Шесть советов для эффективных совещаний | Большие Идеи

・ Коммуникации
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Шесть советов для
эффективных совещаний

Как говорить (и не говорить) на важных рабочих встречах

Автор: Эллисон Шапира

Шесть советов для эффективных совещаний
Фото: Dulcey Lima / Unsplash

читайте также

Самый большой миф тайм-менеджмента

Питер Брегман

Почему компании переводят НИОКР за океан

Феномен 11.11: как китайские компании добиваются невозможного

Куи Хюи

Шесть шагов к успешной адаптации

Анна Тимофеева

Недавно я в течение месяца беседовала с руководителями крупных финансовых компаний и пыталась выяснить, как должны себя вести их непосредственные подчиненные при продвижении на управленческие позиции. Из раза в раз я слышала одно и то же: «Если вы пришли на совещание, участвуйте в обсуждении. Не ждите, когда вас спросят».

Во многих организациях способность сотрудника занимать руководящую должность определяется его готовностью высказываться на совещаниях. Умение говорить без подготовки может сыграть более важную роль в карьере, чем презентации или организованные выступления: когда оно развито, есть возможность оказывать влияние на происходящее каждый день.

Я в основном исследую проблематику лидерства среди женщин, но использовать совещания в качестве возможности продвинуться по карьерной лестнице (и взять с собой других) может каждый.

Предлагаю три стратегии, которые помогут вам результативно выступить, а также три предостережения — когда лучше промолчать.

Стратегии эффективных выступлений

  • Имейте в запасе несколько заготовок. Одна из топ-менеджеров, с которой я работала, в начале своей карьеры очень боялась публичных выступлений. Чтобы преодолеть свой страх, она заставляла себя говорить на каждом собрании и заранее готовила список возможных вопросов или комментариев. Сейчас эта менеджер — пример для подражания в своей компании и самый уверенный и самобытный спикер в своей сфере. Не ждите, когда к вам придет вдохновение, — готовьтесь к собранию заранее.

  • Спросите себя: «Почему я?» Я рекомендую задавать себе этот вопрос перед подготовкой презентации, участием в собрании или нетворкинг-мероприятии. Почему вам важно то, что вы делаете? Почему вам важна эта компания и роль, которую вы в ней играете? Ответ на этот вопрос поможет вам определить цель высказывания и обрести уверенность. Так вы напомните себе, что выступать на собраниях нужно не для того, чтобы выделиться, а потому что для вас это действительно важно. Помните, что степень доверия к вам зависит не только от вашей должности или опыта работы, но и от вашей приверженности общему делу и заинтересованности.

  • Остановитесь и глубоко вдохните, чтобы придать себе уверенности. Чтобы взять слово на собрании, нужна смелость. Вы можете повлиять на ход разговора и плавно подвести клиента к положительному ответу, когда ваши коллеги почти упустили разговор. Умение взять паузу и ровное дыхание помогут вам сконцентрироваться и придадут силу вашему голосу — так вы будете говорить с полной уверенностью в своих словах. Пока вы не заговорили, спросите себя: «Если еще хотя бы у одного человека возник такой же вопрос, готов ли я высказаться и от его имени тоже?» Ответьте на него, и вы почувствуете себя увереннее. Одна из моих клиенток недавно рассказала мне, что воспользовалась этим методом на большой конференции и ее вопрос полностью изменил ход панельной дискуссии, потому что все обратили внимание на очень важный аспект, которого еще никто не рассматривал.

Порой наибольшим влиянием на собрании обладает тот, кто говорит меньше всего. Восприятие вас как лидера определяется вашим умением стратегически просчитывать не только что сказать, но и когда это стоит сказать. Ниже приведены ситуации, в которых лучше будет промолчать.

Когда лучше промолчать

  • Если ваша цель — обратить на себя внимание. Каждый может вспомнить в своей практике явно затянувшееся собрание или телефонную конференцию, когда все уже готовы подвести итог, но кто-то из участников продолжает распространяться на тему, которую обсудили еще полчаса назад. Перед тем как заговорить, спросите себя, зачем вы это делаете. Если только ради того, чтобы продемонстрировать свои знания, лучше дать возможность высказаться кому-то другому и не нарушать естественный ход событий.

  • Если вы хотите поддержать других членов своей команды. Когда я училась в старших классах, мне как-то сказали, что я слишком много говорю на уроках. Почему это оказалось проблемой? Мой одноклассник разъяснил мне: «Ты очень много взваливаешь на себя. Не успеваем мы подумать над вопросом, как ты уже говоришь ответ. Настоящий лидер — это тот, кто позволяет другим найти собственное решение». Я помню эту фразу уже десять лет; она во многом сформировала мой стиль руководства. На собрании позволяйте высказаться другим участникам команды, чтобы построить доверительные отношения с вашими клиентами. Если давать высказаться другим, это поможет им развить свои лидерские навыки, продемонстрировать окружающим (и самим себе) свои достоинства и даст клиенту почувствовать поддержку со стороны всей вашей команды.

  • Если ваш комментарий больше подходит для личной беседы. Я провожу тренинги и часто слышу от топ-менеджеров такие комментарии, адресованные их высокопоставленным подчиненным: «Им стоит научиться оставлять некоторые замечания для приватного разговора». Многих непростых обсуждений в организации можно было бы избежать, если провести их с глазу на глаз, а не в коллективе, где, возможно, участнику остается только оправдываться. Это правило применимо и к почтовой переписке: перед тем как нажать на кнопку «Ответить всем», спросите себя — а не лучше ли написать это в личном письме?

Умение высказываться на собраниях — один из лучших способов сделать так, чтобы вас заметили, и выстроить доверительные отношения с клиентами и коллегами. Подходите к развитию этого умения стратегически, занимайтесь его тренировкой ежедневно, и вы обязательно ощутите положительные результаты  и в своей карьере, и в бизнесе.

Об авторе. Эллисон Шапира (Allison Shapira) — преподаватель риторики в Гарвардской школе им. Кеннеди, учредитель и исполнительный директор тренинговой компании Global Public Speaking LLC, предлагающей программы ораторского мастерства. Автор книги «Speak with Impact: How to Command the Room and Influence Others» (HarperCollins Leadership).