Как написать сопроводительное письмо | Большие Идеи

・ Профессиональный и личностный рост

Как написать
сопроводительное письмо

Автор: Эми Галло

Как написать сопроводительное письмо
Фото: Kaitlyn Baker / Unsplash

читайте также

Почему в IDEO все помогают друг другу

Джулианна Пиллемер,  Колин Фишер,  Тереза Амабиле

Когда следует (не) беспокоиться из-за сорванных планов

Арт Маркман

«Что вы сейчас сказали?»: чем опасны модные слова, которые используют в деловой коммуникации

Адам Галински,  Закария Браун,  Эрик Анисич

Почему не нужно знакомиться на крупных мероприятиях

Дерек Коберн

Едва ли не самая сложная часть процесса поиска работы — создание удачного сопроводительного письма. И да — вам следует его отправить. Даже если прочтут одно из двух сопроводительных писем, все-таки есть 50-процентный шанс, что такое письмо вам поможет. Прежде чем приступить к написанию, как можно больше узнайте о компании и об интересующей вас должности. Затем постарайтесь привлечь внимание менеджера по найму или рекрутера яркой вступительной фразой. Если вы уже лично знакомы с этой компанией или с кем-то из ее сотрудников, упомяните об этом в первом или втором предложении, а также адресуйте свое письмо конкретному человеку. Менеджеры по найму ищут людей, способных помочь им в решении проблем, поэтому важно показать, что вы знакомы с деятельностью компании и непростыми задачами, стоящими перед ней. Затем объясните, как ваш опыт поможет решить эти задачи. Если онлайн-форма заявки не позволяет отправить сопроводительное письмо, используйте доступный вам формат, чтобы продемонстрировать необходимые для работы навыки, а также энтузиазм, который вызывает у вас эта должность.

Никто не любит искать работу. Просматривать списки вакансий, приводить в порядок резюме, готовиться к выматывающим собеседованиям — все эти занятия не приносят радость. Для многих людей самая сложная часть процесса поиска работы — создание удачного сопроводительного письма. На этот счет дают столько спорных советов, что даже не знаешь, с чего начать. Да и нужно ли такое письмо вообще, особенно если подаешь заявку через онлайн-систему?

Спросим у экспертов

Ответ почти всегда положительный. Конечно, в некоторых случаях, когда вы подаете заявку онлайн, бывает, что подобный формат не предполагает сопроводительного письма, но если такая возможность есть, непременно отправляйте это письмо, говорит Джоди Гликман, специалист по коммуникациям, автор книги «Great on the Job». «Письмо повысит шансы привлечь внимание HR-менеджера, а также станет для вас отличной возможностью выделиться из общего ряда». А в жестких условиях рынка труда очень важно оторваться от других претендентов, уверен Джон Лис, британский карьерный стратег, автор книги «Knockout CV». И все же, как известно каждому, кому доводилось писать сопроводительное письмо, не так-то просто выполнить эту задачу с блеском. Вот несколько советов, которые могут вам пригодиться.

Начните с тщательной подготовки. Прежде чем приступить к работе над письмом, как можно больше узнайте о компании и о должности, которая вас интересует. Безусловно, следует внимательно ознакомиться с описанием должности, но помимо этого нужно изучить веб-сайт компании, Twitter-аккаунты руководителей, а также профили сотрудников в LinkedIn. Благодаря такой подготовке в вашем письме появятся необходимые детали, ведь не следует рассылать письма, лишенные конкретики. Информация о компании также поможет подобрать правильный тон. «Подумайте о культуре организации, где вы хотите работать, — советует Гликман. — Если это креативное агентство, например магазин дизайнерской одежды, можно действовать довольно смело, если же это более консервативная организация, скажем банк, лучше проявить сдержанность».

По возможности свяжитесь с менеджером по найму или каким-то сотрудником этой компании, с которым вы знакомы, а уже потом пишите письмо, советует Лис. Можно отправить e-mail или сообщение на LinkedIn, «задав проницательный вопрос о вакансии». Так у вас появится шанс начать письмо с отсылки к этому сообщению. Можно написать: «Благодарю вас за содержательную беседу на прошлой неделе» или «Недавно я общался с таким-то и таким-то в вашей компании». Конечно же, не всегда удается обратиться к кому-то напрямую — или бывает так, что вам не ответили. Это вполне нормально. Попробовать в любом случае стоит.

Старайтесь смотреть в будущее. Если резюме должно представлять собой ретроспективный взгляд на ваш профессиональный опыт и на то, что вы делали в прошлом, в сопроводительном письме нужно сосредоточиться на будущем и на том, что вы собираетесь делать, полагает Гликман. «Возможно, стоит думать об этом письме как о мостике между прошлым и будущим, который поможет объяснить, чем бы вы хотели заниматься и почему». Из-за пандемии работодатели все реже ожидают, что кандидаты захотят выполнять ту же работу, что и раньше. «Миллионы людей меняют свою карьеру — по собственной воле или под влиянием обстоятельств, а для этого необходимо переориентироваться и по-новому взглянуть на то, как они смогут применить свои навыки на другой должности или на другом поприще», — поясняет Гликман. С помощью сопроводительного письма можно объяснить, как вы меняете свою карьеру: например, из гостиничного бизнеса уходите в маркетинг. Подумайте об этом как о возможности прорекламировать свои универсальные навыки.

Сразу берите быка за рога. «Люди часто начинают письмо фразой “Меня интересует вакантная должность Х, о которой я узнал в Y”. Это напрасная трата времени», — убежден Лис. Вместо этого лучше сразу брать быка за рога. «Начните ударной фразой — почему эта работа вас так заинтересовала и что вы можете предложить работодателям», — советует Гликман. Например, можно написать: «Я специалист по фандрайзингу в экологической сфере, у меня более пятнадцати лет опыта. Я ищу возможность по-новому использовать свои навыки и готов применить свои знания и энтузиазм в работе вашей растущей команды разработчиков». Затем можно добавить пару фраз о вашем образовании и соответствующем опыте, но воздержитесь от пересказа резюме.

Скорее всего, менеджер по найму или рекрутер перебирают целые пачки таких писем, поэтому надо постараться обратить на себя внимание. Вот только не пытайтесь рассмешить адресатов. «Попытки шутить часто оборачиваются неудачей или могут произвести впечатление, что соискатель — эгоцентрик, — поясняет Лис. — Лучше высказываться прямо и активно, например: “Прошу вас обратить внимание на две причины, по которым я мог бы стать прекрасным дополнением к вашей команде”».

Если вы лично контактировали с компанией или с кем-то из сотрудников, также упомяните это в первом или втором предложении. У вашего письма непременно должен быть конкретный адресат. «Благодаря социальным сетям есть большая вероятность, что вы сможете выяснить фамилию менеджера по найму», — считает Гликман.

Подчеркивайте свои сильные стороны. Менеджеры по найму ищут людей, способных помочь компании в решении проблем. Опираясь на проведенную вами подготовительную работу, продемонстрируйте, что вы знакомы с деятельностью компании и непростыми задачами, стоящими перед ней. Совсем не обязательно перечислять конкретные проблемы, но можно упомянуть, как именно повлияла пандемия на ту или иную сферу деятельности. К примеру, вы могли бы написать: «Многие организации в сфере здравоохранения испытывают перегрузку из-за необходимости предоставлять высококачественную помощь, а при этом приходится заботиться о здоровье и безопасности своих сотрудников». Затем расскажите, как ваш опыт будет полезен в решении этих задач; например, объясните, как решали подобную проблему в прошлом, или опишите какое-то свое достижение в схожей ситуации. Вам следует подробно остановиться на том, что выгодно отличает вас от других кандидатов.

Как отмечает Лис, есть два навыка, которые пригодятся сегодня почти на любой должности: приспособляемость и способность быстро учиться. Если у вас есть свидетельства владения этими навыками, не забудьте о них упомянуть. Например, если вы оказывали поддержку своей команде при переходе на дистанционный формат работы, опишите, как именно вы это делали и на какие навыки опирались.

Проявляйте энтузиазм. «Если вас не принимают на работу, обычно это не связано с нехваткой навыков, — считает Гликман. — Скорее всего, люди не поверили, что вы действительно хотите занять эту должность, или у них сложилось впечатление, что вы плохо представляете, какая работа вас ждет». Менеджеры по найму отдадут предпочтение кандидату, сумевшему доказать, что это и вправду работа его мечты. Значит, нужно четко сформулировать, почему вы хотите получить эту должность. «Энтузиазм высвечивает личность человека», — добавляет Лис. Карьерный стратег предлагает написать что-то в таком духе: «Я хотел бы работать в вашей компании. А кто бы отказался? Вы лидер в своей отрасли, и именно вы задаете стандарты, которым следуют многие». Если вас не вдохновляет какой-то аспект деятельности компании или ваша предполагаемая роль, лучше вообще не подавать заявку.

Не забывайте следить за тоном. В то же время не стоит перебарщивать с лестью или лукавить. Искренность имеет принципиальное значение. «Даже если вы уже несколько месяцев сидите без работы и согласны на любую должность, старайтесь не производить впечатления отчаявшегося человека», — советует Лис. Если не хотите, чтобы ваш тон обесценивал ваш месседж, не забывайте о профессионализме и зрелости. Хорошее правило большого пальца: представьте себя на месте менеджера по найму и подумайте «о языке, к которому прибегнул бы менеджер по найму, общаясь с кем-то из клиентов компании». Конечно же, не так просто различить собственный тон в письменном тексте, поэтому, возможно, стоит попросить кого-то просмотреть ваш черновик (это в любом случае хорошая идея — обратите внимание на совет, приведенный ниже). По словам Лиса, он часто вычеркивает «все, что можно принять за отчаяние», когда клиенты дают ему свои письма на отзыв.

Письмо должно быть коротким. Большинство консультантов советуют не выходить за рамки одной страницы. А Гликман и Лис полагают, что лучше сделать письмо еще короче. «Большая часть писем, которые мне доводилось видеть, слишком длинные, — считает Лис. — Письмо должно бы настолько коротким, чтобы его можно было прочитать одним взглядом». Конечно, вам нужно затронуть множество аспектов, но писать о них следует сжато. Вот тут-то и стоит показать письмо другу, бывшему коллеге или наставнику, ведь отзыв одного из них может вам помочь. Попросите их прочитать письмо и указать места, которые следует сократить.

Получите отклик. Это вообще отличная идея — показать сопроводительное письмо нескольким людям, говорит Лис. Вместо того чтобы отправлять его друзьям с вопросом «Что вы думаете?», четко сформулируйте, какой именно отклик вам нужен. Особенно важно задать два вопроса. Во-первых, спросите друга, ясно ли сформулирована ваша главная мысль. Какую историю вы рассказываете? Сможет ли друг ее коротко пересказать? Во-вторых, спросите друзей, что не так с вашим письмом. «Другие люди могут лучше почувствовать отчаяние в тоне, а также перебор по части саморекламы или, напротив, нарочитую скромность и низкую самооценку», — отмечает Лис. Таким образом, друзья отметят те фрагменты письма, где выбран неудачный тон.

Что делать, если нет возможности отправить сопроводительное письмо? Сегодня многие компании используют онлайн-систему подачи заявок, которая не предполагает отправку сопроводительного письма. Может быть, вы как-то ухитритесь отправить письмо одним документом с вашим резюме, но успех тут не гарантирован: некоторые системы требуют, чтобы данные вводились в строго обозначенные разделы. В таких случаях используйте доступный вам формат, чтобы продемонстрировать необходимые для работы навыки, а также энтузиазм, с которым вы относитесь к этой должности. По возможности разыщите сотрудника этой компании, чтобы после отправки документов послать ему короткий e-mail, где вы сможете подчеркнуть несколько ключевых позиций вашей заявки.

Принципы, которые необходимо четко запомнить

Правильно:

— Начать письмо с убедительного утверждения, благодаря которому станет ясно, почему вы хотите получить эту должность и что вы можете предложить работодателям.

— Писать сжато — менеджер по найму должен прочитать ваше письмо с первого взгляда.

— Рассказать о каком-то своем достижении в подтверждение того, что вы в состоянии взяться за решение задач, стоящих перед работодателем.

Неправильно:

— Стараться рассмешить адресата — попытки шутить часто терпят неудачу.

— Отправлять сопроводительное письмо без конкретики — каждое письмо должно быть адаптировано к обстоятельствам определенной должности.

— Перебарщивать с лестью — вместо этого нужно демонстрировать профессионализм и зрелость.

Практические советы на примере конкретных кейсов

Кейс №1: Покажите, что хорошо знакомы с нуждами компании. Мишель Соммерс, вице-президент по HR в «Деревне мальчиков и девочек», некоммерческой организации в Коннектикуте, недавно опубликовала вакансию специалиста по рекрутингу и обучению. «Я искала человека с серьезным опытом в области рекрутинга, чтобы он мог не только выискивать кандидатов, но и способствовать адаптации новичков», — поясняет Мишель. Кроме того, она хотела, чтобы этот сотрудник с самого начала вошел в курс дела. «У нас маленькая команда, поэтому у меня нет возможности кого-то обучать», — говорит Мишель.

На вакансию откликнулось более 100 кандидатов. Система подачи заявок онлайн, действующая в этой организации, не дает возможности отправлять сопроводительные письма приложениями, но одна из соискательниц — Хайди (имя изменено) — направила в организацию e-mail после того, как выслала свое резюме. «Просто прекрасно, что она так поступила, ведь в противном случае мы бы ее отсеяли», — признается Мишель.

Ознакомившись с резюме Хайди, можно было принять ее за «летунью» — слишком уж короткими были периоды ее работы у всех предыдущих работодателей. Мишель пришла к выводу, что женщина плохо работает и по этой причине ее постоянно увольняют. Кроме того, Хайди была единственной кандидаткой, у которой не оказалось степени бакалавра.

Зато e-mail Хайди привлек внимание Мишель. Во-первых, выяснилось, что она профессионал. Хайди четко сформулировала цель письма: она хотела убедиться, что ее заявка получена. Затем соискательница объяснила, как именно узнала фамилию Мишель и нашла информацию о компании «Деревня мальчиков и девочек» (в этом ей помог начальник мужа, входящий в совет директоров), а также рассказала о личном контакте с компанией (ее свекру довелось сотрудничать с этой организацией).

Но вот что по-настоящему выделило Хайди в глазах Мишель: глубокое понимание деятельности группы и непростых задач, стоящих перед ними. Хайди тщательно подготовилась и «перечислила ряд шагов, которые считала нужными предпринять или уже предприняла, чтобы помочь нам в решении этих задач», — сообщает Мишель.

«Свойства личности и страстное отношение к делу, о которых можно было составить представление уже по сопроводительному письму, еще ярче заявили о себе во время телефонного скрининга, — отмечает Мишель. — Я хотела, чтобы человек, занимающий эту должность, сумел придать ей больший масштаб с самого начала, но даже не думала, что такое возможно. Встретив Хайди, я поняла, что роль этого сотрудника, действительно, может стать очень важной». Три недели спустя Мишель предложила Хайди работу, и та приняла предложение.

Кейс №2: Сумейте привлечь их внимание. За последние четыре года Эмили Сернакер претендовала на целый ряд вакансий в Международном комитете спасения (IRC). Она не оставляла надежды получить работу. Вместе с каждой заявкой женщина отправляла конкретизированное сопроводительное письмо. «В этих письмах я старалась подчеркнуть свою квалификацию, способность к творческому мышлению и искреннее уважение к организации», — отмечает Эмили.

Сара Ванья, региональный HR-директор, говорит, что письма Эмили привлекли ее внимание, в частности по той причине, что они включали в себя несколько ссылок на видео, по которым можно было составить представление о правозащитной деятельности Эмили, а также о ее работе в сфере фандрайзинга, связанной с другими организациями. Эмили объясняет: «У меня уже был опыт по защите прав бывших детей-солдат и жертв торговли людьми, а еще уязвимых женщин и перемещенных лиц. Конечно, можно выступить с заявлениями в сопроводительном письме, например: “У меня есть дар убеждения, я творческий человек, я неравнодушна”, но, на мой взгляд, именно демонстрация этих навыков и свойств заставит рекрутера поверить в правдивость таких заявлений».

Вот что Эмили написала Саре по поводу своего видео:

«Вот короткое видео, посвященное истории моих отношений с активизмом. Некоммерческая организация “Невидимые дети” сняла это видео для молодежной конференции, где я выступала в этом году. Продолжительность видео — около четырех минут. Как вы узнаете из этого видео, я с большим успехом занималась фандрайзингом еще в студенчестве, когда мне удалось собрать более $200 тыс. для “Невидимых детей”. С тех пор я успела поработать консультантом в Wellspring International, а недавно окончила обучение в качестве посланца доброй воли по стипендии Rotary International».

В каждом из сопроводительных писем Эмили также подчеркивала, насколько важна для нее работа в Международном комитете спасения. «Выражая энтузиазм, человек ставит себя в уязвимое положение, ведь его позицию могут счесть наивной. Однако если говорить о моем энтузиазме в отношении IRC, он был искренним, поэтому мне показалось вполне уместным его продемонстрировать», — сказала Эмили.

Вот каким образом Эмили выказала интерес к работе в Международном комитете спасения: «Я непременно должна вам сообщить, что искренне восхищаюсь деятельностью IRC. Я старалась как можно больше узнать о ваших программах. Мне довелось побывать в вашей нью-йоркской штаб-квартире, я посетила ферму “Новые корни” в Сан-Диего, выставку “Мы можем быть героями”, а также экспозицию “Половина неба” в Лос-Анджелесе. IRC — лидер в моем списке организаций, и я уверена, что могла бы принести реальную пользу вашей фандрайзинговой команде».

В процессе подачи заявки и ожидания ответа Эмили узнала, что на каждую вакансию в организации претендуют сотни кандидатов, а значит, конкурс очень большой. «Я понимала, что не являюсь лучшей претенденткой на каждую из вакансий, но вместе с тем была твердо уверена в своей способности внести весомый вклад», — призналась Эмили. В конечном итоге ее настойчивость принесла плоды. Ее наняли на работу в качестве временного координатора по внешним коммуникациям, а спустя четыре месяца она уже заняла постоянную должность.

Примечание редактора (2020). Эта статья, изначально написанная в 2014 году, была дополнена автором, чтобы включить в нее советы экспертов последнего времени, а также отразить реалии поиска работы во время пандемии.