Как делать отличные презентации с помощью данных | Большие Идеи

・ Профессиональный и личностный рост
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Как делать отличные презентации с
помощью данных

Семь советов, которые помогут правильно использовать цифры и графики

Автор: Джоел Шварцберг

Как делать отличные презентации с помощью данных
Иллюстрация: HBR Staff/CAP53/Getty Images

читайте также

Как жить при неконтролируемом стрессе

Дмитрий Жуков

Что делать, если вас подвели сотрудники

Питер Брегман

Константин Фурсов: «Зачем мы изобретаем»

Анна Натитник

Инновации в корпорации: все должны действовать заодно

Уитни Джонсон

Любую мысль можно подать как угодно, поэтому все тезисы вашей презентации необходимо подтверждать надежными данными. Этот навык нужен всем: и менеджерам, выступающим перед новым клиентом, и продавцам сервисов, и СЕО, обосновывающим необходимость корпоративных реформ.

«Составлять и проводить презентации с таблицами и графиками — необходимый навык для многих специалистов. Все мы постоянно что-нибудь рассказываем коллегам, и наши рассказы выглядят намного убедительнее, когда за ними стоят конкретные цифры», — говорит исследователь и консультант Александра Самуэль.

Вы можете возразить: «а что тут уметь? Пара диаграмм, пара таблиц — и готово». Но не все так просто. В хорошей презентации должны быть цифры, но не любая презентация, в которой есть цифры, хорошая. Нужно не просто добавить в презентацию таблицы и графики, но и правильно их представить.

Казалось бы, сегодня, в эпоху PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck и других приложений с удивительными названиями готовить презентации с данными должно быть легко. Однако каждый из нас хоть раз видел на слайде странную таблицу или слышал фразу: «Вам, наверное, не видно эту диаграмму, но ее смысл в том, что…» Но зачем вообще нужна диаграмма, если ее приходится пересказывать словами?

Если правильно преподнести данные, они могут стать вдвое убедительнее — а если неправильно, в десять раз бесполезнее. Вот семь советов, которые помогут использовать данные в презентациях.

1) Данные должно быть видно

Казалось бы, это очевидно, но многие забывают в буквальном смысле слова посмотреть на свою презентацию со стороны. Таблица, которая хорошо читается с вашего ноутбука, может стать неразборчивой, если вы ее демонстрируете с помощью проектора. А если ваша аудитория не увидит таблицу, она не сможет ее понять. Чтобы вам не пришлось извиняющимся голосом читать вслух столбцы мелких чисел и подписей, проведите репетицию. Посадите коллег на том же расстоянии от экрана, на котором будут сидеть ваши слушатели, и спросите, хорошо ли им все видно. Если не услышите четкое «да», сделайте презентацию более читаемой.

2) Нужно подчеркнуть, с каким тезисом связаны данные в презентации

Представьте, что вы — супергероиня Чудо-женщина. Тогда цифры — это ваше Лассо Истины, очень мощное, но бесполезное при неправильном использовании оружие. Не заставляйте слушателей расшифровывать графики: вы должны сами объяснить им, как ваши данные на графиках связаны с вашими главными аргументами.

«Главное на слайдах с таблицами — это не сами таблицы, а их смысл, — объясняет эксперт по дизайну презентаций Нэнси Дуарте. — Перед тем как переключать слайд, нужно объяснить, что значат ваши цифры. Иначе слушатели не просто не согласятся с вашей мыслью, но даже не поймут ее».

Когда вы показываете данные, связанные с вашими ключевыми тезисами, нужно сразу пояснять:

«Эти данные показывают, что…»

«Эта таблица иллюстрирует, что…»

«Эта статистика доказывает, что…»

Такие фразы не менее важны, чем сами тезисы, ведь они помогают слушателям обратить на тезисы внимание.

3) За каждой таблицей должна стоять мысль — причем только одна

Дать слишком много информации одновременно — лучший способ запутать слушателей. Показывайте только те данные, которые действительно подтверждают вашу мысль. В идеале каждая таблица должна выражать одну мысль. Спросите себя: «Что люди должны понять, увидев эту таблицу?» Выделите одну главную идею. Если идей получается несколько, возможно, лучше посвятить каждой из них отдельный график.

Почему-то многие считают, что обязаны пояснить каждый пункт и каждую цифру на слайде. Но, например, если вы рассказываете о стремительном росте в период с 2014 по 2017 год, не так важно, что происходило в 2013. Если 77% респондентов выбрали один продукт, а 21% — другой, то не всегда обязательно рассказывать, что предпочли остальные 2%.

Эксперт в области визуальных коммуникаций Скотт Беринато говорит: «Вам хочется рассказать все, что вы знаете, и это естественное желание. Но если ваша таблица перегружена данными, значит, вы просто хотите похвастаться: “Смотрите, сколько у меня цифр и сколько всего я сделал”».

4) У всех элементов таблиц должны быть понятные подписи

Вы работали над таблицей несколько недель или месяцев — но люди будет смотреть на ваш слайд всего несколько секунд. Помогите им разобраться в цифрах: подпишите оси X и Y, сектора диаграмм и остальные компоненты простыми и понятными словами. Постарайтесь не использовать аббревиатуры, кроме самых очевидных, и не рассчитывайте, что слушатели запомнили подписи с предыдущих слайдов.

В вашей аудитории наверняка будут визуалы (вроде меня) — люди, которым удобнее воспринимать информацию не на слух, а в виде зрительных образов, поэтому ваши таблицы должны быть логичными и ясными.

5) Ключевую зону слайда нужно выделять

В любом полезном графике или таблице есть ключевая зона: число или диапазон, которые особенно наглядно подтверждают вашу мысль.

Хорошие докладчики устно описывают этот элемент и говорят, какой вывод можно сделать из этих данных.

Лучшие докладчики не только проговаривают этот вывод, но и добавляют его на слайд отдельным пунктом.

Но самые лучшие докладчики делают и то, и другое — а еще обводят ключевую зону или выделяют ее цветом, чтобы получилось еще более доходчиво для всех слушателей — и аудиалов, и визуалов, — а также чтобы три раза подчеркнуть самые важные цифры.

6) Названия слайдов должны подчеркивать их смысл

Даже если с оформлением данных все хорошо, важно помнить, что самая заметная часть слайда — это его название, ведь это первое, что видит и анализирует аудитория. Но многие называют слайды общими, ничего не значащими словами — например, «Статистика» или «Цифры».

И даже конкретные названия — например, «Что предпочитают миллениалы» или «Охват кампании» — можно сделать еще конкретнее: «Миллениалы предпочитают мобильные устройства» или «Охват кампании растет».

7) Нужно разговаривать с людьми, а не с компьютером

Многие во время презентации смотрят на свой ноутбук, как будто он — их главный слушатель. Но ваши слушатели сидят в зале, и они лучше вас поймут, если смотреть им в глаза. Это не значит, что на данные нельзя даже оглядываться: используйте их как шпаргалку, но во время главных выводов обращайтесь к аудитории.

Если ясно и четко оформить данные, они сделают ваши выводы более убедительными и надежными. А если представить их плохо, слушатели не только ничего не поймут, но и решат, что вы не умеете делать презентации. Цифры, как Лассо Истины, помогут вам раскрыть всю правду — используйте их с умом.

Об авторе. Джоэл Шварцберг (Joel Schwartzberg) — консультант по подготовке презентаций, курирует коммуникации высшего руководства в крупной НКО, автор книги Get to the Point! Sharpen Your Message and Make Your Words Matter.