Письма по ночам и в выходные дни вредят
вашей команде

Примерно в 11 часов вечера вас наконец-то осенило: вот в чем срочно нуждается ваш проект! И вы рассылаете письма всем членам команды, чтобы поделиться с ними прекрасной идеей.

Зачем откладывать?

А вот зачем. Проработав десяток лет бизнес-тренером (причем мой конек — менеджмент внимания), я убедилась, как действуют на корпоративную культуру эти ночные рассылки — задают лихорадочный темп в ущерб креативности, инновациям и подлинной продуктивности.

Если вы так поступаете, то у вас не возникает правильной дистанции с работой — а она необходима руководителю, чтобы взглянуть на проблемы со стороны и внести нужные коррективы. К тому же если босс работает по ночам, он побуждает к этому и своих подчиненных.

Еще раз подумайте: что вы сейчас хотели сделать? Вы пошлете письмо и будете ждать немедленного ответа? Или вы пишете это письмо потому, что боитесь забыть мысль, которая только что пришла вам в голову? Если вы требуете ответа, то сознательно побуждаете коллег работать круглосуточно и без выходных. А если пишете, чтобы не забыть, то опять-таки побуждаете сотрудников к круглосуточной работе — но бессознательно. В любом случае это вредно и вам, и коллективу, и всей компании.

Бывают авралы, когда хороший специалист вынужден все время оставаться на связи. Но тот, кто не умеет отключаться никогда, тот попросту работоголик — и это совсем другое дело.

По опыту работы с сотнями компаний я установила две причины, по которым привычка начальника рассылать в нерабочее время электронные письма сказывается на сотрудниках независимо от его реальных намерений.

1. Карьеризм. Получив от руководителя письмо поздним вечером или в выходной, большинство его коллег думает, что на него положено отвечать — или что они произведут на начальника хорошее впечатление, немедленно ответив. Даже если поначалу так думают только двое-трое, это убеждение скоро распространится на всех. Достаточно случайной оговорки на собрании: «Вчера, когда мы вечером переписывались…» — и все озаботятся таким способом строить отношения с боссом.
2. Внимание. Многие люди хотели бы перестать работать, когда они не в офисе, однако навыки управления вниманием у них плохо развиты. Они привыкли жить в режиме многозадачности, то есть привыкли к постоянным отвлечениям, и чем бы они ни занимались, пальцы сами собой нажимают на иконки смартфона, открывающие почту, мгновенные сообщения, соцсети. Ваша манера рассылать по ночам деловые сообщения подпитывает эту дурную привычку.

Постоянно быть на связи — только в ущерб общему делу. Если сотрудники после работы продолжают регулярно проверять рабочую почту — из страха что-то пропустить или потому, что впали в зависимость, — они лишают свой мозг насущного отдыха. Эксперименты показали, что для максимальной продуктивности необходим полноценный отдых. Взяв тайм-аут, мы обретаем вдохновение, впускаем в себя новые идеи. Но если ваши люди все время проверяют, не поступило ли от вас новое письмо, то отдыха у них нет. Вдохновение, энтузиазм, мотивированность — серьезные конкурентные преимущества, но эти ресурсы нужно постоянно возобновлять. Кстати, вам тоже нужен отдых, так что пересмотрите и собственные привычки.

Руководители компаний могут позаботиться о том, чтобы в организационной культуре не прививались вредные формы коммуникации.

Читайте материал по теме: Как излечиться от синдрома хронической занятости

Проясните правила пользования электронной почтой и другими средствами коммуникации и выстройте здоровую культуру, поощряющую сосредоточенность на одном задании и правильное чередование работы и отдыха. Vynamic, успешная консалтинговая фирма в сфере здравоохранения (Филадельфия, штат Пенсильвания), выработала политику «zmail» — полного затишья с 10 вечера до 7 утра в будни и на весь день в выходные. Никому не воспрещается работать в эти часы, не запрещается и общаться: если произойдет что-то срочное, сотрудники вправе сами решать, нужно ли по этому поводу обзванивать коллег. Но политика «zmail» препятствует любителям сверхурочной работы навязывать свои привычки другим, то есть посылать во внерабочее время письма и требовать ответа. Если в голову пришла замечательная идея, можно набросать ее и отправить утром или же установить программу, которая автоматически будет отправлять такие сообщения в рабочие часы. Политика компании позволяет согласовать провозглашенные принципы (важность досуга) и поведение руководства, которое непосредственно влияет на организационную культуру.

Внимательно присмотритесь, не создает ли менеджмент среду, рассчитанную на постоянную деятельность. Распространенно убеждение (зачастую неосознаваемое), будто чем больше люди работают, тем больше и сделают — но на самом деле труд без отдыха и непосилен, и непродуктивен. Длинные рабочие дни приводят к снижению интереса и продуктивности. Я часто наблюдала, как руководители, на словах признававшие пользу досуга, на деле все время теребили своих сотрудников — им казалось, что иначе проекты замрут и компания никогда не достигнет поставленных целей.

Эта лихорадочная деятельность, переписка по ночам и в выходные, не поднимает продуктивность команды — ваши сотрудники всего лишь сделаются задерганными и рассеянными. Подбирая кандидатов на работу, вы же присматривались к их знаниям, опыту и талантам и не спрашивали, сколько заданий они могут выполнять одновременно, на сколько писем ответить.

Значит, создавайте и развивайте среду, в которой ваши люди смогут применить свои таланты и знания и внести свой весомый вклад в общее дело:

• Замените выражение «тайм-менеджмент» на более точное «управление вниманием» и включите в план обучения персонала тренинг по этому важнейшему навыку.
• Откажитесь от переписки во внеурочное время.
• Обсуждайте пользу полного внимания и сами подавайте пример: отключайте электронику, когда общаетесь с сотрудниками, и настаивайте на том, чтобы во время собраний не использовались никакие девайсы: добивайтесь однозадачности и полного внимания.
• Уходите от культуры постоянной подключенности, то есть постоянных отвлечений, когда невозможно отдаться потоку и творить. Подчеркивайте необходимость сосредоточиться, уравновесьте открытое пространство офиса, создав множество тихих закутков, предложите возможность работать удаленно тем специалистам, кому нужно целиком погрузиться в какой-то проект или важное задание.

Таким образом, вы добьетесь более качественной работы от самого себя и своей команды и улучшите культуру компании в целом.

Читайте по теме:

• Как избавиться от надоевших дел
• Борьба с лишней перепиской: начните сверху
• Помогите другим — и у вас будет больше времени