Шесть способов наладить асинхронную работу | Большие Идеи

・ Управление изменениями
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Шесть способов наладить
асинхронную работу

Как помочь команде не отвлекаться от важных задач

Автор: Стив Главески

Шесть способов наладить асинхронную работу

читайте также

Digital в рекламе: как выбрать бизнес-модель и не проиграть

Михаил Вощинский

Как менеджеру сформировать круг доверенных лиц

Александр Лазуткин

Хакерская атака на Sony показала реальное положение дел в интернете

Майкл Шрейдж

Системная перезагрузка

читайте также

Цифровую трансформацию часто принимают за самоцель, хотя она лишь средство для достижения конечной цели. Отчасти поэтому 70% всех усилий по цифровой трансформации компаний не оправдывают ожиданий: все делается исключительно ради перехода на цифровые технологии, а более масштабная картина происходящего остается без внимания.

Пандемия ускорила многие тренды: от развития стриминговых платформ, площадок для онлайн-торговли и сервисов по доставке еды до повсеместного распространения удаленной работы. Однако вместо того чтобы воспользоваться этой возможностью и улучшить условия и методы работы, большинство компаний просто перенесли свои офисы в онлайн-пространство — со всеми их вредными привычками.

Во время пандемии большинство организаций не продвинулись дальше второго из пяти уровней, составляющих основу работы распределенной команды по системе основателя WordPress Мэтта Мулленвега. На смену череде личных встреч пришла череда звонков в Zoom, а реальные отвлекающие факторы переехали в Slack и Teams.

Несмотря на то, что люди перестали тратить время на дорогу до работы, в конечном итоге они стали работать больше, но менее эффективно, чем раньше, что привело к увеличению нагрузки и размыванию баланса между работой и личной жизнью — а именно эти два фактора считаются ключевыми рабочими стрессорами. Сегодня 83% американских работников страдают от рабочего стресса, и, согласно глобальной статистике Gallup, у 85% работников в мире отсутствует вовлеченность.

Пандемия, конечно, усилила и эти тренды. В метаанализе, опубликованном в Nature, говорится о росте уровня тревожности и депрессии по всему миру из-за ситуации с COVID-19. Если учесть, что большинство взрослого населения почти половину времени бодрствования проводят на работе, это настоящая трагедия.

Смена подхода к удаленной работе

Мы остро нуждаемся в том, чтобы пересмотреть свой подход к удаленной работе. Ряд правительств и бизнес-лидеров по всему миру призывают закрепить право человека на «отключение» от сети на законодательном уровне. Предлагается обеспечить людей правом отключаться от связанных с работой электронных средств коммуникации в нерабочее время. Франция представила подобный законопроект еще в 2016 году. Но просто рекомендовать людям выходить из рабочей сети в 17:00 недостаточно, поскольку такой подход упускает из виду саму суть того, что заставляет нас испытывать чрезмерные нагрузки и сильный стресс — то, как именно мы работаем.

Половинчатые решения мало что дают, если токсичные нормы, лишающие работников интеллектуального труда автономии и контроля, продолжают действовать. Мы можем помочь удаленным сотрудникам справиться с рабочими нагрузками и смягчить конфликт между работой и личной жизнью за счет перехода от гиперреактивной коммуникации в режиме реального времени к более асинхронному типу общения. Именно такое взаимодействие позволит людям свободно решать, когда и где работать.

Однако, как сказал автор бестселлера «Атомные привычки» Джеймс Клир, «вы не поднимаетесь до уровня своих целей. Вы опускаетесь до уровня своих систем».

Представленные ниже инструменты помогут руководителям внедрить системы, способные изменить к лучшему наш подход к работе.

Доска задач

В среднем человек отправляет и получает 121 деловое письмо в день, тратит 23% своего времени на ненужную переписку по электронной почте и отправляет около 200 мгновенных сообщений в неделю через такие платформы, как Slack. Такая зависимость от электронной почты и обмена мгновенными сообщения держит людей в цикле гиперреактивной коммуникации, вследствие чего они проверяют рабочую почту каждые 6 минут, а Slack, скорее всего, вообще не выключают.

Доски задач обеспечивают прозрачный и единый для всех источник достоверной информации о статусе задач по проекту, а также дают четкое представление о том, над чем работают ваши коллеги, когда были сделаны последние изменения и какой прогресс достигнут.

Trello, Asana, Monday, Basecamp — доски всех этих производителей позволяют оставлять комментарии и задавать вопросы в формате асинхронного общения вместо постоянной переписки по электронной почте и обмена мгновенными сообщениями.

Такая прозрачность снижает давление на сотрудников, ответственных за отчетность и обновление статуса, и помогает расставлять приоритеты в соответствии с долгосрочными целями. Все это помогает людям избегать ситуаций, когда они вынуждены постоянно отвлекаться от важных дел и переключаться на срочные.

Приемные часы и инструменты планирования

Закон Бартлби гласит, что для 80% присутствующих на встрече 80% ее времени проходит впустую. Исследование 2017 года, проведенное профессором Гарвардской школы бизнеса Лесли Перлоу, подтверждает эту идею: 71% руководителей высшего звена считают общие встречи непродуктивными и малоэффективными. Учитывая этот факт, а также то, что средний сотрудник проводит на собраниях от 35% до 50% своего времени и страдает от так называемой Zoom-усталости, явный путь к высвобождению времени — прекращение безумной череды встреч.

Для этого мы должны перестать без разбора назначать встречи и ставить их в календари коллег, не обращая внимания на их приоритеты и обязательства. В этом может помочь концепция приемных часов, популяризированная Кэлом Ньюпортом, автором книги «В работу с головой». По сути, приемные часы — это специальные периоды времени, которые люди выделяют для встреч на ежедневной или еженедельной основе. В идеале временные интервалы должны ограничиваться получасом, не считая, конечно, срочных или чрезвычайных обстоятельств, а также они должны согласовываться с предпочитаемым графиком работы человека. Например, жаворонкам лучше отдавать сложной, сосредоточенной работе утро, а совам, наоборот, оставлять для нее послеобеденные часы. Такие инструменты, как Calendly, x.ai и другие, помогают планировать встречи с коллегами, учитывая их приоритеты, и повышать эффективность совещаний.

Документы с общим доступом

Документы с общим доступом позволяют разным людям асинхронно работать с одним и тем же документом без необходимости специально отслеживать изменения. Простые примеры — Google Docs, расширение Dropbox Paper и дизайн-платформа Invision. В каждой из этих программ пользователи могут оставлять комментарии к документам и упоминать в них других пользователей.

Визуальные платформы для совместной работы Miro и Mural позволяют работать с досками для мозговых штурмов и разработки стратегии как в режиме реального времени, так и асинхронно. Возможность использовать документы с совместным доступом во время звонков по Zoom также помогает гарантировать, что важные сообщения будут зафиксированы в едином для всех виде, а это снижает вероятность и стоимость будущих доработок.

Плагины для обмена мгновенными сообщениями

Плагины помогают замедлять работу таких приложений, как Slack, и выводят нас из цикла ежедневного просмотра и обмена тысячами кошачьих гифок и популярных мемов, что способствует более асинхронному использованию платформ для обмена мгновенными сообщениями. Так, плагин Must-Read позволяет избежать перегрузки информацией за счет демонстрации только тех сообщений, в которых вас упомянули коллеги. Автоответчик TryRoots без вашего участия сообщит другим пользователям о том, что вы отсутствуете и когда вернетесь, а также предложит альтернативные способы связаться с вами при необходимости. Такие плагины, как Team Standup, облегчают нагрузку от рутинных задач вроде ежедневных планерок и позволяют отвечать на стандартные рабочие вопросы с помощью автоматизированного бота в удобное для пользователя время.

Электронная почта

Такие плагины, как BlockSite, Freedom и Inbox Pause, позволяют блокировать постоянный приток электронной почты в течение дня. У сервиса Gmail есть собственный плагин Quick Compose, который дает пользователю возможность открывать только окно создания электронного письма и тем самым помогает избежать вечной погони за семью зайцами.

P2

Удаленная работа становится все более привычным явлением для организаций по всему миру, а значит, на рынке появляется все больше новых инструментов. Один из таких сервисов разработан командой Automattic. P2 — это платформа, позволяющая командам обмениваться информацией, обсуждать проекты и сотрудничать без помех и перерывов. «Обсуждения на P2 проходят поочередно, обновляются в режиме реального времени и состоят из цепочек ответов», — говорит основатель Automattic Мэтт Мулленвег. P2 может использоваться не только для совместной работы над проектами, но и для адаптации новых удаленных сотрудников.

Однако в первую очередь стоит помнить о том, что эффективность инструментов напрямую зависит от того, насколько эффективно вы ими пользуетесь, а для успеха любой инициативы по цифровой трансформации решающее значение имеет согласованность действий руководителей и сотрудников.

Руководители должны подавать пример и доносить до сотрудников, что не отвечать на вопросы в режиме реального времени, отклонять запросы на встречи, отключать уведомления и не быть в сети весь день — нормально. Это не только поможет людям справиться с хроническим состоянием стресса на рабочем месте и кризисом вовлеченности по всему миру, но и поможет самим руководителям выиграть битву за кадры, а это положительно скажется и на прибыли компании.

* деятельность на территории РФ запрещена