Пять фантазий о времени, от которых вам нужно избавиться | Большие Идеи

・ Управление временем
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Пять фантазий о времени, от которых вам
нужно избавиться

Что такое магическое мышление и как оно мешает планировать

Автор: Сабина Наваз

Пять фантазий о времени, от которых вам нужно избавиться
Иллюстрация: MirageC/Getty Images

читайте также

Простой способ сделать ваших сотрудников немного счастливее

Лиз Уайзман

Разумный альтруизм для лидера

Курт Никиш

Вы, правда, в это верите?

Владимир Рувинский

Как спасти бизнес во время кризиса

Кристофер Локхед,  Эдди Юн

Мы все — те еще сказочники. Мы мотивируем сами себя прекрасными рассказами, чтобы выполнить огромное количество задач за короткое время. Мы перескакиваем от одного дела к другому в уверенности, что успеем выполнить их все за стандартный рабочий день. И из раза в раз мы с удивлением обнаруживаем, что к концу дня работа не закончена, а нам придется поторопиться. Это нельзя назвать самообманом, но, невзирая на полученный в прошлом опыт, наш предсказательный аппарат подводит нас, и мы каждый раз абсолютно уверены, что в самый обычный день сможем сделать невозможное.

Добро пожаловать в мир магического мышления! Все мы путешествовали по нему в поисках химеры безграничного времени. Мы убеждаем себя в том, что в амбициозных планах нет ничего плохого, ведь они помогают нам добиваться большего. В условиях удаленной работы мы еще сильнее верим в то, что необходимо показывать другим свою ценность и больше работать. Однако когда мы попадаем в ловушку магического мышления, мы можем разочаровать тех, кто зависит от нас, не уложиться в сроки, почувствовать истощение и потерять вдохновение.

Непросто освободиться от своих фантазий. Руководству нравится, когда мы демонстрируем героизм, поэтому оно щедро награждает нас за подвиги. Однако любой герой устает — и, как правило, гораздо быстрее, чем мы можем себе представить.

Приведем в пример историю Франчески, исследовательницы в крупной биотехнологической компании. Франческа — лидер мнений в своей сфере. Она стала партнером для нескольких своих коллег и ментором для десятков женщин на старте их карьеры, и все это — в дополнение к плотному графику выступлений на конференциях и поддержке племянника, страдающего от тяжелого заболевания. Франческа гордится своей работой, но чувствует нехватку времени для выполнения некоторых менеджерских обязанностей, физических упражнений и планирования жизни собственной семьи. Ей очень нужно расписание, приближенное к реальности. Когда мы начали работать вместе, она постепенно начала осознавать свою «временну́ю задолженность»: она была перегружена, взяла на себя слишком много обязательств и совсем не заботилась о своих ресурсах. От этого страдало не только ее здоровье и личные отношения, но и коллеги, которые испытывали раздражение и разочарование, из-за того что им приходилось брать на себя большую часть совместной работы.

Если проанализировать поведение Франчески, перегружающей себя задачами, можно обнаружить пять элементов магического мышления, касающегося распределения ее времени. В эти ловушки попадает множество моих клиентов. Давайте рассмотрим эти ловушки и найдем возможные выходы из них.

«Это временно!»

У Франчески был соблазн соглашаться на привлекательный проект или предложение возглавить международную конференцию, невзирая на сотни часов труда, необходимые для этого. Ей казалось, что текущая перегрузка — это временное явление; она называла три почти завершенных проекта и совсем не думала о бесконечном потоке новых запросов. Ей вряд ли удалось бы приостановить этот конвейер рабочих задач на год, чтобы заняться еще и конференцией. Если вы склонны к таким же фантазиям, как и Франческа, оцените объективно свои ключевые проекты за последний год. Какие из них были запланированы, а какие просто подвернулись под руку? Так вы сможете прийти к более реалистичным представлениям о своем будущем расписании, приоритизировать наиболее важные задачи, а остальным сказать «нет», снизить свои ожидания от них или попросить о помощи.

«Потом будет легче!»

Опыт — мудрый учитель, однако при современном темпе изменений каждое новое дело обрастает дополнительными вызовами. Франческа тешила себя мыслями о том, что следующий проект будет продвигаться быстрее предыдущего, но в действительности она лишь все больше корпела над ними ночами. В конце концов она обнаружила, что, невзирая на планирование и знание темы, некоторые проекты отнимают на 20% больше времени, чем она рассчитывала. Она научилась закладывать определенный временной буфер в свои дедлайны, а также снабжать его дополнительным «пост-буфером». К примеру, если ей казалось, что написание отчета займет два дня, она добавляла к своей оценке еще половину дня. Она больше не обещала сдать его во вторник, а устанавливала вторую половину среды для завершения и конец четверга — для финальной сдачи. Такой прием научно обоснован. Он помогает ставить более приближенные к реальности сроки и быть готовыми к неожиданным препятствиям, так как вы снижаете уровень стресса и освобождаете время для всего остального в своей жизни.

«Это способ быстро получить вознаграждение»

Реалистичному восприятию времени мешает наше желание сделать приятное другим. Похвала от руководства или признание со стороны команды — это внешнее вознаграждение за статус безотказного коллеги, на которого все могут рассчитывать. Дофамин, связанный с получением награды, побуждает нас поднимать руки и получать все новые и новые задания. Вместо этого подумайте, что будут чувствовать ваши коллеги, если вы сдадите работу ненадлежащего качества, задержите ее выполнение или нарушите обещания, данные впопыхах. Рассчитайте свои силы, которые вы направите на то, чтобы понравиться другим, и сделайте это до того, как возьметесь за дело, а не после. Так вы сможете справиться со всеми своими задачами и при этом сохраните доверительные отношения.

«Другие будут следовать моим указаниям»

Сотрудникам компании, в которой работала Франческа, (а порой и не только им) часто требовалось ее экспертное мнение для составления брифов, заявлений и регистрации различных инициатив. Большая часть тех, кто к ней обращался, делали одни и те же ошибки. Чтобы исправить это, Франческа написала список рекомендаций, которые помогли бы избежать этих ошибок перед отправкой запросов. Тем не менее большинство ее коллег не соблюдали эти рекомендации и продолжали высылать свои работы, не учитывая их. Они ожидали, что Франческа даст развернутую обратную связь или даже перепишет документ. Во многих случаях она так и поступала. Ей пришлось заняться переобучением своих коллег. Теперь вместо редактирования документа Франческа возвращает его отправителю и просит следовать, например, пунктам 5 и 7 из своего списка. Если вы инвестируете свои силы в оформление документации для коллег, не лишайте их самостоятельности.

«Без меня работа будет сделана плохо»

Франческа редко совершала ошибки. Ее работы обладали высоким индексом цитирования и крайне ценились в сфере. Она знала, насколько сильно страдает качество работы, если не уделить проекту гигантское количество времени, и убеждала себя в том, что только она может добиться нужного качества. Однако затем Франческа научилась посвящать время обучению своих коллег вместо того, чтобы делать все самой. Им требовалось чуть больше усилий, чтобы добиться того же качества, но зато они получали нужные навыки, чтобы сделать это быстрее в следующий раз. Мы все подвержены заблуждению о том, что мы незаменимы или более умны, чем остальные. Нам хочется признания. Однако как только мы отпускаем этот рычаг и избавляемся от монополии на знание, система становится гораздо устойчивее, поскольку больше не зависит от нескольких человек.

Впадая в зависимость от магического мышления, которое соблазняет нас победить непокорное время, мы уменьшаем собственные ресурсы. Если нам удастся побороть свои фантазии, мы сможем достичь потрясающих результатов без титанических усилий.

Об авторе

Сабина Наваз (Sabina Nawaz) — коуч, спикер, писатель, консультирует топ-менеджмент компаний, входящих в список Fortune 500, а также государственные, некоммерческие и академические организации.