Как выявить
резервы времени

Бывают ли у вас ситуации, когда вы крутитесь целый день как белка в колесе, а вечером не можете вспомнить, на что потратили свое время и почему-то опять не успели выполнить важную задачу? Если да, то самое время прибегнуть к базовому инструменту тайм-менеджмента, позволяющему получить объективную картину нашей загруженности. То есть провести хронометраж.

Для чего и для кого?

Как известно, хронометраж — это ведение учета времени, потраченного на ту или иную задачу. Инструмент полезный и не потерявший своей актуальности, несмотря на солидный возраст — он разработан еще в 1920-е годы. С его помощью можно увидеть, насколько рационально де-факто организован рабочий день, обнаружить ошибки планирования.

В данном случае мы рассматриваем хронометраж не как инструмент управленческого контроля, а исключительно как средство повышения персональной эффективности. Разница существенная — у руководителей возникает слишком большой соблазн проводить хронометраж, чтобы обнаружить недозагруженность сотрудника. Отсюда и контрмеры — в конце рабочего дня специалист «рисует» в бланке хронометража такую картину собственной занятости, которая полностью устроит руководителя. И которая имеет мало общего с его реальной занятостью.

Хронометраж начинает работать только тогда, когда отвечает цели проводящего его специалиста. Например, при мультипроектной загруженности необходимо понять, сколько времени занимает работа над каждым проектом, от этого зависят источники финансирования. Или надо представить отчет по всем видам работ, сделанным за день, что диктуется матричной оргструктурой. В этом случае гораздо проще и удобнее фиксировать выполняемые задачи в ежедневнике или календаре Outlook, а потом оперативно формировать отчет, чем пытаться вспомнить в конце дня все выполненные задачи. Отметим, что хронометраж при всех его достоинствах не является панацеей — когда работа носит «конвейерный» характер, он вообще не помогает. Зато помогает внешнее наблюдение за процессом с целью его оптимизации. Например, можно переставить на другое место принтер, чтобы быстрее выдавать распечатанную справку. Однако именно хронометраж позволяет выявить поглотителей времени, которые являются бичом практически любого делового человека.

Классика жанра

Как правило, хронометраж проводится в течение недели, однако, если он вдохновляет и дисциплинирует, его можно вести и дольше. Ваша задача — в режиме реального времени фиксировать все дела, которыми вы занимаетесь, и отмечать на временнОй сетке время их начала и завершения. Во сколько начинать и заканчивать фиксировать дела, зависит от вашей цели. Если необходимо проанализировать только рабочее время, то отмечаем время с начала и до конца рабочего дня. Но иногда возникает потребность посчитать минуты и часы на утренние сборы, дорогу и на вечернее времяпрепровождение — будь то отдых, домашние дела, общение с ребенком или «доделывание» того, что не успели на работе. Тогда ведем учет часов и минут «с подъема и до отбоя».

Во всех случаях анализ проводим только после того, как завершили все дела, которые учитывали. В результате обнаруживаем то, что съедает наше время. Например, в какой-то момент вы переключились на новую задачу вместо того, чтобы доделать предыдущую, потом про нее забыли, а когда вспомнили, никак не могли вернуть нужный настрой, и дело так и осталось незавершенным. Или все время отвлекались на электронную почту. А возможно, много времени было потрачено на ожидание приема у большого босса — стоило бы захватить документы, чтобы поработать с ними в это время, но в нужный момент такая мысль просто не пришла в голову. Таким образом, становится понятно, что нужно изменить в организации времени, чтобы работалось «легче, но умнее».

Технологии проведения хронометража

Если раньше для проведения хронометража использовались обычные блокноты, графики Ганта или специально разработанные в компаниях бланки, то сегодня существует множество программных решений, позволяющих оперативно хронометрировать выполнение задач, а затем удобно анализировать результаты. Так, в Outlook можно настроить текущее представление, которое позволит по ключевому слову просмотреть затраты времени на тот или иной проект, совещания или работу с электронной почтой. Затем эти данные можно экспортировать в Excel и получить диаграмму, на которой будет видно, сколько времени было уделено данным задачам в рабочий период.

Удобные сервисы и приложения разработаны для коммуникаторов. Например, aTimeLogger и Toggle. И тот, и другой продукт имеют бесплатные приложения для iOs и для Android. Однако aTimeLogger пока не обеспечивает синхронизацию данных между устройствами, а Toggle дает такую возможность, что весьма удобно. Toggle не имеет русифицированной версии, но пользоваться им достаточно просто. Чтобы использовать бесплатную версию, следует зарегистрироваться через электронную почту или Google+. Далее просто пишем, какой задачей начинаем заниматься, и запускаем таймер. Задачу можно привязать к проекту. Если они повторяются, то ведение хронометража занимает доли секунды — достаточно кликнуть на нужный вид деятельности по конкретному проекту. В конце дня вы также одним кликом можете получить статистику и диаграмму с распределением вашего времени. Отчет при необходимости можно экспортировать в pdf.

Иногда участники наших тренингов по тайм-менеджменту жалуются, что они просто забывают зафиксировать ту или иную активность и приходится потом вспоминать, а это сложно и не хочется. Если вы работаете в основном на компьютере, то вам поможет продукт Manic Time. Он сам отслеживает вашу деятельность на ПК. Вам остается только проанализировать результаты и сделать выводы. У Manic Time также есть бесплатная версия.

Учет ключевых показателей

Не всегда необходимо хронометрировать день полностью. Если цель — оптимизировать конкретный процесс, достаточно отслеживать затраты минут и часов только на него. Например, мы хотим увеличить время на задачи, которые нас развивают. Скажем, на изучение иностранного языка. Тогда фиксируем время, которое ежедневно уделяем этому процессу, и отслеживаем динамику.

Самое любопытное, что как только мы начинаем измерять значение показателя, оно как бы само меняется в нужную сторону. Именно поэтому стоит хронометрировать не только рабочие дела, но и другие важные виды деятельности. Например, при «сидячей» работе и отсутствии времени на занятия фитнесом полезно отслеживать в динамике, сколько шагов в день вы проходите. Медики утверждают, что для сохранения здоровья нам необходимо в день проходить 5—10 тысяч шагов. Установите Health Mate для iPhone или Lg Health для Android, измеряйте шаги и будьте здоровы.