Всем нам хочется заниматься на работе чем-то значимым: созданием стратегии, стимулированием инноваций, воспитанием перспективных сотрудников или еще чем-нибудь в этом роде. Но на каждого специалиста постоянно сыплется град из мелких и скучных заданий: нужно разобрать переполненный почтовый ящик с входящими сообщениями, подготовить давно обещанную презентацию, разложить документы по папкам, прочитать нужные статьи.

Такая работа с низкой ценностью раздражает еще больше, если применить к ней закон Парето, который проповедуют большинство обитателей Кремниевой долины и представителей бизнес-сообщества. Закон гласит: 20% усилий дают 80% результатов. Если вы можете отбросить неважные дела, то, согласно духу этого закона, можно направить двойное усилие на работу, приносящую ощутимую пользу.

Бесспорно, иногда мелкими делами можно и пожертвовать. Но при этом надо понимать и смириться с тем, что за все приходится платить. Тим Феррисс, автор бестселлера «Как работать по четыре часа в неделю», ратует за такой подход. Он пишет, что после одной из длительных зарубежных поездок, когда он не проверял почту, им было пропущено огромное количество важных сообщений, среди которых было и письмо о кризисе в центре выполнения заказов, из-за чего Тим потерял 20% ежемесячных заказов, упустил возможности проведения интервью с представителями СМИ и десятки предложений о сотрудничестве. И вместо того, чтобы печалиться об утраченных возможностях, он эти утраты приветствовал. «Зачастую, – пишет он, – чтобы добиться большего, нужно смириться с мелкими неприятностями. И этому стоит научиться».

Может быть, и так, однако, если ты не сам себе работодатель, то цена таких упущенных возможностей гораздо выше.  Если вы не можете себе позволить полностью игнорировать сообщения электронной почты или другие мелкие задания, а поручить эти дела практически некому, есть три приема, которые уменьшат проблемы до минимума и помогут со всем справиться. 

Первый: накопите мелкие дела и покончите с ними одним энергичным рывком. Вы можете сделать это самостоятельно (обычно я паркуюсь около кафе и даю себе слово не возвращаться домой, пока не выполню свой дневной план), но иногда можно привлекать и помощников. Недавно Джереми Редлиф, режиссер из Нью-Йорка, придумал мероприятие под названием «Пещерный день». Его суть в том, что люди разных профессий за небольшую плату проводят воскресный день в коворкинге, занимаясь такими делами, как сортировка входящих сообщений и рассылка открыток с благодарностями.

Другой прием, который понравится приверженцам поэтапного подхода, я называю стратегией «капля камень точит». В своем рабочем графике выделите немного времени (как правило, от 15 до 30 минут ежедневно) для выполнения мелких дел. Вчера мне нужно было посмотреть, сколько в прошлом году я заплатила своей виртуальной помощнице. Эта информация нужна моему бухгалтеру для своевременного заполнения ее налоговых деклараций. Эту задачу нельзя назвать «стратегической» или «особо важной». Она относится к разряду скучных, но обязательных дел, которые легко отложить на потом. Но вчера вечером я проверила свой ежедневник и увидела, что между двумя телефонными звонками есть перерыв в 15 минут, который с успехом и использовала. «Окна» в расписании могут появиться абсолютно случайно, а можно намеренно выделять полчаса на рутинную работу ежедневно, лучше в конце рабочего дня, когда энергия у большинства из нас на исходе и уже нет никакой возможности мыслить креативно.

И наконец, можно проявить стратегическую медлительность. Это не то же самое, что простое игнорирование всей входящей почты, о котором писал Тиму Феррисс. Нужно определить важность конкретного предложения лично для вас и выделить время на его реализацию.  Если ваш график совпал с планами другого человека – это счастливое совпадение; если же нет, то и такой вариант уже будет учтен вами изначально. Мной часто используется такой подход при работе с предложениями от многочисленных блогеров. Я быстро отвечаю на вопросы настоящих журналистов, но если кто-то пишет пост в личном блоге и просит меня о чем-то, я не отказываюсь помочь, но только не за счет важной работы (например, написания и редактирования книг). В конечном итоге ответ получат все, но на это у меня могут уйти дни и недели. Если моя информация все еще актуальна – отлично, если нет – невелика потеря.

Независимо от того, насколько продуктивна наша деятельность, мы никогда не сможем полностью избавиться от мелких дел. Следуя предлагаемому плану действий, можно, по крайней мере, работать эффективнее, оставляя при этом больше свободного времени на действительно важные проекты.

Об авторе: Дори Кларк – консультант по стратегическому маркетингу, автор книги «Персональный ребрендинг. Как изменить свой имидж, сохранив репутацию» и один из авторов опубликованного HBR «Путеводителя по поиску правильной работы» («Guide to Getting the Right Job»).