Дело не в почте: из-за чего вы не успеваете отвечать на письма | Большие Идеи

・ Управление временем
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Дело не в почте: из-за чего вы не успеваете отвечать
на письма

Как решить проблему электронной почты и сообщений

Автор: Сара Пек

Дело не в почте: из-за чего вы не успеваете отвечать на письма
Фото: MISSTUNI/GETTY IMAGES

читайте также

Что стоит за широким жестом Tesla Motors

Каран Гиротра,  Сергей Нетесин

Apple Watch: все сделано правильно

Джеймс МакКиви

Мужской клуб на службе у женщин

Лэнг Айлин

Что не так с формулами успеха великих лидеров

Алексей Улановский

Интернет полон советов о том, как работать с электронной почтой. Если им следовать, можно провести всю жизнь, сортируя, систематизируя и организовывая свою папку «Входящие». Но несмотря на все предлагаемые системы и инструменты, электронная почта все еще отбирает у людей огромное количество времени, которое они хотели бы посвятить другим делам или личной жизни. Эта проблема весьма распространена: множество людей ощущают себя перегруженными и работой, и почтовыми сообщениями, и на то, что темп этих перегрузок снизится, рассчитывать не приходится.

Электронную почту уже нельзя считать просто почтой: сообщения приходят от десятков различных платформ. Мы получаем sms, личные сообщения в Instagram, оповещения из Slack и Facebook. Отовсюду звучат уведомления, требующие нашего внимания, и мы оказываемся в ловушке бесконечных ответов на сообщения. Чем чаще мы отвечаем на них, тем чаще мы их получаем.

Кроме того, электронная почта уже слишком долго считается источником срочной и важной информации, и это большое заблуждение. В некотором роде оно объясняется тем, что при отправке электронных сообщений перед нами не встает никаких преград. Мы требуем быстрого ответа и немедленного внимания к нашим письмам, поскольку мы можем бесплатно и быстро их отправить. Вместо того, чтобы поразмышлять над своими идеями самостоятельно, мы спешим поскорее поделиться ими в письме и отправить его коллегам, отвлекая их от работы. В конечном итоге эффективность нашей работы зависит не от скорости нашего ответа и не от выбора корпоративного мессенджера или другого инструмента. Проблема скрыта гораздо глубже.

Истинная проблема вот в чем: мы не умеем управлять своим вниманием

Самый главный вызов современности, с которым приходится сталкиваться, заключается в том, что нам необходимо выбрать, на чем сосредоточиться. Человек по природе своей плохо справляется с определением границ и приоритетов. В качестве примеров таких наших особенностей можно привести наши потребительские привычки или популярность системы уборки Мариэ Кондо. Мы тонем в разнообразии физического и цифрового мира и крайне нуждаемся в наведении порядка. Собственно, проблема кроется не в электронной почте, а в границах. Поэтому нам нужно думать не о том, как лучше работать с почтой, а о том, как лучше расставлять приоритеты.

Сама необходимость расставлять приоритеты появилась в социуме не так давно. Автор книги «Эссенциализм» Грег МакКеон объясняет, что в прошлом у нас мог быть только один приоритет, а множественного числа этого слова вообще не существовало. Примерно в середине прошлого столетия мы уже могли говорить о нескольких приоритетах и образовали от этого существительного глагол. Сегодня же мы вынуждены действовать так, словно у нас есть десятки приоритетов, а не один, на котором нужно по-настоящему сосредоточиться.

Одна из обязанностей лидеров и руководителей — ясно и четко представить, куда мы движемся и что для нас важно на этом пути. Без четко определенной траектории мы утопим своих сотрудников в куче ненужных писем и проектов. Следовательно, чтобы лучше управлять своей почтой, нужно научиться говорить «нет».

Определите ваши приоритеты и не забывайте о границах

Даже если мы расставили приоритеты (но это еще не факт!), перед нами стоит еще одна проблема: никакой инструмент для сообщений по умолчанию не умеет соблюдать границы. В цифровой сфере сложно создавать поведенческие правила, работающие в определенном контексте, но нам всем они нужны. Поэтому придется разделить ответственность по расстановке границ между человеком и технологиями.

Вот шесть способов, которые помогут расставить границы при общении по электронной почте и в дальнейшем их соблюдать.

Напишите дисклеймер в подписи. В своей почтовой подписи укажите часы своей работы, а также обозначьте, в какое время вы отвечаете на письма. Это повысит уровень прозрачности вашей работы.

Не стесняйтесь использовать автоответчик. Я знаю несколько писателей, использующих автоответчики для того, чтобы ничто не отвлекало их от больших проектов (с этими автоответчиками можно общаться неделями!). Эта функция поможет вам сообщить всем, что вы заняты, и поможет понять, когда вы освободитесь для ответа.

Расскажите о том, как вы отвечаете на письма, на своем сайте или в социальных сетях. Если рассказать остальным, как вы привыкли отвечать на письма, они смогут планировать свое время. На своем сайте я объясняю, что отвечаю на запросы в течение двух недель. Вы можете обещать ответ в течение двух месяцев или двух суток — просто скажите людям, чего им ожидать.

Объясните, на какие запросы вы не отвечаете. О том, как вы используете различные каналы коммуникации, можно рассказать в своем профиле Twitter, на странице с контактной информацией или на странице работника. Расскажите, запросы какого рода вы удаляете или игнорируете. Не хотите принимать запросы из неизвестных источников? Просто удаляйте их.

Установите правила коммуникации для команды. Начинаете ли вы общение с новым участником команды, новым клиентом или беретесь за работу над проектом, определитесь с тем, какие каналы коммуникации будут наиболее удобны для вас, и узнайте о предпочтениях у всех участников. Четко опишите правила, которыми вы руководствуетесь при работе с каналами общения, стиль общения и периоды доступности для сообщений. Например, если я участвую в чате Slack как преподаватель, я сразу даю знать, что мой рабочий день — пятница, а также уточняю, когда я отвечаю на запросы.

Станьте примером для своих сотрудников. Если вы отвечаете на сообщения по вечерам или выходным, ваша команда считает, что и от каждого из них вы ожидаете того же. Вы можете воспользоваться сервисом Boomerang, чтобы отправить письмо с задержкой, или Inbox Pause, чтобы получать письма в определенное время. А еще лучше просто избегать переписки на выходных.

Электронные письма — замечательное средство связи, взаимопомощи, общения и даже размышлений. Однако за поток писем, которые мы получаем сегодня, мы расплачиваемся недостатком свободного времени и неспособностью сосредоточиться на качественной работе. Но если безжалостно расставить приоритеты и установить границы такого общения, можно вырваться из этой цифровой ловушки и наконец решить вечную проблему электронной почты, которая не дает нам покоя.

Об авторе. Сара К. Пек (Sarah K. Peck) — автор книг и статей, консультирует стартапы в Нью-Йорке. Основатель и исполнительный директор медиакомпании Startup Pregnant, ведет подкаст Startup Pregnant.

* деятельность на территории РФ запрещена