Как не сгореть от бесконечных поручений
Павел Безручко
На одном из мастер-классов, посвященном вовлеченности и эмоциональному выгоранию, мне задали вопрос: «Что делать, если я работаю в системе управления, базирующейся не на целеполагании, а на поручениях, и каждый день сверху прилетают новые задания со сроком исполнения ’’вчера’’?». Сначала я хотел отмахнуться, мол, ничего не поделаешь, подобная система провоцирует выгорание и низкую вовлеченность. Однако, поразмыслив, я понял: и в таких организациях людям удается адаптироваться, не сгореть и, что важно, показывать высокие результаты, а не только симулировать бурную деятельность.
Эта тема заинтересовала меня настолько, что я решил ее исследовать, чтобы найти ответы на заданный на мастер-классе вопрос. Для этого я попросил поделиться своими секретами нескольких успешных «порученцев» — рядовых сотрудников и менеджеров разного уровня, которые работают в организациях, где принято давать поручения, а не ставить цели. В результате мне удалось сформулировать четыре правила, руководствуясь которыми можно наладить эффективную работу и даже скорректировать систему управления кадрами и компанией в целом. Эти советы будут полезны для сотрудников всех уровней.
1. Не бойтесь задавать вопросы
Жизнь в культуре поручений учит не задавать вопросов и покорно брать под козырек. В организациях такого типа исполнитель обычно демонстрирует руководителю услужливую понятливость. Это происходит из страха, что начальник сам не знает, чего хочет, и, если ему зададут вопрос, почувствует дискомфорт и раздражение. Зачастую это действительно так — именно поэтому многие задачи формулируются предельно расплывчато: пойди туда — не знаю куда. Видимо, предполагается, что исполнитель должен прочитать мысли начальника и сделать все «как надо». В итоге человек, получивший задание, выполняет много лишней работы и не делает нужной. А его отчет выглядит как список приложенных усилий, а не результатов или вовсе напоминает формальную отписку. Причина в том, что образ результата не был заранее определен и исполнитель согласился с формулировкой «займитесь этим вопросом». Между тем бессмысленная работа — лучший способ сгореть и убить вовлеченность — свою и подчиненных.
Чтобы не допустить такого развития событий, успешные «порученцы» не боятся показаться глупыми и смело задают руководителям вопросы — про образ результата, сроки выполнения задачи и (страшно подумать) про то, кому и для чего это задание нужно. Вот несколько вопросов, которыми они поделились со мной.
• Каков образ результата? Как мы будем использовать результат? Какой эффект хотим получить?
• Если результат — это документ, на какие вопросы он должен отвечать? Кому он должен быть адресован?
• Чье мнение необходимо учесть? С кем будет согласование?
• Каким должен быть объем документа? Нужна короткая записка, общая концепция, разработанный подход или детальный план/регламент?
• Каким должен быть документ — формальным или содержательным?
• Когда нужно предоставить набросок/черновик?
• Если результат — это мероприятие, когда оно должно быть проведено? Сколько оно должно длиться, кто будет участвовать, каковы обязательные элементы повестки?
• Что нужно получить на выходе? Каким должен быть заголовок пресс-релиза?
• Когда все должно быть готово?
Обработка запроса при его получении помогает снизить объем бессмысленной деятельности и зачастую приводит к переформатированию или даже отмене поручения. Отвечая на подобные вопросы, руководитель сам лучше понимает, чего хочет и какое количество работы требует выполнить.
2. Торгуйтесь за сроки и ресурсы. Не будьте безотказным героем
Система поручений провоцирует героизм в плохом смысле этого слова. «Герой» видит, что отведенного времени не хватит, поскольку он сам и его команда заняты другими делами со сроком «вчера». Тем не менее, он берется за новое задание, убеждая себя и других: «Напряжемся, поработаем в выходные» или «Как-нибудь да сделаем».
Успешные «порученцы» не боятся открыто говорить с начальством, запрашивать необходимые ресурсы и устанавливать реалистичные сроки. Они не покупаются на типичные манипуляции вышестоящих вроде «я на вас рассчитываю, прошу не подведите!», «никто кроме вас!», «меня не интересует, как вы это сделаете, мне завтра нужен результат!»
Важный аргумент такой дискуссии — список актуальных задач, находящихся в работе, с указанием, кто над чем трудится в данный момент. Если все сотрудники заняты предыдущими поручениями, значит, речь должна идти о выделении дополнительных ресурсов, изменении сроков или уменьшении объема требуемого результата. Без этого не обойтись: чудес на свете не бывает.
Обсуждая с руководством условия выполнения задач, стоит следовать нескольким советам.
• Реалистично оценивайте сроки и ресурсы. Если нужно достичь многого, просите много. Это не прихоть — так устроена жизнь.
• Научитесь спокойно и твердо говорить «нет», если видите, что с указанными сроками и ресурсами не сможете выполнить поручение как следует. Не бойтесь потерять уважение начальства. Вы его потеряете, только если поспешно согласитесь с нереалистичными требованиями, а затем не выполните обещанного.
• Вместо «это нереально» говорите «это реально, если…» и указывайте, в какие сроки и с какими ресурсами можно решить поставленную задачу.
• Не манипулируйте и не набивайте себе цену. Давайте руководителю правдивую информацию о требуемых ресурсах.
• В своей аргументации опирайтесь на список задач, из которого должно следовать, чем и насколько загружены вы и ваши сотрудники.
• Если сроки изменить нельзя, предложите руководителю рассмотреть список поручений, находящихся в работе, и сдвинуть сроки наименее приоритетных из них.
