Пять стратегий виртуального наставничества | Большие Идеи

・ Управление персоналом
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Пять стратегий
виртуального наставничества

Как заниматься менторством в условиях удаленной работы

Авторы: Эллен Эншер , Брэд Джонсон , Дэвид Смит

Пять стратегий виртуального наставничества
Alistair Berg/Getty Images

читайте также

Комик вместо коуча

Новаш Ирина

Компания как экосистема: биология выживания

Ривз Мартин,  Саймон Левин,  Уэда Дайчи

Не грубите, чтобы не терять деньги

Елена Евграфова

Как перестроить работу лидера в сложные времена

Марианна Снигирева

Мы не вернемся к стандартному восьмичасовому рабочему дню в офисе по графику с 9 до 17. Удаленка уже стала распространенной практикой по всему миру, и опрос Gallup, проведенный прошлой осенью, подтвердил, что тренд на работу из дома — включая различные гибридные модели занятости — останется с нами надолго. По состоянию на сентябрь 2021 года 45% сотрудников в США работали частично или полностью удаленно, а 91% из них планировали и после пандемии в той или иной степени сохранить такой формат работы. Различные данные подтверждают, что удаленные сотрудники настолько же или даже более продуктивны, чем их коллеги, работающие в офисе. Поэтому становится ясно, что удаленный формат никуда не уйдет.

В результате этого сдвига менеджеры и руководители столкнулись с необходимостью овладеть инструментами виртуального наставничества. Четыре десятилетия исследований не оставляют сомнений в том, что сотрудники, которые имеют возможность продуктивно общаться с наставником, приобретают многочисленные личные и профессиональные преимущества. А если наставничество служит важным элементом корпоративной культуры, компания гораздо эффективнее удерживает и продвигает новых сотрудников. Но как руководителям изменить подход к инициированию и развитию наставнических отношений в условиях физической удаленности от потенциальных подопечных?

Многие ошибочно полагают, что для отношений в парадигме менторства необходимо физически находиться рядом друг с другом. Однако, как и сама работа, менторство определяется не столько средой, в которой оно осуществляется, сколько получаемыми результатами. Приверженность делу, доверие, качество отношений и компетентность наставника — вот реальные составляющие развития и роста, и все они могут присутствовать в рамках виртуального наставничества.

Виртуальное менторство отлично подходит для новой территории удаленной и гибридной работы. Недавние исследования виртуального формата наставничества показывают, что эта форма менторства может подразумевать большее равноправие, поскольку в формате видеобеседы визуальные признаки статуса и сигналы внешности сводятся к минимуму — для каждого участника остается только голос и одинакового размера экран. Более того, в мире после #MeToo, движения, которое помогло людям в разных уголках света рассказать о пережитом насилии в постах с одноименным хештэгом, получить поддержку и призвать преступников к ответственности, может быть сложно поддерживать кросс-гендерное менторство. Однако виртуальное взаимодействие способно снять часть беспокойства, связанного с личными встречами. Также формат виртуального наставничества устраняет препятствия, связанные с географией и нахождением общего пространства, поскольку онлайн-встречи дают больше гибкости относительно места и времени встречи наставника с подопечным. Возможность записывать и расшифровывать сессии дает партнерам возможность вернуться к разговору и поразмышлять о нем, а если запись будет выложена в общий доступ, кто-то сможет даже заочно учиться по ней. Наконец, широкодоступные приложения для перевода и автоматического добавления субтитров расширяют зону влияния наставника и дают ему доступ к глобальной аудитории потенциальных подопечных, включая людей с ограниченными возможностями.

Как бы оптимистично мы ни были настроены в отношении виртуального наставничества, мы признаем и некоторые потенциальные сложности. Виртуальное менторство может потребовать больше осознанных усилий, чем личное менторство в офисе. К тому же в цифровой среде у лидера нет возможностей неформально пообщаться с подопечным в коридоре или обсудить что-то при встрече.

Виртуальное наставничество требует больших усилий и для установления доверия и взаимопонимания, поскольку в дистанционном формате нам недоступен весь спектр интонационных и невербальных сигналов. Как и в случае с другими онлайн-взаимодействиями, виртуальное менторство подчас тяжело дается из-за слишком большого потока электронной почты и усталости от экрана. Это может привести большей ориентации отношений на выполнение задач и эффективность, нежели на общение и поддержку.

Еще одна проблема — ограниченность доступа к плановым тренингам и обучению искусству успешного виртуального наставничества. Лишь около 30% компаний предлагали программы по обучению виртуальному менторству еще до пандемии, однако и эти усилия были сосредоточены в большей степени на освоении программного обеспечения и выработке политики компании и в меньшей — на тактических навыках межличностного и социального взаимодействия, необходимых для успешного виртуального общения. К счастью, лидеры могут обучиться сразу нескольким навыкам, которые приведут их к успеху. Для начала мы предлагаем отточить пять стратегий виртуального наставничества.

Укрепляйте доверительные отношения

Установление доверительных отношений — основа любого учебного взаимодействия. В виртуальной среде такие отношения могут потребовать больше сознательных усилий. Необходимые для этого навыки включают в себя умение проявлять инициативу в общении, демонстрировать свою приверженность делу и надежность во время встреч, а также проявлять искреннюю заботу, беспокойство и сочувствие к работе и жизненной ситуации подопечного. Активно слушайте, демонстрируйте любопытство и старайтесь избегать автоматических предположений о стремлениях и заботах собеседника. Вместе обсудите, как сделать виртуальные отношения безопасным пространством для обеих сторон, в том числе договоритесь о рамках конфиденциальности, о том, что может и не может быть записано и передано третьим сторонам. Выполняйте взятые на себя обязательства. Ваш подопечный не может просто зайти к вам в кабинет, чтобы напомнить об обещании кому-то его представить, поэтому зарабатывайте доверие, выполняя свои обязательства без подсказок с его стороны.

Установите правила взаимодействия

В отличие от личных встреч, носящих более неформальный характер, виртуальное менторство требует от руководителя большего внимания к работе с ожиданиями относительно коммуникационной логистики. Помимо определения частоты встреч, обсудите предпочтительные средства связи, включая как синхронные инструменты (например, видеоплатформы, подходящие для обеих сторон, внутренние системы для менторства и звонки по телефону), так и несинхронные средства (например, электронная почта, мессенджеры, социальные сети вроде LinkedIn). Какие из этих инструментов удобны для обеих сторон и какие границы по времени коммуникации вы договариваетесь соблюдать? Кроме того, если вы или ваш подопечный работаете удаленно, проявляйте гибкость в отношении расписания встреч и старайтесь с пониманием относиться к сложностям заботы о близких, домашнего обучения, личных обязательств и других обстоятельств работы на дому.

Прилагайте сознательные усилия к выстраиванию отношений

Согласно исследованиям на тему установления взаимопонимания и преодоления предубеждений в межкультурном наставничестве, огромную роль играет работа по установлению глубинной общности. Например, рассмотрите возможность воспользоваться инструментами для построения отношений на ранней стадии вашего взаимодействия, чтобы лучше понять ценности, личные особенности и профессиональные устремления подопечного. Почувствовать близость и сформировать общность вы сможете, задавая все более глубокие вопросы об опыте, чувствах, жизни и карьерных мечтах как подопечного, так и наставника. Проактивно делитесь и размышляйте о том, в чем вы сходитесь, о карьерных целях и задачах в этих отношениях. Так вы создадите прочный рабочий союз. Осознанные усилия по развитию отношений и нахождению общих ценностей — лучший способ смягчить скрытые предрассудки. К ним относится, например, гомофилия в онлайн-отношениях — предпочтение взаимодействовать с людьми, похожими на нас по демографическим признакам, — и стереотипы в отношении расы и пола.

Найдите баланс между искренностью и соблюдением границ

С одной стороны, виртуальное менторство может характеризоваться большей формальностью и ориентированностью на выполнение задач. Это касается как отношений между подопечными и наставниками, так и выбора расписания и тем для обсуждения. С другой стороны, поскольку взаимодействие напрямую затрагивает наши дома, проявления личной жизни обеих сторон, включая незапланированные вторжения партнеров, детей и домашних животных, неизбежны.

Хорошие наставники воспринимают такие моменты — в том числе честные рассказы подопечных о сложностях в совмещении работы и личной жизни — как возможность проявить эмпатию, углубить взаимопонимание и связь, а также нормализовать этот опыт для подопечного за счет рассказа о собственных проблемах в той же области. Однако наставники должны помнить и о сохранении некоторых границ в отношениях. Старайтесь избегать разговоров, способных поставить подопечного в неудобное положение, внимательно относиться к одежде, уважительно общаться с членами семьи (вашей и ваших подопечных) и вспоминать о собственных представлениях об уместности, прежде чем делиться с подопечным личной информацией.

Занимая относительно более высокую иерархическую позицию в отношениях, ментор должен найти баланс между искренним общением и чрезмерной фамильярностью или, что еще хуже, надоедливостью.

Сотрудничайте, где это возможно

Привычное офисное менторство давало много возможностей для совместной работы над исследованиями, проектами по разработке продуктов и презентациями для клиентов, что шло на пользу и подопечным, и наставниками, и самой организации. Такое сотрудничество становится платформой для обучения, коучинга и налаживания контакта с подопечным. Не упускайте возможности реализовать потенциал сотрудничества и в рамках виртуальных отношений.

Так, в одной организации из сферы здравоохранения (бывший клиент Эллен) виртуальным парам наставников и подопечных было предложено представить любой проект после года официального сотрудничества. Одна пара подготовила презентацию для исследовательской конференции по вопросам рака молочной железы, а другая организовала однодневную мобильную клинику для проведения маммографии. Осмысленное сотрудничество способствует передаче таких навыков, как управление проектами, проведение презентаций, написание текстов, реализация исследований, предоставление и получение обратной связи.

С распространением удаленной работы появилась необходимость развития не только управленческих способностей, но и навыков в области виртуального наставничества. При целенаправленной подготовке такой формат менторства может быть очень эффективным. Мы надеемся, что независимо от выбранных инструментов для взаимодействия со следующим подопечным, развитие перечисленных навыков позволит вам выстроить высокоэффективные виртуальные отношения.