Электронная подпись — неотъемлемый атрибут для предпринимателей и руководителей компаний. Ее используют и для документооброта внутри организации, и для взаимодействия с госорганами. Иногда на получение сертификата электронной подписи будущие владельцы могут потратить до нескольких дней, в то время как задержка может негативно отразиться на бизнесе. Как максимально быстро получить сертификат и без проблем его использовать?Несколько полезных лайфхаков в нашем гайд-лайне, подготовленном вместе с экспертами Удостоверяющего центра Контура.

В один клик

Переход на электронный документооборот — один из актуальных трендов экосистемы для бизнеса в период его цифровой трансформации. Пандемия значительно его ускорила, придав ускорение и одному из важных этапов цифровизации любой организации — получению сертификата электронной подписи. Почему этот процесс вызывает сложности и как с ними справиться? Вместе с экспертами нашли четыре лайфхака, способных помочь быстро получить сертификат электронной подписи и эффективно им пользоваться.

Как известно, квалифицированная электронная подпись (КЭП) представляет собой цифровой аналог обычной подписи. Важно, что КЭП подтверждает не только личность подписавшего, но и верность указанных в документе сведений. Электронная подпись нужна во многих случаях, связанных с деятельностью компании. Чаще всего ее применяют при сдаче налоговой и прочей отчетности, подписании документов, участии в торгах, совершении некоторых банковских переводов. Также КЭП пригодится при взаимодействии с государственными органами и ведомствами, например «Госуслугами», Росреестром, Социальным фондом, Федеральной таможенной службой и т.д. Большинство ведомств давно перешли на электронный документооборот, поэтому обойтись без ЭП сегодня не получится. 

Получить сертификат юрлица можно непосредственно при регистрации бизнеса, а затем постоянно его использовать. 

Сейчас сделать это могут только руководители компаний или ИП. Сотрудники организаций с 1 сентября 2023 года могут оформить только сертификат физлица, а вместе с ним использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководителя. Ранее выданные сертификаты юрлиц действительны до конца срока их действия с ограничением до 1 сентября 2024 года. 

Неотложная подпись

В среднем на получение сертификата электронной подписи уходит один рабочий день, но иногда и больше: скажем, если не все документы готовы или специалисты медленно работают. Но и это время можно сократить до нескольких часов, уверены эксперты Удостоверяющего центра Контура. Что же нужно сделать, чтобы облегчить процесс получения? 

1. Соберите пакет документов заранее

Сэкономленное время — 1 час

Для получения сертификата электронной подписи вам понадобятся паспорт, номера ИНН и СНИЛС, а также заявление.

Руководитель компании должен обратиться в отделение Федеральной налоговой службы. Если он управляет финансовой организацией — в Банк России, бюджетной — в Казначейство. 

Сотрудник получает сертификат электронной подписи в аккредитованном Удостоверяющем центре (УЦ) или у его доверенных лиц. Ему понадобятся те же документы.

2. Посетите Удостоверяющий центр или ФНС один раз

Сэкономленное время — 1–2 часа

В первый раз сертификат электронной подписи можно получить только лично, организация, которая выдает его должна подтвердить личность будущего владельца. Сделать это по видеосвязи или по доверенности не получится.

Через год и в последующие разы сертификат ЭП можно получить удаленно там же, где получали его впервые. Главное, чтобы на руках был действующий сертификат. Руководитель, если он не сменился, в зависимости от типа организации, может оформить его в личном кабинете на сайте ФНС, Банка России или Казначейства, а сотрудник может воспользоваться одним из нескольких способов:

— предоставить все необходимые документы в Удостоверяющий центр;

— выпустить новый сертификат электронной подписи в личном кабинете.

3. Подготовьте компьютер и установите программы

Сэкономленное время — 1 час

Получить сертификат — это полдела. Чтобы начать подписывать электронные документы, нужно установить на компьютер программу криптозащиты и плагин для браузера. Это может быть сложно, особенно если вы оформляете впервые. Чтобы ускорить процесс, следуйте советам по установке ПО на сайте Удостоверяющего центра или обратитесь за помощью в сам УЦ.

4. Изучите требования систем, в которых планируете работать

Сэкономленное время — до 5 часов 

Деятельность предпринимателя контролируют более 50 ведомств, и с каждым годом их становится все больше. На сайтах есть инструкции по работе с электронной подписью, но они не всегда написаны понятным языком.

Чтобы разобраться, как использовать электронную подпись на том или ином портале — «Честном ЗНАКе», «Госуслугах», ЕГАИС, Социальном фонде и других, — можно обратиться за консультацией к экспертам Удостоверяющего центра Контура. Они же помогут принять участие в государственных торгах, отчитаться в госсистеме и ответят на многие вопросы, касающиеся электронной подписи.

ООО «Сертум-Про», ОГРН 1116673008539, юридический адрес 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715