменном режиме, например с шести утра до полудня и с часу дня до семи вечера с часовым техническим перерывом на тщательную уборку здания вдвое сокращается плотность на квадратный метр площади. Не всем нужно приходить ровно к началу смены. Смещая время начала и окончания рабочего дня даже на 10 минут, можно предупредить столпотворение на площадках у лифта и в помещениях общего пользования. Еще один вариант — чередование присутственных дней и работы из дома по графику A/B, при котором в любой из дней в офисе находится только половина сотрудников. Такая тактика заодно помогает свести к минимуму пользование общественным транспортом в часы пик.

Кроме того, поскольку неблагоприятным эффектом эпидемии становится снижение темпов развития экономики, из-за увольнений будут возникать незанятые пространства в офисах, магазинах, ресторанах, отелях и т. д. То есть в секторе коммерческой недвижимости появится много неиспользуемых площадей, и сейчас самое время переориентировать этот ресурс. Переносите рабочие столы в переговорки и в зоны общего пользования, чтобы организовать более свободную рассадку.

Совещания численностью более 10 участников в ближайшее время следует проводить виртуально. На важных очных встречах лучше максимально отодвигать друг от друга кресла и рассаживаться по краям помещения. Если вы располагаетесь за переговорным столом, оставляйте одно кресло между присутствующими свободным. Откажитесь от рукопожатий и мойте руки перед совещанием и сразу после него.

Средства индивидуальной защиты (СИЗ). Последняя и наименее эффективная мера — средства индивидуальной защиты. По пути на работу и с работы, при входе в здание, при нахождении в местах общего пользования и во время поездки в лифте сотрудники должны носить маски. Эти необходимо для защиты и окружающих, и самих себя.

Наконец, не забывайте, что какой-то одной стратегией не обойтись. К этому нужно относиться как к многоуровневой системе защиты и делать все возможное, чтобы свести риск к минимуму.

Как измерить успех?

Если вы рассчитываете увидеть положительный результат в показателях табельного учета, например количества больничных и отсутствующих за определенный период, вы поздно вступили в борьбу. Чтобы защитить свой коллектив, необходимо регулярно оценивать состояние помещений, а не только сотрудников. Организации нередко мерят сроки жизни рабочих пространств годами, в таких горизонтах становится заметен видимый износ. Но состояние зданий изменятся гораздо быстрее, и последствия не всегда видны.

Каждая организация оценивает ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы контролировать результаты своей деятельности. Но очень немногие контролируют то, что мы называем показателями здоровья (Health Performance Indicators, HPI). На глубинном уровне качество работы сотрудника зависит от его самочувствия. А значит, функциональность зданий — важнейшая метрика, которую должны отслеживать все компании.

С помощью HPI можно оценить внутреннюю среду рабочего пространства, или, как мы это называем, «пульс» здания. Мы разделили HPI на четыре квадранта: опережающие и запаздывающие, прямые и косвенные индикаторы. Прямые индикаторы отражают состояние людей, косвенные применяются в отношении помещений. Опережающие можно измерить и зафиксировать до возникновения проблемы, запаздывающие — только по факту. Например, проверочные испытания при вводе здания в эксплуатацию позволяют выявить проблемы с вентиляцией, прежде чем в помещении появятся люди. Потому «проверочные испытания» выступают в качестве опережающего косвенного показателя.

Показатели здоровья (HPI)

В верхней половине графика приводятся HPI, отслеживаемые на уровне сотрудников, а все, что находится в нижней части, применимо к зданию. Для начала можно использовать целый спектр инструментов, например сенсоры для отслеживания содержания углекислого газа в воздухе в качестве индикатора уровня вентиляции или счетчики твердых частиц, которые помогут отследить наличие источников загрязнения в помещениях. Для других показаний могут потребоваться более подробные исследования, например, заборы проб воздуха и воды.

Здоровые здания — новый минимальный стандарт

Все это, на первый взгляд, очень дорого. Но чтобы создать «здоровое» здание и пользоваться его преимуществами, огромных инвестиций не потребуется. На самом деле, если внутренняя среда помещений способствует распространению инфекционных заболеваний, вам это обойдется намного дороже.

Наши исследования и финансовые модели показывают, что принимаемые меры многократно окупаются. Только за счет более качественной вентиляции помещений можно получать $6,5—7,5 тыс. на человека в год. Исследователи Национальной лаборатории им. Лоренса в Беркли оценили, что улучшение качества воздуха в офисных помещениях может ежегодно приносить американской экономике дополнительно до $20 млрд. Такие подсчеты должны породить новую волну абсолютно оправданных инвестиций в проектирование и эксплуатацию «здоровых» зданий.

А теперь задумайтесь о кадрах, которые вы захотите привлечь после пандемии COVID-19. Пора понять, что потенциальные сотрудники на собеседовании будут оценивать не только вас, но и ваши офисы. И можно не сомневаться, что они будут весьма придирчивы.

Это уже видно по сайту Glassdoor, на котором люди открыто или анонимно рассказывают об условиях труда в своих компаниях. Они обсуждают уровень зарплаты, начальников и внутреннюю культуру. Но вы наверняка не думали, что многие замечания касаются и обстановки в офисах.

«Коронавирус наконец выявляет недостатки компании с ее устаревшим техническим оснащением и стилем управления. Когда пребывание в общих пространствах ограничено, когда запрещаются личные контакты и требуется соблюдать социальную дистанцию не менее 2 м, в чем смысл держать 2—3 тыс. человек в офисе с такой системой вентиляции?»

«Да, я тоже надеялся, что это шутка, но в здании с 7 до 9 утра действительно стоит запах канализации».

«В офисе настолько холодно, что иногда трудно сосредоточиться на работе».

«В нашем корпусе не хватало окон, кругом сплошной серый ковролин и тусклое освещение. К счастью, когда я уволился, они собрались переезжать».

До сих пор подобные истории были не на виду, а проходили только в юридических документах для узкого круга посвященных. Теперь почти наверняка об этих проблемах будут говорить на социальных платформах вашей компании. И когда это случится, если вы не учтете и не примете мер заранее, нужно быть готовым к репутационным, юридическим и инвестиционным рискам. В посткоронавирусном мире здания станут первым оборонительным рубежом в борьбе с распространением заболеваний. «Здоровые» здания из приятного бонуса перейдут в категорию неотъемлемых условий, определяющих конкурентные позиции компании.

Об авторах

Джозеф Аллен (Joseph G. Allen) — доцент, преподаватель и директор программы Healthy Buildings («Здоровые» здания) в Гарвардской школе общественного здравоохранения им. Т. Х. Чана, соавтор книги «Healthy Buildings: How Indoor Spaces Drive Performance and Productivity» (Harvard University Press).

Джон Макомбер (John D. Macomber) — старший преподаватель курса финансов в Гарвардской школе бизнеса, соавтор книги «Healthy Buildings: How Indoor Spaces Drive Performance and Productivity» (Harvard University Press).

От редакции. Эту статью и другие материалы, опубликованные в рубрике «2020: Уроки стойкости», вы можете читать бесплатно. Если наш контент помогает вам преодолевать трудности нынешнего кризиса, лучший способ поддержать HBR Россия — оформить подписку.