Как отгородиться от навязчивого коллеги | Большие Идеи

・ Этика и репутация
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Как отгородиться от
навязчивого коллеги

Коллега присылает вам записку: «Давай пообедаем в четверг; надо кучу всего обсудить». Как вы ответите?

Автор: Дори Кларк

Как отгородиться от навязчивого коллеги

читайте также

Как не надо укреплять корпоративную культуру

Вера Вонг: «Бизнес — это и есть творчество»

Элисон Биард

Цифровые иллюзии

Кирилл Туишев

Настоящее управление стоимостью

Баркин Андрей,  Остергард Майкл

Никто не хочет, чтобы общение становилось чем-то нудным и противным. Конечно же, люди не оставляют голосовое сообщение на вашем телефоне, чтобы отвлечь вас от важных дел на работе. И тем не менее обычно этим все и заканчивается. Вы получаете их послания с затаенным страхом, потому что каждое из них пожирает ваше время и навязывает вам новые обязанности, задачи и подчас создают проблемы.

Но люди забивают ваш почтовый ящик и тратят ваше время не из злого умысла. Разумеется, с одной стороны, подход к тому, как часто надо ставить других сотрудников в копию того или иного электронного письма или приглашать на встречи, сильно различается от одной компании к другой. С другой стороны, некоторые из ваших коллег могут просто-напросто быть заняты не так сильно, как вы (или вообще быть менее эффективными, чем вы). И та настойчивость, с которой они каждый раз останавливаются у вашего стола, чтобы поболтать или вылить на вас тонну ненужной информации о проектах, на которых вы вместе работаете, может незамедлительно сказаться на вашей продуктивности — конечно же, не в лучшую сторону.

Если ваши коллеги по каким-то причинам требуют слишком много вашего внимания, вот четыре методики, которые вы можете использовать, чтобы тактично отвадить тех, кто беззастенчиво ворует ваше время и внимание.

Уточните, в чем цель запроса. Коллега присылает вам записку: «Давай пообедаем в четверг; надо кучу всего обсудить». Как вы ответите? Если это ваш друг, с которым вы с радостью встретитесь, то отлично. Но прежде чем сказать «да», особенно если вы подозреваете, что человек относится к вашему времени как к неиссякаемому источнику, стоит подумать, в чем действительный смысл этой встречи. Вы можете предположить, что, по всей вероятности, коллега хочет обсудить проект, над которым вы работаете вместе. Однако не исключено, что его цель — в нетворкинге и укреплении связей или же он нуждается в вашем совете по вопросу, не относящемуся к вашей работе. Вы можете ответить следующим образом: «Мне нужно подтвердить свои планы на четверг, я отвечу тебе сразу же, как только сделаю это. И просто чтобы уточнить: о чем мы собираемся говорить?». Ответ поможет вам сделать правильный выбор: принимать ли приглашение или отказаться и не чувствовать себя потом обманутым из-за возникшего в самом начале недопонимания.

Читайте материал по теме: 7 правил успешных рассказчиков

Не принимайте по умолчанию приглашения на все мероприятия (в том числе происходящие в онлайн-режиме). Если вы сконцентрированы на стратегически важной задачи, даже участие в одной дополнительной телефонной конференции (или, Боже упаси, встрече) может надолго выбить вас из колеи. Именно поэтому стоит вежливо уточнить цель данного действия (многие даже не задаются этим вопросом). Как-то раз одна из моих клиенток, с которой я работала в формате открытой дискуссии, стала настаивать на телефонной конференции. В ходе предлагаемого звонка мы должны были еще раз пройтись по логистике проекта, несмотря на то, что почти все уже было в деталях разобрано в электронном письме, направленном ей ранее.

Вместо того, чтобы соглашаться не глядя, я решила отказаться — но действуя мягко и тактично. Я написала ответное письмо, выразив свою готовность участвовать, и добавила: «Расписание моих звонков на ближайшие пару недель чрезвычайно плотное, потому что я поглощена работой над моей новой книгой… Мне кажется, я бы могла ответить на ваши вопросы по почте — по крайней мере, это будет быстрее. Как вы считаете нам следует поступить? Жду вашего ответа и заранее благодарю». Я не отклонила полностью возможность участия в телеконференции на тот случай, если это действительно необходимо, но заставила ее задуматься над своей просьбой. Она ответила мне и сказала, что письма будет более чем достаточно. Это сэкономило мне добрых полчаса рабочего времени, а то и больше.

В ситуации излишней загрузки не стесняйтесь повременить с ответом. Другой способ зря потратить свое время — это быстро на все отвечать. Некоторых людей прямо-таки захватывает сам процесс разбора почтового ящика. Но если дел по горло — это пустая трата драгоценных минут и секунд. Если только вопрос, который пришел к вам, несрочный, можно ответить на него не прямо сейчас, а отложить момент отправки сообщения на несколько часов или даже дней в зависимости от характера обсуждаемой темы. Долгая пауза в ответах на сообщения нередко охлаждает пыл особенно назойливых коллег и позволяет людям сконцентрироваться на других действительно важных аспектах.

Читайте материал по теме: 5 советов для выступающих без подготовки

Просто поговорите. Предложение обсудить с коллегой совместный проект может прозвучит нелепо, но, если он ведет себя слишком навязчиво, вас неминуемо начнет это раздражать и ваше разочарование будет проявляться в работе — в неконструктивном, а подчас и агрессивном обращении. Вместо этого вам лучше самому пойти в атаку. И помните, цель разговора в первую очередь — помочь вам работать вместе максимально эффективно без упреков и обид. (Ваше понимание эффективности, конечно же, может отличаться от представлений другого человека.)

Вы можете начать разговор так: «Фрэнк, ты уже несколько раз предлагал встретиться, чтобы обсудить нашу совместную работу, и мне хотелось бы спросить тебя вот о чем… Личным встречам я предпочитаю общение по электронной почте, и будет лучше, если ты расскажешь о том, что конкретно хочешь обсудить со мной. Сможем ли мы так построить взаимодействие, чтобы обоим было удобно?». Собеседник может говорить о важности построения межличностного диалога — в этом случае вы можете найти компромисс, делясь новостями в переписке, а также посещая коллективные мероприятия в офисе, когда вы имеете шанс пообщаться со всеми своими коллегами одновременно. Подумайте о том, как вы можете учесть пожелания Фрэнка, не подчиняясь слепо его привычкам.

Когда речь заходит о повышении в должности, или о прибавке в зарплате, или о достижении конкретных целей в совместных проектах, наш успех точно не измеряется количеством отправленных писем или проведенных телефонных конференций. Что действительно имеет значение — это насколько хорошо мы выполняем наиболее важные задания. Достичь успеха невозможно, если мы постоянно отвлекаемся на назойливых коллег, которые не ценят наше время и не умеют управлять своим. Спасение часа или двух в неделю, которые вы сможете посвятить работе над первостепенными задачами, разительно увеличит ваши шансы на долгосрочный карьерный успех.