Как руководить совершенно
неорганизованными людьми

Руководство неорганизованным сотрудником может свести с ума любого. Как помочь несобранному человеку наладить более систематическую работу? Как сделать так, чтобы он помнил о встречах, записях в календарях и письмах в электронной почте? Возможно ли в принципе помочь сотруднику справиться с природной склонностью к беспорядку?

Что говорят эксперты

Даже если у вас самого не всегда чистый стол и упорядоченный список дел, необходимость руководить неорганизованным человеком может расстраивать и вызывать стресс. «Вы можете испытывать тревогу, потому что не знаете, допустил ли этот человек ошибку и успевает ли он с работой в срок», — говорит Элизабет Грейс Сондерс, автор книги «How to Invest Your Time Like Money». Возможно, вам сложно представить, что другие люди работают не так, как вы. «Одна из основных причин, по которой вы расстраиваетесь, состоит в том, что они действуют по-другому», — добавляет она. Решение проблемы может оказаться непростым, но часто это необходимо. Ваша цель заключается в том, чтобы сформулировать, что нужно команде и что нужно вам, как руководителю, для максимальной продуктивности и эффективности, говорит Линда Хилл, профессор Гарвардской школы бизнеса и соавтор книги «Трудно быть боссом». Вот несколько стратегий, которые помогут.

Проанализируйте масштаб проблемы

Во-первых, четко определите «причину и следствие» неорганизованности вашего подчиненного, советует Хилл. Начните с того, в чем эта неорганизованность выражается. «Кипы бумаг повсюду? Сорванные сроки? Постоянные опоздания на встречи?» Затем подумайте о том, как поведение этого сотрудника мешает работе команды. Спросите себя: «Приводит ли подход к работе этого человека к отрицательным последствиям или он просто отличается по стилю?» Если ваш подчиненный неорганизованный, но в целом надежный человек, возможно, не стоит вмешиваться, считает эксперт. Сондерс соглашается: «Подумайте, какие вопросы стоит поднять, а какие — не стоит». Например, какой бы беспорядок ни царил на столе у сотрудника (и как бы он вас ни раздражал), в большинстве случаев это не так важно для работы.

Проявите эмпатию

Подумайте о «причине, лежащей в основе этого поведения», говорит Хилл. Всегда ли ваш сотрудник был таким неорганизованным? Или это новое для него поведение? Проявите чуткость и понимание. «Вы можете не знать, с каким трудом дается этому человеку продуктивная работа», — отмечает эксперт. Возможно, ваш подчиненный страдает СДВГ (синдром дефицита внимания и гиперактивности) или столкнулся с другими проблемами, еще больше мешающими ему быть организованным. Сочувствие поможет вам отнестись к сотруднику без осуждения и обвинений, добавляет Сондерс. Признайте, по крайней мере, что аккуратность свойственна не всем. Возможно, то, что легко для вас, очень сложно для других. И (немного скромности не повредит) не забывайте, что вы тоже не идеальны.

Поговорите с сотрудником

Если поведение сотрудника наносит ущерб продуктивности всей команды, нужно поговорить с ним, считает Сондерс. Помогите своему подчиненному понять последствия его неорганизованности. Возможно, из-за сорванных им сроков компания превысит бюджет по проекту, либо он создаст кризисную ситуацию для других членов команды в будущем и компания будет плохо выглядеть в глазах клиентов. Обсудите с ним, как исправить ситуацию. Скажите, например, что предпочитаете, чтобы работа делалась заранее, если ваш подчиненный откладывает ее до последнего момента. Сондерс рекомендует сказать: «Если дедлайн в пятницу, и ты сдаешь мне свою часть проекта в 11 утра, я волнуюсь, потому что не успеваю дать обратную связь. Поэтому с сегодняшнего дня ты должен будешь присылать мне свою часть к утру четверга, чтобы можно было просмотреть ее и внести изменения, если они понадобится». Помните, что вы руководитель и можете «требовать исполнения некоторых вещей».

Поделитесь лучшими практиками работы

Вы можете помочь подчиненному личным примером. Расскажите, как вы систематизируете свою работу, и объясните, как следить за всем необходимым, предлагает Сондерс. Покажите ему, например, свой список задач по проекту. «Возможно, вы делаете что-то простое, но другой человек мог просто не думать об этом», — говорит эксперт. Имейте в виду, что люди, у которых на столе беспорядок, чаще обладают хорошей зрительной памятью и поэтому для них эффективнее будет планировщик на бумаге или доске, а не в таблице Excel, отмечает Сондерс. Можно сделать обмен лучшими практиками командной задачей, но не перестарайтесь. «Делиться опытом — хорошо, но люди не должны быть обязанными пользоваться этими советами. Все устроены по-разному, поэтому необходимо проявлять гибкость», — отмечает эксперт.

Обсудите карьерные перспективы

Сондерс рекомендует не делать выговор неорганизованному сотруднику, а заинтересовать его. Если вы поможете понять ему, что изменение его поведения пойдет на пользу его карьере, он захочет внести их. «Обычно неорганизованные люди компенсируют отставание, задерживаясь на работе, — говорит эксперт. — Скажите такому человеку, что не хотите, чтобы, делая это, он вредил своему здоровью». Также можно объяснить, как неорганизованность влияет на то, как его воспринимают другие люди, советует Хилл. «Попросите человека подумать о том, как его воспринимают другие», — добавляет она. Даже если сотруднику удается сделать работу, действуя бессистемно, его коллеги могут не оценить царящий в его работе хаос. Хилл предлагает использовать заваленный бумагами стол в качестве метафоры. Скажите что-нибудь вроде: «Когда люди — коллеги и клиенты — смотрят на беспорядок на твоем столе, они могут подумать, что ты не справляешься. Это не в твоих интересах».

Разбивайте задания на части

Одна из типичных характеристик неорганизованных работников — неспособность правильно распределять время между конкретными задачами. «Они не знают, как расставить приоритеты, потому что даже не знают, с чего начать», — говорит Хилл. Если это случай вашего сотрудника, научите его разбивать задания на более мелкие части, предлагает Сондерс. В начале проекта можно сесть вместе с подчиненным и изобразить на доске этапы управления проектом, цели и результаты.

Будьте терпеливы

И, наконец, поймите: быстро эту проблему не решить. «Я видела множество людей, которым удалось стать более организованными, но это нелегко и отнимает много времени», — говорит Сондерс. Не срывайтесь на неорганизованном сотруднике, особенно, если он старается справиться со своей неорганизованностью. Лучше признайте его усилия и хвалите за достижения. «Когда ему удастся прийти вовремя или сдать работу в срок, оцените это», — говорит эксперт.

Помните о следующих принципах

Нужно:

• Определить, влияет ли неорганизованность сотрудника на производительность команды в целом.

• Объяснить, что стать более организованным — в профессиональных интересах неорганизованного сотрудника.

• Проявить эмпатию. Вы можете не знать, с каким трудом дается этому человеку продуктивная работа.

Нельзя:

• Нянчиться с сотрудником. Помогите сотруднику понять влияние и последствия его неорганизованности на команду.

• Не рассказывать о собственных стратегиях организованности. Поделитесь с сотрудниками тем, как вы контролируете свои дела.

• Быть нетерпеливым. Прогресс требует времени, поэтому признавайте усилия сотрудника и хвалите его за достижения.

Пример первый: помогите сотруднику понять влияние его неорганизованности и дайте профессиональный совет

Партнер компании EY Global Эми Брачио специализируется на управлении рисками. За свою карьеру она руководила несколькими неорганизованными сотрудниками, но один из них (назовем его Зак) особенно выделялся. «Неорганизованность Зака проявлялась в отсутствии дисциплины и работе со списком дел в календаре, — говорит Эми. — В результате он расстраивал других членов команды и клиентов: в последний момент отменял встречу, неожиданно не приходил на нее или срывал дедлайны».

Зак был умным и способным, но его проблемы со временем ужасно расстраивали Эми и коллег. «Я верила в его талант, интеллект и творческий подход к решению проблем, однако он был больше известен своей ненадежностью и отсутствием систематичности в работе», — рассказывает она.

Проанализировав проблему, Эми поняла, что должна прямо поговорить с Заком. Она сделала так, чтобы Зак понял, как его поведение влияет на компанию. Эми сказала ему, что его «ненадежность мешает отношениям с клиентами и продуктивности команды». Она также дала ему понять, что неорганизованность вредит его репутации.

Затем Эми перешла к решению проблемы. Они обсудили, что можно сделать. «Мы сосредоточились на лучших практиках, применяемых в организации, в том числе обсудили, как привлекать к работе помощника руководителя и как заручиться поддержкой членов команды во время встреч, — поясняет она. — Думаю, он оценил искреннюю обратную связь».

Разговор прошел хорошо, и Зак начал применять некоторые из методов, о которых они говорили с Эми.

Однако вскоре после разговора Эми и Зак пришли к выводу, что текущая должность ему не подходит. Его сильные стороны могли бы найти лучшее применение в другой части организации, объясняет она.

«В новой должности Зак изменил методы работы, заручившись поддержкой других, и смог создать хорошую репутацию в глазах коллег и клиентов», — говорит Эми.

Пример второй: проявляйте эмпатию и будьте готовы к коучингу

Рози Перес, ведущий финансовый специалист отдела планирования и аналитики международного розничного бизнеса в American Express, вспоминает, как в начале своей карьеры руководила неорганизованным сотрудником.

Рози взяла на работу этого человека (назовем его Аарон) со стороны. «Через несколько недель я заметила, что он начал срывать сроки, терять информацию и в целом выглядел выбитым из колеи», — рассказывает она.

Сначала Рози подумала, что это сложности освоения новой работы и привыкания к новой компании. «Но через несколько месяцев, когда его неорганизованность начала влиять на способность команды эффективно завершать проекты, я поняла, что ему нужно помочь», — вспоминает она.

Рози подчеркивает, что ситуация начала тревожить ее. «Я не знала, когда получу результаты работы, о которых мы договорились, и получу ли их вообще. Кроме того, я испытывала чувство вины за то, как это сказывалось на остальных членах команды», — говорит она.

Начав разговор с Аароном, Рози проявила сочувствие и ясно дала понять, что находится на его стороне. «Я сказала, что не все от природы организованные, в том числе и я, — говорит она. — Я рассказала, что мне потребовалось время, чтобы систематизировать работу самым удобным для себя способом, но когда мне это удалось, я получила огромное преимущество».

Она также рассказала о необходимости командной работы, чтобы помочь ему понять, как важно быть организованным. «Я сказала, что мне нравится, с каким энтузиазмом он берется за новые проекты и дополнительную работу, но ему пойдет на пользу, если он сделает график работы над проектом более структурированным и оставит время, необходимое, чтобы просмотреть и проанализировать каждый этап после его завершения».

Вместе Рози и Аарон обсудили, как составлять более детальные графики и планы работы, как добавить резервное время для анализа результатов и планирования, и договорились о регулярных встречах с Рози, чтобы она могла помочь ему справиться с возникшими препятствиями, пока не стало слишком поздно.

Это был нелегко, и на пути не обошлось без неудач, но в конце концов Аарон стал более организованным. «Я горжусь тем, что он повысил уровень своей организованности и качества работы и процессов в целом», — говорит Рози.

«Чтобы изменить укоренившееся поведение, требуется время, но это выполнимая задача, — добавляет Рози. — Главное для руководителя — помочь сотрудникам конструктивной и целенаправленной обратной связью».

Об авторе. Ребекка Найт (Rebecca Knight) — журналист и лектор в Уэслианском университете. Автор статей в The New York Times, USA Today и Financial Times.