Fair process как инструмент
управления изменениями

В современных условиях при выборе работы сотрудники ориентируются не только на финансовую составляющую, но и на такие аспекты, как прозрачность организационных процессов, уважение к их мнению, а также возможность оказывать влияние на стратегическое развитие компании. Актуальность стратегии fair process, или «честного процесса» в принятии решений, возрастает на фоне дефицита квалифицированных кадров, который, вероятно, сохранится как минимум до 2030 года. Что представляет из себя эта концепция и как ее внедрить?

Концепция fair process и принципы, на которых она базируется

В 2005 году Ким Чан и Рене Моборн, профессора стратегии INSEAD, авторы ряда работ по бизнесу и менеджменту, определили концепцию fair process как подход к управлению изменениями в организации, основанный на потребности человека в признании и уважении. Реализация этого метода на практике должна обеспечить справедливое и прозрачное взаимодействие при принятии решений в команде. Это, в свою очередь, дает доверие, вовлеченность и лояльность сотрудников.

В качестве примера можно привести компанию Spotify: стриминговый сервис выбрал подход fair process для преодоления традиционных иерархических ограничений, которые сопровождаются медленным принятием решений и низкой вовлеченностью сотрудников. Чтобы изменить ситуацию, руководство вовлекло сотрудников в процесс управления организацией и повысило прозрачность. Всем сотрудникам был предоставлен не только доступ к информации о стратегических целях и результатах, но возможность активно участвовать в выработке решений. Одновременно были созданы автономные команды (сквады), которым доверили самостоятельно принимать решения в рамках четко определенных ожиданий, что повысило ответственность и укрепило доверие в коллективе. В результате скорость разработки возросла, а удовлетворенность сотрудников повысилась, способствуя развитию конкурентоспособности компании.

Мой опыт говорит о том, что этот подход применяют далеко не все российские фирмы. Недавно, беседуя с топ-менеджером одной крупной российской компании, я поинтересовался, как в их организации разрабатывается культурный код. Он ответил, что все решения принимаются исключительно на уровне высшего руководства. Я убежден, что такой подход может вызвать негативную реакцию у сотрудников, и вот почему.

Во-первых, сотрудники заметят расхождение между прописанными ценностями и реальным поведением руководства. Во-вторых, они укажут на то, что не были учтены вещи, которые действительно являются частью корпоративной культуры. В результате происходит отторжение или, что хуже, дискредитация руководства. Людям необходимо чувствовать себя частью процесса, понимать, что происходит, почему важны изменения. Это связано с базовыми потребностями человека: признанием, уважением и причастностью.

Для успешного внедрения изменений необходимо четко обозначить, как теперь должно выглядеть будущее. Если этого не сделать, возникнет политика двойных стандартов, что нарушит еще одну базовую потребность людей — стремление к справедливости.

Таким образом, fair process включает три ключевых элемента:

1. Вовлеченность — предоставление членам команды возможности высказать свое мнение и быть услышанными.

2. Объяснение — донесение причин и мотивов, лежащих в основе принятых решений.

3. Ясность требований — обеспечение полной прозрачности новых правил или условий, которые возникают в результате изменений.

Практика честного процесса может быть применима как при формировании стратегических изменений, так и в управлении операционными процессами в компании.

Актуальность fair process в реалиях российского бизнеса

Концепция fair process по своей сути противоположна директивному стилю управления, который считается классическим во многих странах.

В России исторически сложилась культура, где решения часто принимаются на уровне высшего руководства, что воспринимается как норма даже в прогрессивных отраслях. Однако это не означает, что стратегия «честного процесса» не может быть применена вовсе. Согласно исследованию национальных культур Герта Хофстеде, в России действительно присутствует высокая дистанция власти, проявляющаяся в иерархичности и формализованных отношениях между руководителями и подчиненными. При этом в российской культуре сильнее выражен коллективизм, чем индивидуализм, что, с одной стороны, поддерживает командную работу, но с другой — усиливает зависимость от решений «сверху».

За последние пять лет, особенно с началом пандемии и стремительным развитием технологий, устоявшиеся традиционные границы начали размываться. Так, к примеру, доступность первых лиц компаний через чаты или видеозвонки значительно увеличилась. Гибкие форматы общения и более демократичный стиль управления постепенно меняют культуру отечественного бизнеса.

Fair process вполне применим в российских условиях, но на его внедрение потребуется время. Руководители, выросшие в условиях традиционной иерархии, постепенно адаптируются к новым реалиям, хотя некоторые все еще недооценивают скорость изменений и опираются на старые модели поведения. Тем не менее, тенденция к открытости, гибкости растет, делая эту стратегию актуальной и перспективной для российского бизнеса.

Преимущества внедрения

Принципы «честного процесса» напрямую влияют на ключевые показатели компании. Во-первых, повышается уровень доверия подчиненных к руководству, так как принятие решений происходит понятно и прозрачно с учетом мнений всех заинтересованных сторон. Во-вторых, fair process способствует высокой вовлеченности и мотивации. Сотрудники начинают чувствовать себя частью одной команды, где голос каждого важен. Это, в свою очередь, снижает текучесть кадров и укрепляет бренд работодателя. Кроме того, такой подход помогает достигать конкретных целей в зависимости от того, в каком процессе он применяется.

Рассмотрим наглядно: допустим, мне необходимо подготовить отчет для руководства — например, презентацию, отражающую результаты работы подразделения за год. Это сложная задача, которая может быть выполнена различными способами. Если я принимаю решение самостоятельно, без консультации с командой, это может привести к неудовлетворительному результату. Например, я предоставляю отчет руководству, но получаю обратную связь о том, что ключевые аспекты не раскрыты, информация подана под неправильным углом и требуется существенная доработка.

Почему это произошло? Потому что я не воспользовался знаниями и опытом команды. Если бы я обсудил задачу с коллегами, они могли бы предложить ценные идеи. Это позволило бы минимизировать риски, связанные с несоответствием ожиданиям руководства, и избежать необходимости переделывать работу.

Таким образом, принятие решений в одностороннем порядке, без учета мнения команды, не только снижает операционную эффективность, но и увеличивает нагрузку на всех участников процесса. Вовлечение сотрудников в обсуждение задач позволяет не только улучшить качество результата, но и распределить ответственность, снизив риски и повысив общую продуктивность.

Упрощение доступа к информации и улучшение коммуникации внутри коллектива способствуют более легкому внедрению принципов fair process. Это связано с тем, что «честный процесс» предполагает большую прозрачность и вовлеченность сотрудников в принятии решений. Как и в случае с пандемией COVID-19, которая ускорила внедрение технологических инструментов для удаленного общения, доступность информации и технологий может стать катализатором для распространения в организациях.

Как реализовать на практике

На начальном этапе необходимо провести самооценку, чтобы определить, насколько существующие процессы соответствуют принципам fair process. Для этого их стоит разделить на операционные (ежедневные задачи) и тактические (долгосрочные проекты). Далее необходимо проанализировать, насколько часто руководитель при решении определенных задач учитывает мнение подчиненных, как выглядят ежедневные встречи, придерживается ли он принципов справедливости, прозрачности и вовлеченности и насколько ему это свойственно.

Если выявлены пробелы, следующим шагом станет выделение повторяющихся процессов или задач, где можно внедрить данные принципы. Например, если говорить про операционный контур, можно изменить формат еженедельных оперативных встреч, сделав их более интерактивными и вовлекающими. К примеру, руководитель может озвучить все свои идеи по определенной задаче, а сотрудники начнут дискутировать и предлагать варианты по реализации.

Для тактического контура стоит выбирать проекты, требующие всестороннего обсуждения. Таким образом каждый сотрудник сможет высказать свое мнение, поделиться видением рисков, внести предложения. Это не только повысит вовлеченность, но и позволит руководителю объяснить свои решения.

Типичные ошибки, препятствующие успешному внедрению fair process

Одна из распространенных ошибок — отсутствие систематичности. Руководитель, вдохновившись идеей, может начать внедрять ее, но уже через короткий срок прекратить, не доведя процесс до логического завершения. Подобный подход формирует у сотрудников скептическое отношение, инициатива воспринимается как временный тренд, не подкрепленный долгосрочными обязательствами.

Вторая ошибка заключается в отсутствии искренности. Если руководитель не осознает и не разделяет принципов fair process, а внедряет их исключительно в силу популярности, сотрудники неизбежно распознают это, и процесс встанет.

Третья ошибка — пренебрежение принципами fair process при их внедрении. Если руководитель резко меняет стиль управления без объяснений, это может вызвать недоверие со стороны подчиненных. Сотрудники могут интерпретировать такие изменения как каприз или скрытую проверку, что приводит к сопротивлению. Чтобы избежать этого, необходимо заранее провести открытый диалог с коллективом, объяснить причины внедрения «честного процесса», обсудить потенциальные риски и преимущества, а также четко обозначить новые правила взаимодействия.

Таким образом, для успешной реализации fair process руководителю необходимо:

— Быть готовым к предстоящим изменениям. Это предполагает не только понимание теоретических основ, но и готовность изменить привычный рабочий процесс, собственный стиль управления и подходы к коммуникации с командой.

— Выделить достаточное количество времени, необходимое для полноценной реализации. Fair process — долгосрочная инициатива, требующая ресурсов для реализации.

— Действовать с искренностью, последовательностью и прозрачностью на всех этапах. Регулярно проводите совместные встречи с подчиненными, объясняйте причины принятых решений, будьте готовы к обратной связи.

— Обеспечить завершение начатых инициатив и достижение поставленных целей. Процесс не должен превращаться в череду незавершенных мероприятий.