Что делать, если вас не приглашают на
важные совещания

Всем нам приходилось сталкиваться с такой неприятной ситуацией — вас не пригласили на важную встречу. Вы узнаете о важном совещании (результат которого влияет на вас и на вашу команду), только когда оно уже прошло. «Остаться за бортом» — это неприятно как с личной, так и с профессиональной точки зрения. С вами не считаются, и вот уже приходят на ум грустные воспоминания из школьной жизни — ощущение ненужности и отверженности: вы никому не нужны, ваш вклад в общее дело никто не ценит. А если вы вдобавок последним узнаете о принятых решениях, это может притормозить работу вашей команды и нанести удар по вашему авторитету. Если вам не досталось места за столом переговоров и это плохо сказывается на сотрудничестве в команде для достижения целей организации, то повысить голос за себя и свой коллектив в конструктивном духе — ваша обязанность.

В следующий раз, когда вы не обнаружите своей фамилии в списке приглашенных, не отчаивайтесь. Пусть это упущение станет возможностью оценить свой вклад в работу группы, определить, насколько эта встреча отвечает вашим интересам и интересам команды, и организовать продуктивное обсуждение вопроса.

Но, прежде чем настаивать на своем присутствии на каждой важной встрече в компании, не забывайте следующие моменты.

Держите свое самолюбие под контролем. Задайте себе вопрос: я беспокоюсь, потому что боюсь потерять свое место или мне действительно необходимо там быть? Известно, что чем больше людей присутствует на совещании, тем выше вероятность, что оно будет запутаннее и длиннее. Есть ли среди участников кто-то, кроме вас, кому вы можете доверить задать волнующие вас вопросы? Возможно, основная задача собрания лишь косвенно связана с работой вашей команды, но в основном затрагивает деятельность другой группы? Обратитесь к коллеге, которого позвали на встречу, чтобы лучше узнать о повестке дня. Таким образом вы сможете определить, нужно ли вам принимать участие в обсуждении.

Выстройте свою логику. Когда вы узнали о повестке дня и поняли, что участвовать в дискуссии необходимо, задайте себе вопрос, перевешивают ли факторы против вашего присутствия реальную пользу от него. Если вам просто хочется, чтобы вас позвали, бороться не стоит. Но если вы считаете, что вас обязательно следует включить, начинайте выстраивать свои аргументы. Будьте готовы ответить на вопрос, почему вам нужно там быть. Выстройте свой ответ вокруг того, какую точку зрения, экспертные знания и умения ваша команда может привнести в обсуждение. Не спрашивайте, должна ли там быть именно вы, подумайте, необходимо ли присутствовать человеку, занимающему вашу должность.

Предложите помощь. Итак, вы решили, что интересы бизнеса требуют, чтобы человек, выполняющий вашу работу, был на этом совещании, и доказали это. Значит, пришло время поднять вопрос в разговоре с его организатором. Отправьте приглашающему электронное письмо со словами, что хотели бы обсудить это собрание (назовем его «совещание по состоянию операций»). Попросите, чтобы он зашел к вам поговорить, или пригласите его на встречу — выберите ту форму, которая наиболее соответствует вашей организационной культуре. «Дорогая Анника, у вас есть 15 минут, чтобы обсудить совещание по состоянию операций? Завтра я целый день в офисе и свободен от встреч, пожалуйста, зайдите ко мне, когда вам удобно». Суть в том, чтобы сначала написать короткое письмо, а затем побеседовать по сути вопроса по телефону или лично — таким образом можно более четко донести свои мысли и чувства.

Во время беседы не говорите: «почему меня не пригласили на эту встречу? Вы должны были меня позвать!». Вместо этого попробуйте сказать примерно следующее: «Я заметил, что меня нет в списке участников еженедельного операционного совещания. Поговорив с Джо по поводу обычной повестки дня этой встречи, я подумал, что мое присутствие было бы полезным для всех. Благодаря этому будет представлена точка зрения маркетинга и моя команда будет знать о ближайших приоритетах, чтобы лучше планировать и успевать все в срок. Если вы согласны, что кого-то от маркетинга нужно включить, мы можем обсудить, кого именно позвать — меня или другого члена команды».

Оставайтесь нейтральным. Сосредоточьтесь на процессе, а не на личностях. Разговор должен идти не о вас и ваших чувствах и не о том, насколько неправильно, что вас в списке нет, а Джон Смит — есть и т. д. Убедите собеседника, что ваше присутствие необходимо для бизнеса.

В своих тренингах по проведению совещаний мы объясняем коллективам руководителей, как ставить интересы компании на первое место, голосуя за собственное «удаление с острова» — то есть не участвовать в совещаниях, в которые они не привносят ничего полезного. Когда кто-либо заявляет: «Поскольку мой новый начальник теперь тоже участвует в этих совещаниях, мне больше не надо на них присутствовать» (даже по поводу таких «престижных» встреч, где можно показать себя), это свидетельствует высшему руководству, что человек ставит интересы компании превыше всего. Подобный альтруизм и зрелость дорогого стоят. Они увеличивают ваш «моральный капитал» и доброе отношение к вам.

Если вы не идете на поводу у эмоций и ищете возможность сделать работу организации более эффективной и продуктивной, пренебрегая своим самолюбием и карьерными целями, это непременно принесет вам уважение руководства, коллег и подчиненных. И увеличит шансы, что вас позовут на встречу, если вам действительно нужно быть на ней.

Об авторе. Мелисса Раффони — гендиректор The Raffoni Group, компании, помогающей гендиректорам добиваться высоких результатов и повышать качество своей личной и профессиональной жизни.