Что делать, если команда молчит
на онлайн-совещаниях

Несомненно, виртуальные совещания упрощают рабочие коммуникации. Их легче организовать и посетить (посчитайте, насколько больше у вас сейчас проходит совещаний в Zoom, чем раньше проходило при личном участии). Мало того, благодаря дополнительным возможностям, таким как чат, окошки для вопросов и ответов, комнаты обсуждений, иконки реакций, виртуальная доска и различные приложения, стало проще обращаться к участникам и просить их поделиться идеями.

Но задать вопрос и получить содержательный ответ — совершенно разные вещи, и перед нами возникает старая проблема в современном контексте: как просить поделиться идеями или обратной связью во время виртуальной встречи, чтобы получать ценные ответы (и не только от экстравертов)?

Опираясь на свой опыт проведения совещаний, работы с ведущими встреч и изучения способов повышения эффективности виртуальных собраний, ниже я изложу восемь тактик, позволяющих получить ответы даже от самых молчаливых участников.

1. Отправьте вопросы заранее

Если вы просите людей поделиться идеями, будет справедливо предоставить им как можно больше времени, чтобы они обдумали проблему. Определите, кто будет присутствовать на совещании, и отправьте по электронной почте не более пяти вопросов, которые собираетесь задать. Включите эти вопросы в повестку и календарь, чтобы все могли заранее сориентироваться и подготовиться.

2. Установите правила, поощряющие участие

Довольно часто совещания, посвященные сбору идей, заходят в тупик: вместо того чтобы вырабатывать идеи, участники начинают их обсуждать и критиковать — и многие не захотят виртуально поднимать руку, если подумают, что их предложение могут зарубить. Поэтому четко обозначьте цель совещания: «Цель этого совещания — только собрать идеи и, если получится, развить их. В следующий раз у нас будет возможность оценить их и выбрать лучшие».

Чтобы поддержать баланс между выступающими, предупредите: «У нас есть всего час, пожалуйста, будьте кратки и дайте возможность высказаться другим». Не теряйте темп обсуждения, предложите участникам подробнее все обсудить в офлайн-формате.

И, наконец, просите собравшихся по возможности включать камеры. Выключенная камера должна быть, скорее, дополнительной опцией в отдельных редких случаях: когда вас видят, вы с большей вероятностью будете активнее участвовать в процессе. (Это не значит просить слишком о многом: на личных встречах никто не сидит под столом.)

3. Простые вопросы задавайте в чате

Слишком часто участники виртуальных совещаний пользуются окном чата, как микрофоном на конкурсе талантов в младших классах: поддерживают говорящих, высказывают случайные мысли, шутят, рассказывают личные истории или делятся внезапно посетившими их идеями. Но если пользоваться чатом продуманно и учитывать, что многим людям комфортнее писать, чем говорить, в нем можно с успехом собирать идеи, которые будет сложно получить иным образом.

В чате можно применять практичные и легкие методы — например, простое голосование («Напишите 1, если выбрали вариант №1, и 2, если выбрали вариант №2»), простые запросы («Напишите одно слово, лучше всего характеризующее продукт») или простую обратную связь («Поделитесь одной мыслью, которую вы вынесли из нашего мероприятия на прошлой неделе»).

Главное — это простота: задать один короткий и конкретный вопрос, а не общий вроде «Что вы думаете?», «Какие у вас есть вопросы?» и «Расскажите о себе». Напомню, что вы можете получить ответы на общие вопросы от тех, кто высказывается всегда, но если предположить, что каждый участник имеет профессиональное мнение, вам нужны ответы максимального числа людей.

Собрав краткие ответы и идеи в чате, на следующем этапе…

4. Вернитесь к этим вопросам более подробно

Вы растопили лед. Поскольку первоначальный запрос был простым, многие почувствовали, что им комфортно делиться идеями, и — с вашей помощью — теперь они могут их пояснить. Вот как можно к этому подвести.

«Стив, не мог бы ты включить микрофон и рассказать, почему выбрал №2?»

«Келли, ты назвала продукт инновационным. Расскажи, пожалуйста, почему».

«Джордж, твоя команда стала более эффективной, и это здорово. Приведешь несколько примеров?»

Даже тем, кто с наименьшей вероятностью поднимет руку на совещании, легче прокомментировать вслух то, что они написали в чате, чем говорить с нуля.

Эффективный способ пригласить к дальнейшей дискуссии по обсуждаемой теме — спросить, согласны ли присутствующие. Например: «Напишите “А” в чате, если согласны с Келли или хотите предложить другое слово, характеризующее продукт».

Важно называть людей по имени и повторять их слова. Так вы показываете, что цените команду и ее идеи, и вашим коллегам комфортнее поделиться своим мнением в обсуждениях.

5. Четко обозначьте, что вам нужно

Когда я хочу мягко мотивировать людей ответить на вопрос, я часто говорю: «Мне нужны всего три идеи». Это снижает тревогу, потому что я ясно даю понять, что мне не нужно, чтобы высказались все, но и ставки повышаются, так как мы не пойдем дальше, пока я не получу три идеи.

Я заметил, что люди больше склонны добровольно высказываться, когда им ясны мои ожидания. Если я просто прошу идей, то часто не получаю ни одной. Если я прошу о трех идеях, то получаю три. И последняя обычно приходит в голову быстрее всего, потому что все чувствуют, что заканчивают выполнение задачи, а не участвуют в бесконечном упражнении.

6. Не стыдите участников

Верный способ усилить нерешительность людей — это стыдить их. Конечно, никто не станет стыдить свою команду специально, но иногда руководители на совещании делают это не нарочно, жалуясь на отсутствие реакции: «Ни у кого нет вопросов? Правда? Это важно! Не могу поверить, что нет ни одного вопроса».

В результате участники начинают испытывать беспокойство и чувствуют себя виноватыми. Кроме того, вы, вероятно, услышите сравнительно бессмысленные комментарии от людей, которые просто хотят покончить с неловкой ситуацией.

Еще одна неловкая ситуация может возникнуть в конце совещания, когда ведущий называет (а на деле критикует) тех, кто не участвовал в обсуждении. Помните, что в течение совещания любой участник имеет право молчать, и его молчание может отражать стиль коммуникаций или крайний дискомфорт. Ваша задача — сделать так, чтобы каждый мог чувствовать себя увереннее и был готов, а не обязан высказаться.

7. Отсчитывайте время тишины

Если желающих ответить на ваш вопрос нет, надо переходить к новому вопросу или переформулировать старый так, чтобы на него было легче ответить. Но сколько нужно ждать? Элиз Кит, основательница и CEO компании Lucid Meetings, рекомендует правило пяти секунд: сосчитайте про себя до пяти, ожидая ответа на вопрос, затем переходите к следующему. Смысл в том, что четыре секунды может оказаться недостаточно, а шесть будут выглядеть томительной паузой.

Лично я предпочитаю давать семь секунд, но вы можете менять время по своему вкусу. Не знаю, обосновано ли это правило с научной точки зрения, но оно дает ведущему инструмент поддержки инклюзии, предотвращает неловкость и — конечно же — избавляет от домыслов.

В моей организации эта тактика получила такую известность, что иногда руководители с усмешкой произносят: «Семь секунд прошло, двигаемся дальше».

8. Это разговор, а не интервью

У вас может быть список подготовленных вопросов, но задавайте их в контексте, чтобы не выглядеть работником, переписывающим население. Не говорите «Мой первый вопрос… Мой второй вопрос… Мой третий вопрос…», лучше скажите что-то вроде «Следующий вопрос связан с тем, что ранее сказал Джим…» или «Следующий вопрос связан с проблемой, которую мы обсуждаем с собрания в прошлом месяце…»

Главное — самому быть участником разговора, а не просто вести заметки. Если люди увидят, что вам небезразлична тема обсуждения, вы обращаете пристальное внимание на подробности и участвуете в нем, им будет комфортнее делиться с вами мыслями.

***

Сделать так, чтобы большинство участников встречи отвечали на вопросы, может оказаться нелегко, но виртуальные совещания дают вам инструменты, которые помогут справиться с такими сложностями. И если ничего не помогает, у вас есть пять-семь секунд, прежде чем вы сможете попытаться еще раз.