Как справиться с членами команды, которые
срывают совещания

Что делает ваш коллектив, когда кто-то пытается сорвать собрание? Обычно руководитель говорит что-то вроде: «Это не то, о чем мы сейчас говорим» или «Давайте вернемся к теме», либо команда просто игнорирует комментарии того, кто пытается «сорвать совещание», и старается вернуть обсуждение в прежнее русло.

Но если ваша команда поддерживает такую выходку, то этот сотрудник начинает приводить свои доводы не по теме… Либо он может прекратить принимать участие в совещании, и команда, сама того не осознавая, потеряет его поддержку в принятии решения.

Если же вы сочтете поведение таких сотрудников, которые сбивают ход совещания, проблемой, а решением ее выберете возврат к основной теме, или просто запретите высказываться, то вы также можете сбиться с пути. Такое поведение членов коллектива часто является симптомом более серьезных проблем в команде. Часто сотрудники приводят не соответствующие теме комментарии. Это происходит тогда, когда нет четкого понимания цели и смысла проведения совещания, либо когда команда не дала коллеге высказать полностью свои мысли по рабочей теме.

Иногда проблема состоит в том, что вы ошибаетесь, думая, что остальные говорят не по теме. Так как же вы справитесь с этим? Необходимо согласовать тему перед началом ее обсуждения. Если не определена четкая тема совещания, то неправильно утверждать, что кто-то уходит от цели. Если команда четко не оговорила целей и вопросов каждого этапа совещания, члены коллектива будут додумывать тему, каждый по-своему. Доводы одного члена команды могут показаться несущественными для других сотрудников, потому как у каждого из них свое толкование темы собрания.

Начните обсуждение с фразы вроде: «Мое понимание цели нашего совещания — это X. У кого-нибудь есть другое видение данного вопроса? Или кому-то есть что добавить по теме нашей встречи?» Если вы собрали совещание и обозначили повестку дня, это гарантирует, что даже если люди хотят обсудить другие проблемы, они смогут озвучить их сразу, вместо того чтобы поднимать их во время обсуждения, уводя от главного. Если совещание созвали не вы и не были обозначены вопросы повестки дня, просто спросите: «Мы можем уделить минуту и определить цель и тему совещания, чтобы точно добиться нужного результата?».

Убедитесь в том, что все готовы к обсуждению. Переходя к новой теме, вместо того чтобы говорить: «ОК, продолжим», скажите что-то вроде: «Я думаю, что мы готовы перейти к теме Y. Кто хочет добавить что-либо к теме X?». Если таковые имеются, выясните, что нужно, чтобы они смогли это продолжить. Это снизит вероятность того, что люди снова поднимут вопросы, которые вы считали полностью исчерпанными. Если коллектив придерживается темы беседы, но регулярно не хватает времени для завершения вопросов повестки дня, значит, вы недооценили количество времени, необходимого для принятия согласованного и качественного решения. Когда вы и коллектив согласовали тему обсуждения и убедились, что все готовы идти дальше, вы совместно продумываете последующие действия.

Проверьте свое предположение насчет того, что обсуждение идет не по существу. Если команда согласовала тему дискуссии, а вы все еще думаете, что кто-то отклонился, скажите так: «Я не понимаю, какое отношение имеет твое мнение по поводу аутсорсинга к теме нашего совещания? Прошу пояснить, где здесь связь?» Во время ответа этот сотрудник, вы и другие члены команды, возможно, увидят связь между двумя темами, которую не рассматривали ранее. Например, он может сказать, что аутсорсинг поможет высвободить внутренние ресурсы, что позволит команде завершить процесс планирования в более короткие сроки. Если связь между темами выявилась, то коллектив сможет решить, стоит ли изучить проблему сейчас или попозже. Если выяснилось, что вопрос этого сотрудника не имеет отношения к теме, но тем не менее актуален для команды, вы можете предложить его для следующей повестки дня. Но знайте, что бывают случаи, когда необходимо немедленно обсудить предложенную коллегой тему, пусть и не имеющую отношения к повестке дня. Когда сотрудников волнует вопрос о совместной работе, то, возможно, стоит признать его более важным, чем текущую тему совещания. Иногда нужно скорее сфокусироваться на командной работе, чем на других вопросах.

Это не просто вежливое обращение с людьми, которые отошли от темы. Оно поможет вам отбросить мысль о том, что ситуацию понимаете только вы и никто другой, интересоваться взглядами коллег и попросить их быть ответственными за свой вклад в общее дело, чтобы команда могла предпринять верные шаги к дальнейшему развитию. Для такого подхода к работе недостаточно просто говорить, нужно верить, что каждый сотрудник сможет говорить по существу, а ты просто не видишь связи.

Добиваясь четкой согласованности в определении темы и цели совещания и проявляя интерес к коллегам, которые сбились от курса, вы и ваша команда сможете продвигаться быстрей и достигнете большего.