Борьба с лишней перепиской: начните сверху | Большие Идеи

・ Управление временем
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Борьба с лишней перепиской:
начните сверху

Руководители одной организации существенно сократили у себя объем электронной переписки.

Авторы: Рено Карен , Браун Крис , Киллик Эндрю

Борьба с лишней перепиской: начните сверху
Reza Rostampisheh / Unsplash

читайте также

Экономист Олег Шибанов об инвестициях и госрегулировании цен

Культура обратной связи

Павел Безручко

Против правил: как лучший ресторан мира сохраняет креативность

Франческа Джино

«Не рассказывайте нам, что делать»: три стратегии для внедрения новых технологий в вашей компании

Джанмарио Верона,  Констанс Хелфат,  Кристиан Стадлер

Мы теряем массу времени на чтение электронных сообщений. К сожалению, мы не можем влиять на их количество — а вот количество отсылаемой корреспонденции вполне можем контролировать. Осознав это, руководители одной организации существенно сократили у себя объем электронной переписки. Едва они начали посылать подчиненным меньше писем, те тут же последовали их примеру.

Когда команда из семи топ-менеджеров лондонской International Power озаботилась повышением эффективности компании, она провела исследование и выяснила: на производительность труда влияют в том числе гигантские объемы электронной переписки. Поначалу руководители считали, что их вины в этом нет, но потом, присмотревшись к собственным почтовым ящикам, с удивлением обнаружили, что отправляют в среднем по 56 сообщений в день.

И тогда они решили применить к электронной переписке методы бережливого производства и объявили войну таким врагами эффективности, как перепроизводство и брак (ненужные или бесполезные сообщения, плодящие все новые письма). Предположив, что, если начальники станут писать меньше писем, их подчиненные поступят так же, они поставили перед собой задачу за четыре месяца снизить поток исходящей корреспонденции на 20%.

Пройдя специальный курс обучения, руководители усвоили несколько простых правил: не пересылать писем без острой необходимости, сводить к минимуму ­число адресатов, всегда выбирать способ ­связи, отвечающий поставленной задаче. Скажем, разговаривая по телефону, мы можем по голосу собеседника определить, правильно ли он нас понимает. Электронная почта такой возможности не дает. Еще более полную картину можно получить, общаясь с человеком лично.

К концу третьего месяца объем рассылаемой руководством корреспонденции сократился на 54%. Вскоре и остальные 73 сотрудника стали писать меньше имейлов — хотя они обучения не проходили. В их случае сокращение почтового трафика было еще более впечатляющим — на 64%. В результате за год компания сэкономила 10 400 человеко-часов, то есть производительность труда выросла на 7%. Новый подход к электронной переписке быстро и прочно вошел у руководства в привычку.

Чтобы значительно разгрузить корпоративные почтовые ящики и повысить эффективность работы сотрудников, нужно:

• научить руководителей рачительнее подходить к исходящей корреспонденции;

• включить сокращение исходящей поч­ты в список целей и параметров оценки работы топ-менеджеров;

• еженедельно давать руководителям отзывы об их успехах на этом поприще.

Разнообразней опыт — толще кошелек

Гендиректора с опытом работы лишь в одной области, к примеру в маркетинге или финансах, или в одной индустрии, зарабатывают меньше своих коллег с более широким профессиональным кругозором. Группа ученых Аризонского университета под руководством Клаудии Кустодио подсчитала, что разница в оплате составляет в среднем 19%, или около $1 миллиона в год.