Почему работу не следует откладывать
на потом

Часто ли вы говорите себе, что в следующий раз справитесь лучше, но и в следующий раз ничего не получается? Часто ли откладываете дела — и в результате они так и остаются несделанными?

Если вы ответили хотя бы на один из этих вопросов утвердительно, то вы забываете, что сегодняшнее наше поведение — предвестник завтрашнего.

И вы не одиноки в этом заблуждении. В книге «Сила воли. Как развить и укрепить» Келли Макгонигал излагает результаты эксперимента: когда участники полагали, что на будущей неделе им представится новый шанс, их воля давала трещину. Выбирая между обезжиренным йогуртом и пирожным, 83% из тех, кто надеялся на новый выбор неделей позже, хватали пирожное. 67% твердо верили, что в следующий раз предпочтут более логичный выбор, но на самом деле и в следующий раз «правильный» выбор делали только 36%. С другой стороны, из тех, для кого этот выбор был единственным шансом, баловали себя только 57%.

Такой же избыточный оптимизм проявляют и те, кто рассуждает о своих будущих занятиях спортом. Когда их просят реалистично оценить свои планы и даже когда им напоминают холодные и мрачные факты прежних провалов, люди все равно жизнерадостно твердят, что «завтра все будет по-другому».

Еда и физические упражнения, в конце концов, личное дело каждого, но я как консультант по тайм-менеджменту много раз видела, что люди так же тянут и с работой, уговаривая себя: «Попозже со всем разделаюсь». К сожалению, эти надежды на будущее редко окупаются продуктивным результатом. Такой подход к жизни ведет к бессознательному саботажу: человек не пользуется возможностью закончить работу прямо здесь и сейчас, а когда наступает «попозже», наваливаются вина, усталость и разочарование. Он снова по привычке откладывает работу и в итоге так с ней и не справляется.

Иногда за весь рабочий день человек только и успевает, что ответить на письма, уговаривая себя, что сможет хорошо поработать, когда все разойдутся. Но когда под конец рабочего дня он остается в одиночестве, он уже так устает, что и думать толком не может, скорей бы пойти домой — а работа не сделана. Та же схема проступает, когда человек не берется за дело в короткие свободные промежутки времени, полагая, что ему лучше выделить целый день, чтобы выполнить проект полностью. Но свободный день никак не настает, и в итоге все поспешно делается в последнюю минуту. Еще одно проявление той же слабости: принимать любое приглашение на конференции и встречи и не оставлять времени собственно для работы. А потом удивляться, почему работы по горло и некогда передохнуть.

Читайте материал по теме: Не становитесь заложниками собственного расписания

Если не изменить такое поведение (а для этого требуется сознательное усилие), то сегодняшнее неумение распределять время завтра обернется еще худшим тайм-менеджментом. Присмотритесь к двум способам существенно повысить продуктивность.

Отмените любые «будущие» опции. Если вы, как многие перегруженные сотрудники, склонны уговаривать себя, что важную работу успеется сделать позже, ночью, в выходные, то тем самым вы поощряете свою же лень в течение рабочего дня. А «позже» вы ничего не сделаете, потому что устанете и обозлитесь: почему, собственно, вы не можете насладиться досугом без чувства вины. Чтобы вырваться из психологической ловушки, нужно отказаться от этой надежды на будущее.

Прежде всего научитесь отводить в течение рабочего дня определенные отрезки времени для выполнения конкретных заданий. Просмотрите список дел и приблизительно оцените, сколько часов или минут требуется на каждый пункт. Например, если к концу месяца вы готовите презентацию, нужно понять, сколько времени уйдет на сбор информации, составление текста, репетиции вместе с командой и исправления. Затем распределите между сегодняшним днем и датой презентации время, когда вы будете выполнять отдельные этапы работы. Совместив список дел и расписание, вы сами увидите, что, не занимаясь регулярно ключевыми проектами, вы загоните себя в аврал. Возможность отложить работу на завтра исчезает, потому что на завтра есть свои задачи.

Читайте материал по теме: Хотите все успеть? Ложитесь спать

Кроме того, устраните из расписания вечера после работы. Обнаружив в своем календаре свободное время, вы почувствуете искушение отложить работу — ведь будет еще возможность, — пусть даже работа лишит вас досуга. Заполните это время личными обязательствами. Сходите на ужин с другом или на школьный футбол поболеть за своих детей. Если вы подберете себе интересный досуг, то появится стимул по максимуму использовать рабочий день: не захочется отменять планы на вечер.

Установите более жесткое расписание. Если вы прощаете себе бесцельные блуждания в интернете, оправдываясь намерением поработать позже, то сами себе расставляете ловушку: когда вы доберетесь, наконец, до работы, либо вас будет отвлекать от нее чувство вины за растраченные часы, либо вы попытаетесь поднажать — и перегорите.

К счастью, человек может перехитрить самого себя. Исследования специалиста по поведенческой экономике Говарда Рахлина показали, что курильщики, обязавшиеся выкуривать изо дня в день строго определенное количество сигарет, постепенно сокращают потребление табака, хотя их и не просили курить меньше. Сосредоточившись на задании выкуривать каждый день пачку сигарет, они вдруг понимали, что эта задача не так уж привлекательна.

Можно применить тот же принцип для стимулирования эффективного тайм-менеджмента. Не говорите себе: «Ничего страшного не случится, если я полдня проведу в интернете, я потом на неделе наверстаю», а задайте себе вопрос: «Хочу ли я до конца жизни проводить половину каждого дня в интернете?» Скорее всего, вы ответите: «Ни в коем случае!» Постарайтесь столь же регулярно тратить этот отрезок времени на более продуктивные занятия. Решение работать каждый день определенное количество времени без особых отклонений от строгого расписания избавит от ментального соблазна отложить дела на потом.

Разумно используя настоящее время, не полагаясь на будущее, вы сможете достичь поставленной цели. Если вы в течение месяца «забываете» о важном проекте или же отчет о расходах никак не попадет в нужную папку, используйте описанные выше стратегии — и займитесь этим уже сегодня.

Читайте по теме:

• Как избавиться от надоевших дел
• Борьба с лишней перепиской: начните сверху
• Помогите другим — и у вас будет больше времени