Важное вперед!

Рабочий день подошел к концу, вы справились с самыми срочными делами, но понимаете, что не сделали ничего по-настоящему важного? Вы не одиноки. Серия исследований, недавно опубликованных в журнале Journal of Consumer Research, показала, что люди стараются первым делом выполнить самые срочные задачи, даже если можно выбрать задачи с менее жесткими сроками, но столь же простые и сулящие большую отдачу.

Вполне естественно стремиться поскорее разделаться с дедлайном и выкинуть его из головы. Но многие сталкивались с тем, что самые значительные дела реже имеют строгие сроки выполнения — в отличие от относительно маловажных. Эти важные дела связаны с:

• вашими ценностями (например, волонтерство или общение с детьми),

• общественным признанием (приглашение в отраслевые комиссии или написание книги),

• улучшением ключевых навыков (углубление знаний статистики или изучение нового языка)

• предотвращением всевозможных ЧП (диспансеризация или составление антикризисного протокола для компании).

Если вы относитесь к большинству, то эти приоритеты невольно оседают на задворках сознания, пока вы работаете над маловажными и привязанными к срокам задачами, такими как бронирование зала для конференции в отеле, расчистка почтового ящика или написание ежемесячной новостной рассылки.

Что можно с этим сделать? Я составила список практических стратегий и подсказок, но знаю, что ни одно из этих предложений само по себе не приведет вас к принятию идеального решения. Стремление к совершенству заводит людей в тупик. Реализуйте стратегии, которые шаг за шагом поведут вас в правильном направлении и не потребуют больших усилий.

Спланируйте важные задания и дайте себе время с запасом

Как показывают исследования, планирование повышает шансы на успешное завершение дела.

В случае с очень важными и долго откладываемыми делами я применяю такую стратегию: отвожу целый день для работы над одной единственной задачей. Недавно я использовала этот способ, чтобы заставить себя заняться настройкой менеджера паролей: это дело я откладывала (без преувеличения) годами.

Часто совершенно невозможно предсказать, сколько времени потребуется на завершение незнакомой, но важной задачи. Эта работа часто выглядит скорее тяжеловесной, чем целесообразной, и это еще один хитрый аргумент, почему мы ее не делаем. Стратегия посвятить ей целый день, даже когда это кажется излишним, может быть полезной в этих случаях.

Не забывайте заботиться о себе, старайтесь выделять раз в неделю время для личных нужд. Это поможет на ранней стадии выявить медицинские проблемы. Вы можете долго не использовать это время, но имейте его в запасе на случай необходимости.

Выделите самые эффективные элементы задачи

Масштабные дела часто требуют поэтапного развития. Возвращаясь к примеру с менеджером паролей, моей начальной целью было создать новые, надежные и уникальные пароли для всех аккаунтов в сети, хотя это и не было первоочередной задачей. Имело смысл начать с 10 или 20 самых ценных аккаунтов.

Если обычно вы ставите настолько высокие цели, что в конечном итоге откладываете их, попробуйте следующее: когда вы обдумываете цель, обдумайте также ее «половинную» версию. Мысленно сопоставьте полную цель и ее усеченный вариант, и спросите себя, какая из них лучше (либо реалистичнее). Если ваша цель по-прежнему выглядит пугающей, уменьшите ее еще, пока она не станет выполнимой. Вы можете закончить с одной четвертой или одной десятой от изначально задуманной цели, но это более достижимо — а однажды начав, вы всегда сможете продолжить.

Предупреждайте чувство тревоги и управляйте им

Многие важные задачи требуют смирения с мыслью, что дела пойдут плохо, и это провоцирует тревогу. Примеры: составление завещания, обследование опухоли, планирование наследования вашего бизнеса, изучение страховых полисов или выработка антикризисного плана.

Даже если дела не грозят катастрофой и впереди ждет крупный выигрыш, находятся поводы для беспокойства. Вот обычные примеры важных, но потенциально «тревожных» дел: развитие дружеских отношений, работа над чем-то сложным в первый раз, обращение за помощью, неловкие беседы, совершение и исправление ошибок, работа на крупных многомесячных проектах, где сомнения сменяются самоуверенностью.

Работа над важными задачами обычно требует умения справляться с негативными эмоциями. Личный пример: чтение авторов, которые пишут лучше, чем я, полезно для совершенствования моих навыков, но вызывает зависть. Признание и обозначение эмоций, которые создают проблемы — базовый, но эффективный шаг для избавления от этих эмоций. Вам понадобятся первоклассные умения управлять своими мыслями и эмоциями, чтобы добиваться целей, которые требуют выхода из зоны комфорта.

Тратьте меньше времени на маловажные дела

Незначительные задачи имеют скверное свойство отнимать больше времени, чем следует. К примеру, вы можете сесть за вычитку отчета сотрудника — но не успеете оглянуться, как уже потратили час на переписывание всей работы. Чтобы избежать этого, вы можете ограничить себя тремя наиболее важными замечаниями в любой части работы, которая в целом удовлетворительна, или ограничить свое время на проверку. Еще может помочь стратегия быстрых решений. Когда есть срочный вопрос, лучше принять быстрое решение, чем идеальное.

Расставьте приоритеты

В современной жизни легко попасть в ситуации, когда «гоняешься за коровами, а ограду строить некогда». Эти ситуации фиксируют одни и те же проблемы и постоянно требуют одного и того же решения. Избавиться от них можно путем делегирования, автоматизации, дозирования задач, их устранения, оптимизации рабочих процессов или создания шаблонов для повторяющихся задач. Инвестируйте время в создание системы, которая сэкономит ваше время в будущем — например, в разработку формы заказа для снабжения офиса канцелярскими товарами, чтобы не заказывать каждую мелочь по отдельности каждый раз, когда она закончится.

В книге The Healthy Mind Toolkit я освещаю такую характерную стратегию, как перевоспитание «пиявок решений». Так я называю людей, которые перекладывают решения на вас. Скажем, вы попросили кого-то принять решение, но вместо этого он присылает список вариантов на ваш выбор, тем самым перекладывая ответственность обратно на вас. Вместо того, чтобы автоматически отвечать, попросите прислать четкие рекомендации.

Отслеживайте общую картину

Когда мы с головой уходим в рутину, очень трудно сохранять способность видеть общую картину. Подумайте, что именно помогает вам сохранять эту способность. Мне иногда помогают поездки, особенно перелеты в одиночку. Вид с высоты 10 000 футов позволяет ясно разглядеть свой путь. Не хуже помогают увидеть общую картину бухгалтерские таблицы. Поскольку я ненавижу вести бухгалтерию и считать налоги, это занятие помогает понять и оптимизировать мою ситуацию. А перерывы в работе удерживают от ныряния в «кроличью нору», где вы сами не заметите, как потратите кучу времени на несущественные вещи.

Сосредоточиться на важных целях помогают и встречи с коллегами, с которыми я встречаюсь примерно раз в полгода. Мы регулярно обмениваемся информацией о своих делах и планах. А если говорить про управление финансами, я время от времени читаю отдельных финансовых блоггеров, чтобы держать руку на пульсе.

Отслеживать эффективность использования своего времени тоже полезно, но это само по себе отнимает много времени и волевых усилий. Я пользуюсь приложением RescueTime, которое отслеживает, сколько времени я провожу на различных сайтах (включая Gmail). Еженедельно я просматриваю отчеты об этом.

Не игнорируйте ничего, что помогает вам видеть цельную картину, и подумайте, как превратить ваши идеи в конкретные планы и действия.

Не казните себя, если вам с трудом удается выстроить приоритет важных вещей над срочными. Количество дел и решений, с которыми мы сталкиваемся в современной жизни, в сочетании с эмоционально (и когнитивно) сложным характером многих важных задач, делает эту борьбу почти бесконечной. Я написала целую книгу о том, как концентрироваться на общей картине и прекратить самобичевание, и все равно мне это трудно. Я считаю успехом, если удается следовать собственным советам хотя бы в 50% случаев! Это здравое эмпирическое правило, которое вам тоже может помочь.

Об авторе. Элис Бойес, PhD, в прошлом клинический психолог, автор книг The Healthy Mind Toolkit и The Anxiety Toolkit.