Почему вам пора навести порядок на
рабочем столе

Физическая среда, в которой мы работаем, оказывает значительное влияние на качество работы. Если рабочее место в беспорядке, в голове — сумбур.

Посмотрите на это с точки зрения логистики: мы теряем ценные рабочие минуты каждый раз, когда ищем на заваленном столе какую-либо бумагу. То же самое относится и к тем, кто работает с электронными документами: международный опрос показал, что работники теряют до двух часов в неделю на поиски потерянных файлов.

Но беспорядок влияет на нас и косвенным образом. Мое исследование и исследования других специалистов демонстрируют, что физическая среда сказывается на познавательных способностях, эмоциях и поведении, что, в свою очередь, оказывает воздействие на принятие решений и отношения с другими людьми. Захламленное пространство может отрицательно влиять на уровень стресса и тревожности, на способность сосредоточиться, на выбор продуктов питания и даже на качество сна. Значительная часть исследований (и общественного энтузиазма), связанных с порядком и беспорядком, посвящены домашней среде, но в условиях, когда стресс на работе ежегодно обходится американскому бизнесу в $190 млрд только за счет медицинских расходов, пора осознать, какую роль беспорядок играет в нашей рабочей жизни — и ликвидировать его.

Беспорядок влияет на наш мозг и работу

Возможно, вы думаете, что переполненные шкафы для хранения документов или стопки бумаги на столе не мешают вам. Но ученые из Института нейробиологии Принстонского университета использовали функциональную МРТ и другие методы, чтобы продемонстрировать, что наш мозг любит порядок, и что постоянные визуальные напоминания о неорганизованности истощают наши когнитивные ресурсы и сокращают способность сосредотачиваться. Они также обнаружили, что, наведя порядок на своем рабочем месте, участники исследования начинали лучше концентрироваться и обрабатывать информацию, и их производительность росла.

В исследовании, посвященном эффектам домашнего беспорядка, говорится, что люди, которые чувствовали, что не справляются с количеством вещей в своих домах, больше склонны к прокрастинации. Другое исследование показало, что люди, живущие в захламленных домах, прибегают к злоупотреблению нездоровой пищей и просмотру ТВ, чтобы справиться со стрессом. Неизвестно, распространяется ли эта тенденция на офисную среду, но не исключено, что захламленные рабочие места приводят к тому, что сотрудники едят нездоровую пищу в перерывах и проводят меньше времени за работой.

Беспорядок также может влиять на психическое здоровье в целом, повышая уровень стресса, тревожности и подавленности. Так, проводившееся в США в 2009 году исследование обнаружило, что уровень гормона стресса кортизола был выше у матерей, которые жили в захламленных домах. Как известно, повышенный уровень кортизола в течение длительного времени может вызвать тревожность и депрессию. Интересно, что модель работает и в обратную сторону. Исследователи из США изучили взаимосвязь стресса и беспорядка на рабочем месте и обнаружили, что из-за стресса и эмоционального истощения работники медлят с принятием решений и держат под рукой больше материалов по текущим задачам, что ведет к беспорядку на столе.

Беспорядок может влиять и на наши отношения с другими людьми. Одно исследование показало, что обладателей неубранных рабочих мест считают менее ответственными, более нервными и менее приятными в общении, чем их организованных коллег. Подобное восприятие сотрудника отрицательно сказывается на том, как другие взаимодействуют с ним, и может иметь негативные последствия для его карьеры.

Что можно сделать?

Проверенный способ контролировать беспорядок на рабочем месте — регулярная уборка, которая не дает накапливаться ненужным вещам. Не запускайте ситуацию настолько, чтобы уборка превращалась в форму прокрастинации. Если вы работаете из дома, создание специального пространства поможет разграничить рабочие и домашние предметы.

Если вы управляете командой или организацией, установите специальные дни для уборки рабочего места, закажите в этот день пиццу и постарайтесь сплотить коллектив вокруг задачи, которую большинство людей не любят выполнять. Подумайте о том, чтобы установить политику чистого стола, которая регулировала бы порядок общего рабочего пространства. Поработайте с IT-отделом, чтобы предоставить сотрудникам инструменты для управления онлайн-документами и четкие инструкции о том, какие документы следует хранить, а от каких можно избавиться. Вам необходимо добиться баланса между удобством сотрудников и соображениями безопасности, а также не забывать о потребности работников в самоидентификации и автономии.

Наконец, не забывайте, что беспорядок — это не всегда плохо. Одно из исследований показало, что беспорядок на столе может способствовать креативности. Ученые обнаружили, что чистые и опрятные пространства мотивируют нас избегать риска и соответствовать ожиданиям, а беспорядок помогает смотреть на вещи по-новому и не бояться нарушать правила.

Таким образом, идеально убранный стол может говорить о нехватке креативности, а сильный беспорядок — посылать неблагоприятные сигналы о вашем характере и отношении к работе. Держите при себе документы, необходимые для работы над текущими проектами, но сопротивляйтесь желанию захламить рабочее место миллионом ненужных вещей.

Об авторе. Либби Сандер (Libby Sander) — доцент кафедры организационного поведения Школы бизнеса при Университете Бонда и директор проекта «Future of Work».