Данные не говорят сами
за себя

Я получил диплом по специальности «Статистика» и начал работать в Лаборатории Белла. Через год-другой настал мой черед проводить ответственную презентацию в штабе AT&T. Я хорошо подготовился, многократно отрепетировал и — вперед, на собрание.

Прошло плохо. И еще хуже. Я произвел на слушателей отвратительное впечатление. Молодой, горячий, я винил в неудаче всех, кроме себя. Винил даже аудиторию: «Эти менеджеры не разбираются в секторной диаграмме».

Опытный ветеран подобных презентаций взглянул мне в глаза и ответил:

— Разумеется, они не все понимают. Том, твоя обязанность, сделать так, чтобы им и вникать не пришлось.

Так прошел первый мой урок по презентации данных. Самая сложная задача в этом вопросе — сделать так, чтобы слушатели разобрались в данных и поверили. Нужно знать свою аудиторию и подавать данные так, чтобы способствовать наилучшему пониманию этой информации. Самый верный способ: составлять иллюстрации и пояснения, которые легко было бы усвоить. Формула Эдварда Тафти: пометьте обе оси, не искажайте данные и сведите графики к минимуму.

Ниже приводится типичный пример графика, полученного в результате хорошо продуманной и выполненной программы обработки данных. Однако используется слишком много чуждых неспециалисту терминов («степень точности», «процент идеальных данных») и без дополнительных пояснений слушатели вряд ли разберутся.

Начните с элементарного объяснения, как надо работать с этими данными: «Это график по результатам обработки данных во времени. Большинство из вас знакомо с подобными графиками, но давайте уточним, верно ли мы понимаем друг друга. Как видите, мы исследуем качество данных по клиентам. На горизонтальной оси — время, каждое деление соответствует одному месяцу. На вертикальной оси — тот процент данных, который за месяц был обработан идеально. Так мы измеряем точность. Это жесткий стандарт и сейчас я поясню, как это работает». Затем объясните аудитории, как анализировать график: «Зеленая линия отражает реальные результаты. Синяя — установленную нами цель, а красные линии — контрольные пределы допуска. Это уже несколько специфическая вещь, и чуть позже я объясню и ее. А теперь, прежде чем я начну, есть вопросы по чтению графика?»

Заметьте: вы предупреждаете аудиторию, по каким пунктам будут подробные разъяснения, но для начала сосредотачиваетесь только на основных правилах чтения графика. Тем самым слушатели вполне схватывают визуальную сторону дела и могут внимательно выслушать ваши объяснения.

А теперь мощно, живо изложите стоящий за данными сюжет. Вам предстоит рассказать многое, в том числе причины, по которым пришлось запустить эту программу, и какие трудности и какие достижения сопутствуют попыткам регистрировать обращения клиентов; по каким параметрам раскладываются эти обращения, в том числе отбор параметров, представленных на оси Y; предлагаемые усовершенствования и как вы контролируете данные — в особенности, что обозначают две красные линии. По мере рассказа указывайте эти факторы на графике.

Потребности у каждой аудитории свои, и для каждой из них нужно подобрать самый простой и прямой способ изложения. Например, технарей заинтересует выбор параметров и применение программного обеспечения, а топ-менеджера — как охватить всю компанию новым методом замера качества данных. Один и тот же сюжет — но акценты расставляются по-разному.

Помните, что многие люди к аналитике, статистике и большим данным относятся с подозрением (возможно, под влиянием знаменитого афоризма: «Существуют три вида лжи: ложь, заклятая ложь и статистика»). Независимо от того, насколько такой скептицизм оправдан, вреда он причиняет немало, замедляя, а то и вовсе прекращая распространение плодотворных идей в компаниях. Вы, человек, подающий большие данные, обязаны укрепить в аудитории доверие к полученной информации. А для этого:

1. Представьте данные наиболее прямым и точным образом. Это особенно необходимо, когда результаты не радуют. И если они противоречат традиционным представлениям, так откровенно и скажите.
2. Дайте полную картину. Худший вид лжи — замалчивать ключевые подробности.
3. Обеспечьте контекст, в том числе ссылки на источники и пояснение, каким образом вы проверяли качество и надежность данных. (Если не проверяли, то ясно скажите: «Качество данных не установлено, и это может отразиться на результате».)
4. Подведите итоги анализа, включая недостатки и возможные альтернативные истолкования.

Вполне допустимо (а иногда необходимо) выражать свое мнение, только обязательно отделяйте мнение от фактов. Самый лучший анализ имеет свои границы — дальше вступает в свои права интуиция. Проведите четкую разделительную линию.

Сделайте еще один шаг навстречу аудитории. Успешные устные презентации подкрепляются рассылкой слайдов PowerPoint или соответствующих ссылок. Но есть и те, кто не присутствовал на самой презентации, не слышали ваших устных объяснений — нужно подумать и об этой части аудитории. В начале своей работы в Лаборатории Белла мне внушили: «В среднем на слайд зрители тратят 15 секунд. Не заставляй их расходовать 13 из 15 секунд, гадая, как подступиться к графику. Вставляй всюду пояснение, а еще лучше: сделай так, чтобы график сам говорил за себя».

Чтобы выполнить эти указания, примите следующие меры:

Во-первых, включите объяснения по графику в виде отдельных слайдов или примечаний. Во-вторых, разметьте график, как показано на примере ниже. Эти пометки не заменяют хорошо рассказанную историю, но хотя бы дают читателю некоторые нити.

Для большинства аудиторий унция озарения стоит тонны анализа. Один внятный график, который сразу представляет суть дела и указывает дальнейшие шаги, стоит сотни обычных иллюстраций. Сумейте построить такой график. Данные — сила.

Все, о чем я здесь говорю, не так уж трудно для человека, который собрал важные результаты или пришел к интересным выводам. Руководители (даже скептики) ищут пути усовершенствования работы своих отделов и компаний. Ваша работа, обязанность человека, представляющего данные, — ответить на эту потребность, дав ответ самым простым и наглядным образом.

Читайте по теме:

• Зачем управленцам математика?
• Как сделать крутую презентацию
• Шесть искусств для бизнеса